Staff

Profesores

¿Quiénes son tus Profesores?

Los Profesores son los miembros del staff que dan Grupos en tu Academia de Música. Cada Profesor puede estar asignado a uno o más Grupos y tiene un tipo de contrato que define su modalidad laboral (tiempo completo, medio tiempo, freelance) y una escala salarial que determina su compensación. También puedes gestionar su disponibilidad y asignar Profesores sustitutos cuando sea necesario.

Todo el que da Clase. Una ficha de Profesor lleva su disponibilidad, los Cursos que puede dar, su grupo salarial y sus documentos. La disponibilidad es de donde leen la detección de conflictos y las sugerencias de sustitución, así que mantenerla al día se paga sola. También es lo que lee la reserva online: el Portal solo ofrece horas de citas dentro del horario semanal de un Profesor, descontando las ausencias que añades en la misma pestaña Disponibilidad. Habilitar Acceso al Portal, en Acceso al Portal, invita a un Profesor a su propio Portal, donde entra con un código que recibe por correo en lugar de una contraseña.

Crear un registro nuevo

Solo el nombre y el apellido son obligatorios, así que puedes guardar al profesor enseguida y completar el resto más tarde. Si ya conoces el tipo de contrato, elígelo aquí o créalo al momento con Crear nuevo. Las notas son internas y el profesor nunca las ve. El número de identificación y los datos bancarios son sensibles: complétalos solo si la academia gestiona la nómina desde aquí.

Dentro de un registro

Las tres tarjetas superiores definen cómo trata al profesor la programación: Activo para clases regulares y sustituciones, Solo sustituciones, o Inactivo para ocultarlo sin perder su historial. En Acceso al Portal, Habilitar Acceso al Portal le envía por correo una invitación para entrar con un código, sin contraseña; Reenviar invitación aparece mientras figura como Invitado, y Ver Portal como deja a un Admin ver su Portal. No olvides pulsar Guardar cambios después de editar.

El registro se organiza en pestañas: Cursos y Pagos, Disponibilidad 6, Bio y Currículum, Documentos Legales. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Cursos y Pagos

Añade cada curso que este profesor puede impartir junto con el nivel salarial que le corresponde. Esto solo indica que está capacitado, no lo asigna a ninguna clase. La lista inferior es para sustituciones, y el nivel salarial que elijas ahí es lo que cobrará al cubrir, así que confirma que coincide con lo acordado.

Disponibilidad 6

Añade una fila por cada día y franja horaria en la que el profesor puede trabajar. Marca Sustitución en los horarios en que solo puede cubrir a otros, y usa la nota para límites como "solo mañanas". Este horario semanal es además lo único que el Portal ofrece para las citas de este profesor, así que mantenlo al día. Debajo, Ausencias guarda los días u horas en que no está, como días completos o una franja de un día, y el Portal nunca ofrece una hora dentro de ellas.

Bio y Currículum

El currículum que subas es interno y solo lo ve el staff. La biografía está marcada como Portal, así que escríbela pensando en familias y alumnos, porque puede mostrarse a ellos. Pulsa Guardar cambios antes de cambiar de pestaña.

Documentos Legales

Aquí ves cada documento legal enviado a este profesor, su versión y si sigue pendiente de firma. Un documento marcado como Enviado aún no está firmado, así que haz seguimiento antes de que empiece a trabajar con alumnos.

Empleados

¿Quiénes son tu staff?

El staff son las personas no docentes que mantienen tu Academia de Música funcionando - gerentes, recepcionistas, limpieza, seguridad, etc. Cada miembro del staff puede tener un cargo (freeform), una sede principal, foto, datos de contacto y acceso al sistema (login + rol) o sin acceso (ej. limpieza que solo marca entrada/salida). Las pestañas de cada miembro cubren su horario semanal, vacaciones/ausencias y reloj de personal.

Personal que no da Clase: recepción, administración, dirección. Las mismas fichas y la misma nómina, sin los campos específicos de docencia.

Crear un registro nuevo

Completa nombre, apellido, email y al menos una sede. La primera sede que marques queda como su sede principal de trabajo, así que empieza por la sede donde pasa más tiempo. Deja activado Conceder acceso al sistema solo si la persona necesita entrar a la plataforma, y asígnale el rol más bajo que le permita hacer su trabajo. Para el personal de limpieza o seguridad que solo ficha entrada y salida, desactívalo y no se crea ningún usuario.

Dentro de un registro

Con las tarjetas de estado de arriba controlas el acceso: Invitado significa que el email ya salió pero la persona aún no lo aceptó, e Inactivo bloquea su ingreso sin borrar su historial. Cuando alguien deja la academia, carga la fecha de baja y márcalo como Inactivo en lugar de eliminarlo, así conservas sus fichajes y ausencias. En las pestañas Horario, Ausencias y Fichajes gestionas su semana, sus días libres y sus marcas. No olvides pulsar Guardar cambios después de editar el perfil.

El registro se organiza en pestañas: Horario, Ausencias, Reloj de personal. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Horario

Con Agregar bloque armas la semana habitual de este miembro del staff, un turno por bloque con su día, hora de entrada, hora de salida y sede. Si trabaja mañana y tarde el mismo día, crea dos bloques en lugar de uno largo. Usa las notas para indicar la función del turno, como recepción o suplencia, y así los directores ven de un vistazo quién cubre qué.

Ausencias

Aquí registras vacaciones, bajas por enfermedad y otros permisos con Agregar ausencia, en cuanto te enteres de ellos. Cargarlas con antelación te da margen para organizar una suplencia antes de que llegue el día. Si la lista está vacía, solo significa que no se ha registrado nada todavía, no que la persona no haya faltado.

Reloj de personal

Pulsa Marcar entrada al comenzar el turno y Marcar salida al terminarlo; la salida solo se activa cuando hay una entrada abierta. Funciona también para el staff sin acceso al sistema, como personal de limpieza o seguridad, así que puedes llevar sus horas sin darles usuario. Compara estas marcas con la pestaña Horario para detectar retrasos o salidas sin marcar antes de pagar la nómina.

Pago de Salarios

Liquidaciones

Dos modos. Liquidación de staff: totales por persona y por día derivados de las marcas (horas agendadas vs. trabajadas, ausencias, turnos abiertos), exportable a CSV para el sistema de pago que uses (no incluye impuestos ni recibos). Liquidación de Profesores: pago mensual por clase calculado a partir de Clases confirmadas × la escala salarial asignada a cada par (Profesor, Curso). Los suplentes cobran con su propia escala. La verificación previa bloquea la liquidación hasta que cada Clase del período tenga asistencia confirmada.

Se calcula a partir de actividad confirmada y no de un parte que alguien rellena. Sesiones que se dieron de verdad, a la tarifa del grupo salarial de ese Profesor, incluidas las sustituciones abonadas a quien cubrió. Confirma primero las actividades, ejecuta la nómina y revisa antes de pagar. Cuando cierras un período, cada Profesor encuentra su recibo en Recibos de pago, en el Portal de los profesores, con un PDF para descargar; si reabres el período, el recibo desaparece hasta que lo vuelvas a cerrar.

Horarios

Vista en vivo

Vista en tiempo real de quién está marcado ahora vs. quién estaba agendado hoy, agrupado por sede. Activa 'Mostrar instructores' para ver instructores enseñando o disponibles hoy. Las ausencias futuras sin suplente aparecen en un aviso - son las que necesitan suplente, ya.

Quién trabaja y cuándo, entre personal docente y no docente. Útil para detectar el hueco en el que no hay nadie en recepción, que el calendario de Grupos no te va a enseñar.

Escalas de Profesor

¿Qué es una escala salarial de Profesor?

Una escala salarial define cuánto gana tu Profesor por su trabajo. Cada escala tiene un nombre (ej., 'Senior', 'Junior') y una tarifa con un tipo: por Clase, por hora, o un salario mensual fijo. Cuando asignas una escala salarial a tu Profesor, el sistema la usa para calcular su compensación esperada según los Grupos que enseña. Puedes crear múltiples escalas para reflejar diferentes niveles de experiencia, especialidades o tipos de contrato.

Las tarifas que alimentan la nómina. Define un grupo una vez y asigna Profesores a él, para que un cambio de tarifa sea una edición y no veinte. Los modos de pago varían, así que comprueba que el grupo coincide con cómo pagas de verdad: por sesión, por hora, por Alumno o con salario.

Crear un registro nuevo

Ponle a la categoría un nombre que el staff reconozca rápido, como Senior o Piano inicial, y elige la modalidad de pago que corresponde a cómo cobra de verdad ese profesor. La etiqueta del importe cambia según la modalidad, así que revisa si dice por clase, por hora o por mes antes de escribir la cifra. Con Aplica a puedes limitar la tarifa a ciertos cursos, por ejemplo una tarifa más alta para clases particulares. La descripción la ve el profesor en su portal y las notas son solo internas, así que lo confidencial va en Notas.

Dentro de un registro

Abre aquí una categoría para subir la tarifa, cambiar la modalidad de pago o acotar los cursos que cubre, y pulsa Guardar cambios. Lo que modifiques afecta el pago previsto de todos los profesores con esta categoría, así que si solo uno debe cobrar la nueva tarifa, crea una categoría aparte para esa persona. Si dejas de usar una categoría, desactiva Activo en lugar de borrarla, y usa Número (orden) para decidir dónde aparece en las listas. Ojo con un importe en 0: los profesores asignados no tendrán pago previsto.

Documentos de Profesores

Documentos de Profesores

Contratos de freelance y cualquier otro papel que firmen los Profesores. Mismo motor de plantillas que los documentos de Alumnos - las plantillas se comparten cuando el rol coincide.

Contratos, titulaciones, certificados de antecedentes y seguros del personal docente, con sus fechas de caducidad. La caducidad es la parte útil, porque un certificado caducado es un problema que quieres encontrar tú antes que una inspección.

Documentos de Staff

Documentos del staff

Contratos laborales, acuerdos de confidencialidad y cualquier otro papel firmado por staff que no sea Profesor. Mismo motor que los documentos de Profesores - elige las plantillas que apliquen por rol.

Lo mismo para el personal no docente.

Actividad en el Sistema

¿Qué es el Registro de Actividad?

El Registro de Actividad registra cada acción realizada en tu Academia de Música - crear, editar, archivar o eliminar cualquier registro. Es tu historial de auditoría: ve quién cambió qué, cuándo, y cuáles eran los valores antes y después. Usa los filtros para buscar por tipo de entidad, usuario o tipo de evento. Expande cualquier entrada para ver los campos exactos que cambiaron.

Quién hizo qué, y cuándo. Cada cambio relevante queda registrado contra el usuario que lo hizo. Aquí es donde miras cuando un precio está mal, una ficha ha desaparecido, o necesitas enseñarle a un auditor que el acceso está controlado.