Primeros pasos

Cómo está montado alinaflow

Cinco ideas sostienen casi todo el producto, y merecen diez minutos antes de tocar nada, porque todas las pantallas las dan por supuestas.

Un alumno es quien asiste. Una familia es a quien se le factura. Son fichas separadas a propósito: es lo que permite cobrar una sola vez a un hogar con tres hijos en seis grupos distintos, y escribir a un padre sin abrir a cada hijo por separado. Una familia con un único alumno adulto dentro es completamente normal; la ficha de familia sigue existiendo, solo que tiene un miembro.

Un curso es lo que enseñas. Un grupo es una instancia programada de ese curso, con su salón, su profesor y su horario. Defines el curso una vez, con sus niveles, y cada grupo que salga de él hereda esa estructura. Una clase individual es la misma idea con un solo alumno.

Una inscripción une a un alumno con un grupo. Es la ficha que mueve todo lo que viene después: la asistencia espera a los alumnos inscritos, las tarifas se cobran por inscripción, y un alumno que se va a mitad de trimestre deja una inscripción cerrada, no borrada, para que las facturas del trimestre anterior sigan teniendo sentido.

Una factura pertenece a la familia, no al alumno. Los pagos se imputan contra facturas, y lo que queda es el saldo que persigues. Todo lo de Facturación se construye sobre esa única relación.

El orden en el que conviene montarlo, si arrancas con un espacio vacío: sedes y salones, luego cursos y sus niveles, luego profesores, luego grupos, luego tarifas, y solo entonces alumnos y familias. Cada paso depende de los anteriores, e importar alumnos antes de que existan grupos donde meterlos significa hacer las inscripciones dos veces.

No hace falta usarlo todo. Una academia que solo quiera horarios y asistencia puede ignorar por completo el CRM, los shows y las instalaciones; nada se rompe en el resto por dejar esas secciones vacías.

Recepcionista IA

Escribe lo que quieres en lenguaje natural y Alina lo hace. Lee datos en vivo de tu propia academia y puede inscribir a un Alumno, mover una Clase, enviar una factura o actualizar una ficha. Antes de escribir nada te enseña el cambio exacto y espera tu aprobación, así que leer es inmediato y escribir siempre necesita un sí. Cuando algo no se puede saber a partir de tus datos, lo dice en lugar de inventarlo. Las sugerencias bajo el cuadro de chat son una buena forma de ver qué sabe hacer.

Pide lo que quieras en lenguaje natural y Alina lo hace, y después te cuenta qué ha pasado, incluido cuando algo no ha salido.

Una conversación en marcha

Dashboard

¿Cómo funciona el editor de Dashboard?

Este es tu constructor de dashboards. El centro muestra tu dashboard en vivo exactamente como lo verán los usuarios, agrupado por pestañas de categoría. Cada widget tiene un icono de engranaje para configurar su ancho o eliminarlo. El panel derecho muestra los widgets disponibles del catálogo para la pestaña activa - pulsa + para añadir. El panel izquierdo tiene la configuración: descripción, asignación por defecto, enlace público y visibilidad por rol.

Cada pestaña de arriba responde a una pregunta distinta: General para las cifras de cabecera, Finanzas para el dinero que entra y el que se debe, Marketing y Ventas para de dónde vienen las consultas y cuántas convierten, Grupos y Alumnos para aforo y asistencia, Retención para quién está en riesgo, Profesores para carga y coste. Empieza en General y pasa luego a la pestaña que corresponda a lo que te preocupe esta semana.

Tareas y Recordatorios

¿Qué son las Tareas y Recordatorios?

Tu lista de Tareas y Recordatorios - todo lo que el staff tiene que atender: aprobación de reservas de sala, préstamos vencidos, sugerencias de cambio de nivel, solicitudes de instructor suplente, revisiones de asistencia, solicitudes de clases individuales desde el Portal, facturas vencidas, escalamientos de cobro, trabajos con errores - además de notas libres que dejas a tus compañeros. El número rojo en el ícono de Tareas cuenta los elementos abiertos asignados a ti (o sin asignar). Los recordatorios del sistema desaparecen solos cuando su origen se resuelve (el préstamo vuelve, la reserva se aprueba). Posponer oculta un recordatorio hasta más tarde; Descartar oculta un recordatorio del sistema hasta que lo Reabras.

Esto es lo más parecido a una lista de tareas compartida que tiene alinaflow, y casi todo se rellena solo. Un alquiler que se pasa de fecha, una familia que pide una Clase individual desde el portal, una hoja de asistencia sin revisar, un Profesor que avisa de que está enfermo: cada una de esas cosas crea una tarea sin que nadie escriba nada. El número del icono de la cabecera es lo que tienes abierto y asignado. Trabaja de arriba abajo y la lista se vacía sola: una tarea del sistema desaparece cuando se resuelve lo que la causó, así que devolver el instrumento borra la fila. No la marcas como hecha, arreglas lo de debajo. Crea las tuyas con Nueva tarea cuando quieras dejar un recado a quien esté mañana en recepción.

Crear un registro nuevo

Dentro de un registro