Centro de Ayuda

Primeros Pasos

Crear tu cuenta

Visita alinaflow.com y haz clic en Comenzar Gratis. Ingresa el nombre de tu academia, elige una URL para tu espacio de trabajo (por ejemplo, miacademia.alinaflow.com) y establece tu contraseña. Todo el proceso toma menos de un minuto y no se requiere tarjeta de crédito.

• Regístrate con correo electrónico o Google OAuth
• Elige un subdominio único para tu espacio de trabajo
• Verifica tu correo electrónico para activar tu espacio
• Puedes cambiar el nombre de tu espacio más tarde en Configuración

Asistente de configuración

Después de registrarte, el asistente de configuración te guía en cuatro pasos: datos de la academia, creación de clases, perfiles de profesores y configuración de aulas. Completa los cuatro para desbloquear tu panel, o salta pasos y termínalos después desde Configuración.

• Agrega la dirección, zona horaria y logotipo de tu academia
• Crea tu primera clase con horario y capacidad
• Invita profesores y asígnalos a clases
• Define aulas o ubicaciones donde se imparten las clases

Plan gratuito y límites

alinaflow es gratuito para academias con hasta 25 alumnos activos. El plan gratuito incluye el CRM de Alumnos, horarios, seguimiento de asistencia y comunicación básica. Sin límite de tiempo, sin tarjeta de crédito.

• Hasta 25 alumnos activos
• Profesores y cuentas de personal ilimitados
• Módulos principales: Alumnos, Horarios, Asistencia
• Actualiza en cualquier momento para desbloquear Pagos, Agentes de IA y más

Invitar a tu equipo

Ve a Configuración > Equipo y haz clic en Invitar Miembro. Ingresa la dirección de correo electrónico y selecciona un rol: Administrador, Editor o Visualizador. Los miembros del equipo reciben una invitación por correo con un enlace para unirse a tu espacio de trabajo.

• Administrador - acceso completo incluyendo facturación y configuración
• Editor - puede gestionar alumnos, clases y asistencia
• Visualizador - acceso de solo lectura a paneles y reportes
• Puedes cambiar los roles o revocar el acceso en cualquier momento

Alumnos

Perfiles de alumnos

Cada alumno tiene un perfil central que almacena información de contacto, historial de inscripción, registros de asistencia, historial de pagos, documentos y notas internas. Los campos personalizados te permiten rastrear cualquier dato específico de tu academia, como tipo de instrumento o nivel de habilidad.

• Agrega foto, fecha de nacimiento y contacto de emergencia
• Consulta una línea de tiempo con toda la actividad del alumno
• Adjunta documentos como fórmularios médicos o autorizaciones
• Agrega campos personalizados desde Configuración > Campos Personalizados

Cuentas familiares

Vincula alumnos que pertenecen a la misma familia para que los padres vean a todos sus hijos en un solo lugar. Las cuentas familiares comparten un solo contacto de facturación, lo que simplifica la emisión de facturas para hogares con varios hijos.

• Vincula hermanos desde la página de perfil de cualquier alumno
• Una sola factura cubre a todos los alumnos de la familia
• Los padres reciben un solo inicio de sesión para el portal de padres

Importar alumnos

¿Migrando desde otro sistema? Ve a Alumnos > Importar y sube un archivo Excel o CSV. alinaflow mapea las columnas automáticamente y te permite revisarlas antes de confirmar. La detección de duplicados previene registros duplicados basándose en nombre y correo electrónico.

• Descarga la plantilla Excel/CSV con el formato correcto de columnas
• Mapea columnas manualmente si la detección automática omite algún campo
• Previsualiza y corrige errores antes de ejecutar la importación

Horarios

Crear clases

Ve a Horarios > Nueva Clase para crear una clase. Establece el nombre, materia, profesor, aula, capacidad y horario. Las clases aparecen en el calendario de inmediato y los alumnos pueden inscribirse de forma inmediata.

• Asigna uno o más profesores a una clase
• Establece la capacidad máxima para controlar los límites de inscripción
• Elige entre clases grupales y clases particulares
• Agrega notas a nivel de clase visibles para el personal

Horarios recurrentes

Configura clases que se repiten diariamente, semanalmente o con un patrón personalizado. Define una fecha de inicio, fecha de fin (o sin fin) y la regla de recurrencia. alinaflow genera todas las sesiones automáticamente y las mantiene sincronizadas si actualizas la serie.

• Recurrencia semanal en días específicos (por ejemplo, lun, mié, vie)
• Edita una sesión individual o toda la serie
• Cancela sesiones individuales sin romper la serie

Detección de conflictos

alinaflow verifica conflictos de horario en tiempo real. Si un profesor o aula ya está reservado en el horario solicitado, verás una advertencia antes de guardar. Esto previene reservas duplicadas y mantiene tu calendario organizado.

• Conflictos de profesor: el mismo profesor en dos lugares a la vez
• Conflictos de aula: la misma aula asignada a clases superpuestas
• Conflictos de alumno: un alumno inscrito en dos clases simultáneas

Pagos

Métodos de pago

alinaflow se integra con Stripe y PayPal para que las familias puedan pagar con tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia bancaria o enlace de pago. Conecta tu proveedor de pagos en Configuración > Pagos y comienza a aceptar pagos en minutos.

• Stripe: tarjetas, ACH, SEPA y métodos locales
• PayPal: saldo de PayPal, tarjetas y opciónes de pago diferido
• Los pagos manuales se pueden registrar para efectivo o cheque
• Reintento automático para cargos recurrentes fallidos

Facturas y recibos

Genera facturas profesionales con la marca de tu academia. Las facturas se crean automáticamente cuando un pago vence o se pueden crear manualmente. Los recibos se envían a las familias por correo electrónico después de cada pago exitoso.

• Personaliza la plantilla de factura con tu logotipo y colores
• Establece condiciones de pago y fechas de vencimiento
• Descarga facturas en PDF o comparte mediante enlace
• Recordatorios automáticos por correo para facturas vencidas

Facturación multidivisa

En planes Growth y superiores, factura a las familias en su moneda local. alinaflow soporta USD, EUR, GBP, BRL, MXN y más. Establece una moneda predeterminada para tu espacio de trabajo y cámbiala por alumno o factura cuando sea necesario.

• Establece la moneda predeterminada de tu espacio en Configuración
• Cambia la moneda en facturas individuales
• Las tasas de cambio son gestionadas por tu proveedor de pagos

Asistencia

Registrar asistencia

Abre cualquier sesión de clase y marca a cada alumno como presente, ausente, tarde o justificado. Los profesores pueden registrar la asistencia desde la interfaz optimizada para móvil durante la clase. Las acciónes masivas permiten marcar a toda la lista de una vez.

• Toca el nombre de un alumno para alternar entre los estados
• Usa Marcar Todos Presente y luego ajusta las excepciones
• Agrega notas a registros de asistencia individuales
• La asistencia se guarda automáticamente a medida que avanzas

Reportes de asistencia

Monitorea las tendencias de asistencia por alumno, clase y período de tiempo. El panel de asistencia muestra tasas, rachas y alumnos en riesgo. Exporta reportes en Excel o CSV para tus registros o para compartir con partes interesadas.

• Filtra por rango de fechas, clase, profesor o alumno
• Consulta el porcentaje de asistencia por alumno a lo largo del tiempo
• Identifica tempranamente a los alumnos con asistencia en declive

Comunicación

Mensajes a padres

Envía mensajes a padres individuales o difunde a toda una clase desde el módulo de Comunicación. Los mensajes se entregan por correo electrónico y se registran en el perfil del alumno para que tu equipo siempre tenga contexto.

• Envía a un padre, una clase o un grupo personalizado
• Adjunta archivos de hasta 10 MB por mensaje
• Consulta el historial completo de mensajes en el perfil del alumno
• Los padres pueden responder directamente por correo electrónico

Plantillas de correo

Crea plantillas reutilizables para mensajes frecuentes como correos de bienvenida, recordatorios de pago y cancelaciones de clases. Las plantillas admiten campos de combinación para que cada mensaje se personalice automáticamente con el nombre del alumno, clase y fechas.

• Usa campos de combinación: {{student_name}}, {{class_name}}, {{date}}
• Guarda plantillas para envío con un solo clic
• Comparte plantillas con todo tu equipo

Preferencias de notificaciónes

Controla qué notificaciónes reciben tú y tu equipo. Cada usuario puede configurar sus propias preferencias para notificaciónes por correo electrónico y dentro de la aplicación. Los padres gestionan sus preferencias desde el portal de padres.

• Activa o desactiva notificaciónes de asistencia, pagos y mensajes
• Establece horas de silencio para pausar notificaciónes no urgentes
• Los padres optan por recibir o no desde la configuración de su portal

Agentes de IA

Agente de Recepción

El agente de IA de Recepción gestiona consultas rutinarias de padres automáticamente. Responde preguntas sobre horarios de clases, políticas e inscripciónes, y puede derivar solicitudes complejas a un humano. Los mensajes se envían con el nombre y la marca de tu academia.

• Responde preguntas de padres por correo electrónico en minutos
• Utiliza el tono de voz y las políticas de tu academia
• Escala a un humano cuando la confianza es baja
• Disponible en planes Growth y superiores

Predicción de abandono

El agente de Predicción de Abandono monitorea patrones de asistencia, comportamiento de pago y señales de participación para identificar alumnos en riesgo de irse. Presenta alertas tempranas para que puedas actuar antes de que un alumno se dé de baja.

• Califica el riesgo de abandono de cada alumno semanalmente
• Te alerta cuando un alumno supera el umbral de riesgo
• Sugiere acciónes de retención basadas en el patrón del alumno

Revisión de acciónes de IA

Cada acción de IA queda registrada con su razónamiento completo en el feed de Actividad de IA. Puedes ver qué hizo el agente, por qué lo hizo y el resultado. Anula cualquier acción o ajusta las reglas del agente desde Configuración > Agentes de IA.

• Consulta una línea de tiempo de cada acción iniciada por IA
• Lee el razónamiento del agente para cada decisión
• Aprueba, rechaza o modifica las reglas de comportamiento futuro

Configuración

Configuración del espacio

Configura los ajustes principales de tu academia en Configuración > Espacio de Trabajo. Establece el nombre de tu academia, zona horaria, idioma predeterminado, formato de fecha y logotipo. Estos ajustes se aplican en todos los módulos y afectan cómo se muestra la información a tu equipo y a los padres.

• Sube tu logotipo para correos y facturas con tu marca
• Establece el idioma predeterminado (inglés, español o portugués)
• Elige tu formato de fecha y zona horaria preferidos
• Configura el subdominio de tu espacio de trabajo

Terminología

Cada academia usa palabras diferentes. Una escuela de música dice "Alumnos" mientras que una academia de deportes dice "Atletas." Ve a Configuración > Academia para personalizar cómo se nombran las entidades en toda tu plataforma. Cada tipo de negocio viene con un preset, y puedes modificar cualquier término.

• 7 entidades configurables: Alumnos, Instructores, Cursos, Grupos, Inscripciones, Niveles y Disciplinas
• Presets por vertical (Música, Danza, Deportes, Idiomas, Arte, Programación, Refuerzo Escolar, Campamentos de Verano)
• Las modificaciones se reflejan en todas partes: barra lateral, formularios, facturación y notificaciones
• Especifica formas en singular - los plurales se generan automáticamente

Campos flexibles y personalizados

Ve a Configuración > Campos para controlar qué campos aparecen para cada entidad. Cada tipo de negocio tiene un set de campos visibles por defecto (ej. Instrumento para escuelas de música, Nivel de Cinturón para artes marciales). Puedes activar o desactivar campos, reordenarlos y agregar campos personalizados.

• Activa o desactiva campos por entidad (Alumno, Instructor, Curso, Grupo)
• Arrastra para reordenar campos en formularios y perfiles
• Agrega campos personalizados de texto o texto largo para lo que sea único de tu academia
• Los campos personalizados aparecen en modales de creación/edición y en páginas de perfil

Suscripción y facturación

Gestiona tu plan directamente desde Configuración > Facturación. Ve tu plan actual, compara opciones, sube o baja de plan y gestiona métodos de pago - todo autoservicio, sin necesidad de contactar a soporte. Los pagos se procesan de forma segura a través de Stripe.

• Compara planes lado a lado con límites de alumnos y funcionalidades
• Sube de plan inmediatamente o programa un downgrade para fin de ciclo
• Cancela tu suscripción con una línea de tiempo clara (acceso hasta fin de ciclo, datos eliminados 14 días después)
• Gestiona métodos de pago y revisa facturas a través del Portal de Cliente de Stripe
• Un banner de advertencia aparece cuando tu academia se acerca al límite de alumnos

Roles y permisos

alinaflow utiliza control de acceso basado en roles con tres roles integrados: Administrador, Editor y Visualizador. Asigna roles al invitar miembros del equipo y cámbialos en cualquier momento. Los permisos determinan a qué módulos y acciónes puede acceder cada rol.

• Administrador: acceso completo, facturación, configuración, gestión de equipo
• Editor: gestiona alumnos, clases, asistencia, pagos
• Visualizador: acceso de solo lectura a paneles y reportes
• Los cambios de rol se aplican de inmediato

Exportar datos

Ve a Configuración > Exportar Datos para descargar tus datos en cualquier momento. Todos los registros - alumnos, pagos, asistencia, clases y comunicaciones - están disponibles en formato Excel y CSV. Tus datos te pertenecen, siempre.

• Exporta todos los datos o selecciona módulos específicos
• Filtra las exportaciones por rango de fechas
• Los archivos CSV están listos para usar en Excel o Google Sheets