Centro de Ayuda

Crear tu cuenta

Visita alinaflow.com y haz clic en Comenzar Gratis. Ingresa el nombre de tu academia, elige una URL para tu espacio de trabajo (por ejemplo, miacademia.alinaflow.com) y establece tu contraseña. Todo el proceso toma menos de un minuto y no se requiere tarjeta de crédito.

• Regístrate con correo electrónico o Google OAuth
• Elige un subdominio único para tu espacio de trabajo
• Verifica tu correo electrónico para activar tu espacio
• Puedes cambiar el nombre de tu espacio más tarde en Configuración

Asistente de configuración

Después del registro, alinaflow muestra una lista de verificación guiada que te acompaña en la configuración de tu academia. Cada paso tiene un enlace directo — haz clic para ir directamente a la página correspondiente. Tu progreso se rastrea automáticamente.

• Crea tu primera sede con dirección, zona horaria y marca
• Agrega cursos con horarios, niveles y precios
• Invita a tu equipo y asigna roles
• Configura los cobros y conecta tu proveedor de pagos
• Puedes completar los pasos en cualquier orden — la lista se actualiza en tiempo real
• Descarta la lista cuando termines, o accede a ella de nuevo desde Configuración
• Los nuevos espacios de trabajo comienzan con un menú simplificado que muestra solo los elementos esenciales. El menú completo se desbloquea automáticamente al completar todos los pasos de configuración, o haz clic en "Desbloquear menú completo" en la parte inferior de la barra lateral

Plan gratuito y límites

alinaflow es gratuito para academias con hasta 25 alumnos activos. El plan gratuito incluye el CRM de Alumnos, horarios, seguimiento de asistencia y comunicación básica. Sin límite de tiempo, sin tarjeta de crédito.

• Hasta 25 alumnos activos
• Profesores y cuentas de personal ilimitados
• Módulos principales: Alumnos, Horarios, Asistencia
• Actualiza en cualquier momento para desbloquear Pagos, Agentes de IA y más

Invitar a tu equipo

Ve a Configuración > Equipo y haz clic en Invitar Miembro. Ingresa la dirección de correo electrónico y selecciona un rol: Administrador, Editor o Visualizador. Los miembros del equipo reciben una invitación por correo con un enlace para unirse a tu espacio de trabajo.

• Administrador - acceso completo incluyendo facturación y configuración
• Editor - puede gestionar alumnos, clases y asistencia
• Visualizador - acceso de solo lectura a paneles y reportes
• Puedes cambiar los roles o revocar el acceso en cualquier momento

Búsqueda global

La barra de búsqueda en el encabezado te permite encontrar cualquier alumno o cuenta familiar al instante desde cualquier página. Empieza a escribir un nombre, correo, teléfono o número de cuenta — los resultados aparecen mientras escribes.

• Haz clic en la barra de búsqueda en el encabezado o usa el atajo de teclado
• Busca en alumnos y cuentas familiares simultáneamente
• Los resultados muestran nombre, información de cuenta y estado — haz clic para ir directamente al perfil
• Funciona desde cualquier página del sistema — no necesitas navegar a la lista de alumnos primero

Perfiles de alumnos

Cada alumno tiene un perfil completo organizado en 5 pestañas, con campos que se adaptan al tipo de academia (las escuelas de música ven campos de instrumento y nivel, las academias de deportes ven campos de posición y equipo, etc.).

• Información Personal — Foto, nombre, fecha de nacimiento, género, información de contacto, ubicación y campos específicos por vertical. Agrega notas y campos personalizados.
• Inscripción — Estado actual (Activo, Prospecto, Prueba, Inactivo), fechas de inscripción y baja, fuente de referencia y motivo de baja con comentarios. Rastrea licencias y bajas programadas.
• CRM de Pre-Inscripción — Estado del pipeline para alumnos potenciales: rastrea dónde están desde la primera consulta hasta la inscripción, con fechas, motivos de pérdida y notas.
• Salud — Contactos de emergencia, proveedor de salud, alergias, restricciones alimentarias y notas de salud.
• Cuenta — Visualiza y navega a la cuenta familiar o de cliente vinculada.
• Busca alumnos desde la búsqueda global en el encabezado, o usa la lista de alumnos con filtros por estado, sede y más

Cuentas familiares

Las cuentas familiares (llamadas "Cuentas de cliente" para programas de adultos) agrupan alumnos relacionados bajo un mismo perfil de facturación. Una familia, una factura, sin importar cuántos hijos estén inscritos.

• Navega a Familias (o Clientes) en la barra lateral para ver todas las cuentas
• Cada cuenta tiene 4 pestañas: Detalles (tabla de contactos con roles), Alumnos (inscripciones vinculadas), Facturación (facturas e historial de pagos) y Notas
• Agrega contactos con roles: Padre, Tutor, Contacto de Emergencia u Otro
• Marca un contacto como Principal — recibe todas las comunicaciones y facturas
• Sube fotos de contactos y configura el acceso al portal para cada contacto individualmente
• La terminología se adapta a tu vertical — "Familia" para academias de niños, "Cliente" para programas de adultos
• Usa la búsqueda global en el encabezado para encontrar cualquier familia por nombre, correo o teléfono

Importar alumnos

¿Migrando desde otro sistema? Ve a Alumnos > Importar y sube un archivo Excel o CSV. alinaflow mapea las columnas automáticamente y te permite revisarlas antes de confirmar. La detección de duplicados previene registros duplicados basándose en nombre y correo electrónico.

• Descarga la plantilla Excel/CSV con el formato correcto de columnas
• Mapea columnas manualmente si la detección automática omite algún campo
• Previsualiza y corrige errores antes de ejecutar la importación

Definición de cursos

Los cursos son la base de tu catálogo académico. Cada curso tiene un nombre, un identificador corto (visible en tablas e insignias), un emoji y un color para identificación visual rápida.

• Navega a Cursos en la barra lateral y haz clic en Crear
• Ingresa un nombre, identificador (ej. "GTR" para Guitarra), y elige un emoji y color
• Elige un formato de horario: Semanal (Siempre Disponible) para cursos continuos, Semanal (Inicio/Fin) para cursos por período, o Fechas Específicas para talleres o programas intensivos
• Configura el modo de inscripción: En cualquier momento (los alumnos pueden unirse en cualquier punto) o Solo antes del inicio (la inscripción cierra cuando comienza el curso)
• Los cursos aparecen con su insignia de identificador y color en todas las tablas, horarios y reportes

Tipos de curso

Los Tipos de Curso te permiten categorizar cursos por formato. Puedes asignar múltiples tipos a un solo curso — por ejemplo, un curso puede ser tanto "Grupal" como "Presencial".

• Ve a Configuración → Tipos de Curso para crear y gestionar tipos
• Tipos comunes: Grupal, Individual, Taller, En Línea, Presencial, Híbrido
• Al crear o editar un curso, selecciona uno o más tipos del campo de selección múltiple
• Usa los Tipos de Curso para filtrar cursos en tablas y reportes

Niveles y habilidades

Define una progresión estructurada dentro de cada curso agregando niveles y habilidades. Esto te permite rastrear dónde está cada alumno en su camino de aprendizaje.

• Abre un curso y ve a la pestaña Niveles
• Crea niveles en orden (ej. Principiante → Intermedio → Avanzado)
• Dentro de cada nivel, define habilidades específicas que los alumnos deben dominar (ej. "Leer notación básica", "Tocar escalas mayores")
• Los niveles y habilidades se usan para el seguimiento del progreso de los alumnos y pueden vincularse a materiales de recursos

Biblioteca de recursos

Sube y organiza materiales académicos — partituras, hojas de trabajo, videos y documentos — y vincúlalos a cursos y niveles específicos. Controla quién puede acceder a cada recurso.

• Navega a Biblioteca de Recursos en la barra lateral
• Haz clic en Crear y sube uno o más archivos (arrastrar y soltar soportado)
• Vincula cada recurso a un curso y opcionalmente a un nivel específico
• Activa Solo interno para restringir el acceso a instructores, o déjalo desactivado para compartir con alumnos también
• Los archivos se almacenan de forma segura en la nube — alumnos e instructores acceden a ellos a través de la plataforma

Cobros y tarifas

Define cuánto cobras por cada curso en cada sede. alinaflow soporta tres tipos de tarifa y tres modos de cobro para adaptarse a cómo tu academia factura a las familias.

• Tipos de tarifa: Cobro recurrente (cargo recurrente por un curso), Tarifa de Inscripción (cargo único por curso), Tarifa de Registro (cargo único por sede, no vinculado a un curso)
• Modos de cobro: Por Clase (cobro por sesión individual), Por Mes (tarifa mensual fija), Por Curso (precio total del curso completo — solo para cursos con fechas de inicio/fin definidas)
• Navega a Cobros y Tarifas en la barra lateral y haz clic en Crear
• Selecciona el tipo de tarifa, curso, sede y modo de cobro, luego ingresa el monto
• Los nombres de las tarifas se generan automáticamente (ej. "Guitarra | Centro | Mensual | Abr 2026")
• Cuando cambias el monto de una tarifa, el precio anterior se guarda automáticamente en la pestaña Historial de Tarifas para que siempre tengas un registro

Tipos de contrato

Los tipos de contrato categorizan cómo están empleados tus instructores. Se usan al asignar escalas salariales y filtrar listas de instructores.

• Ve a Configuración → Tipos de Contrato para ver y gestionar los tipos
• Los tipos predeterminados se crean automáticamente durante la configuración: Empleado a tiempo completo, Empleado a medio tiempo, Contratista y Voluntario
• Agrega tipos personalizados o renombra los existentes según tu organización
• Los tipos de contrato aparecen como filtro en la tabla de instructores y como campo en los perfiles
• Cada tipo de contrato soporta campos personalizados para datos adicionales específicos de tu academia

Escalas salariales

Las escalas salariales definen los niveles de compensación para tus instructores. Cada escala tiene un modo de pago, una tarifa, y puede limitarse a cursos, sedes y tipos de contrato específicos.

• Navega a Personal → Escalas Salariales en la barra lateral
• Presets integrados: Practicante, Junior, Senior, Senior II, Élite — personaliza nombres y tarifas según tu estructura
• Modos de pago: Por Hora, Por Clase, Por Mes o Por Alumno
• Limita una escala salarial a un curso, sede o tipo de contrato específico — o déjalos como "Todos" para una tarifa global
• El sistema previene combinaciones duplicadas de curso + sede + tipo de contrato
• Las escalas se ordenan por sede, tipo de contrato y luego curso para facilitar la lectura

Liquidar a tus docentes

Calcula el pago mensual de tus docentes a partir de la asistencia confirmada de cada clase. Está en Personal → Liquidaciones → Docentes. Dos vistas: Detallada (una fila por clase, para registros internos y disputas) y Resumida (una fila por docente, exportable como CSV listo para subir al banco).

• Verificación previa — la liquidación se bloquea hasta que todas las clases del período tengan la asistencia confirmada. Las clases pendientes aparecen en una lista con enlace para corregirlas.
• Tarifa por curso — para cada clase el motor busca la escala salarial asignada al par (docente, curso, rol) en la pestaña Cursos y Pagos del docente. Los suplentes cobran con su propia escala.
• Mensual por clase — para cursos recurrentes: tarifa por clase = tarifa mensual ÷ (cantidad de veces que el día de la semana ocurre en el mes, sumando horarios multi-día) × clases efectivamente dictadas. Sin tope: extras y recuperaciones pagan por encima del nominal.
• Fijo por clase — para actividades únicas: paga la tarifa completa por cada ocurrencia.
• Filtros — acota por sede, tipo de contrato o docente específico antes de calcular.
• Finalizar bloquea la liquidación para enviarla al banco. Anular con un motivo si necesitas recalcular — el período se libera para una corrida nueva.
• Exports — CSV banco (una fila por docente con totales + cédula y contacto) y CSV detallado (una fila por clase para auditoría).
• Las advertencias del cálculo (asignación faltante, escala faltante, clase sin curso) aparecen en las notas de la liquidación para que sepas qué corregir y volver a correr.

Crear clases

Ve a Horarios > Nueva Clase para crear una clase. Establece el nombre, materia, profesor, aula, capacidad y horario. Las clases aparecen en el calendario de inmediato y los alumnos pueden inscribirse de forma inmediata.

• Asigna uno o más profesores a una clase
• Establece la capacidad máxima para controlar los límites de inscripción
• Elige entre clases grupales y clases particulares
• Agrega notas a nivel de clase visibles para el personal

Horarios recurrentes

Configura clases que se repiten diariamente, semanalmente o con un patrón personalizado. Define una fecha de inicio, fecha de fin (o sin fin) y la regla de recurrencia. alinaflow genera todas las sesiones automáticamente y las mantiene sincronizadas si actualizas la serie.

• Recurrencia semanal en días específicos (por ejemplo, lun, mié, vie)
• Edita una sesión individual o toda la serie
• Cancela sesiones individuales sin romper la serie

Detección de conflictos

alinaflow verifica conflictos de horario en tiempo real. Si un profesor o aula ya está reservado en el horario solicitado, verás una advertencia antes de guardar. Esto previene reservas duplicadas y mantiene tu calendario organizado.

• Conflictos de profesor: el mismo profesor en dos lugares a la vez
• Conflictos de aula: la misma aula asignada a clases superpuestas
• Conflictos de alumno: un alumno inscrito en dos clases simultáneas

Métodos de pago

alinaflow se integra con cinco procesadores de pago para que las familias puedan pagar con tarjeta, transferencia, Débito Directo o enlace de pago. Conecta tu procesador en Configuración > Integraciones y comienza a aceptar pagos en minutos. Solo un procesador activo por workspace a la vez — al conectar uno nuevo, el anterior se desconecta en modo soft.

• Stripe — tarjetas, ACH, SEPA, débito automático con PaymentIntents off-session, guardar-tarjeta + activación retroactiva del débito automático
• PayPal — checkout Orders v2, débito automático Vault v3, reembolsos y sincronización de conciliaciones
• MercadoPago — rails por país para AR, BR, CL, CO, MX, PE, UY con Checkout Pro + débito automático por preapproval
• GoCardless — Débito Directo vía Billing Request Flow con save-mandate + charge-on-file
• QuickBooks Online — envío de facturas y pagos a tu sistema contable
• Los pagos manuales se pueden registrar para efectivo o cheque; reintento inteligente ante NSF en cargos recurrentes fallidos

Conectar un procesador de pagos

Ve a Configuración > Integraciones y elige el procesador que encaja con tu país. Cada flujo de conexión usa OAuth u onboarding por partner-referral, así autorizas a alinaflow en el sitio del procesador y vuelves a un workspace totalmente configurado.

• Stripe, PayPal y GoCardless cubren Norteamérica y Europa
• MercadoPago cubre Latinoamérica con rails por país
• QuickBooks Online es independiente del procesador de pagos — conéctalo junto a cualquiera de los anteriores
• La pestaña Integraciones muestra estado en vivo por conexión, más una vista unificada de Conciliaciones entre todos los procesadores

Facturas y recibos

Genera facturas profesionales con la marca de tu academia. Las facturas se crean automáticamente cuando un pago vence o se pueden crear manualmente. Los recibos se envían a las familias por correo electrónico después de cada pago exitoso.

• Personaliza la plantilla de factura con tu logotipo y colores
• Establece condiciones de pago y fechas de vencimiento
• Descarga facturas en PDF o comparte mediante enlace
• Recordatorios automáticos por correo para facturas vencidas

Facturación multidivisa

En planes Growth y superiores, factura a las familias en su moneda local. alinaflow soporta USD, EUR, GBP, BRL, MXN y más. Establece una moneda predeterminada para tu espacio de trabajo y cámbiala por alumno o factura cuando sea necesario.

• Establece la moneda predeterminada de tu espacio en Configuración
• Cambia la moneda en facturas individuales
• Las tasas de cambio son gestionadas por tu proveedor de pagos

Registrar asistencia

Abre cualquier sesión de clase y marca a cada alumno como presente, ausente, tarde o justificado. Los profesores pueden registrar la asistencia desde la interfaz optimizada para móvil durante la clase. Las acciónes masivas permiten marcar a toda la lista de una vez.

• Toca el nombre de un alumno para alternar entre los estados
• Usa Marcar Todos Presente y luego ajusta las excepciones
• Agrega notas a registros de asistencia individuales
• La asistencia se guarda automáticamente a medida que avanzas

Reportes de asistencia

Monitorea las tendencias de asistencia por alumno, clase y período de tiempo. El panel de asistencia muestra tasas, rachas y alumnos en riesgo. Exporta reportes en Excel o CSV para tus registros o para compartir con partes interesadas.

• Filtra por rango de fechas, clase, profesor o alumno
• Consulta el porcentaje de asistencia por alumno a lo largo del tiempo
• Identifica tempranamente a los alumnos con asistencia en declive

Mensajes a padres

Envía mensajes a padres individuales o difunde a toda una clase desde el módulo de Comunicación. Los mensajes se entregan por correo electrónico y se registran en el perfil del alumno para que tu equipo siempre tenga contexto.

• Envía a un padre, una clase o un grupo personalizado
• Adjunta archivos de hasta 10 MB por mensaje
• Consulta el historial completo de mensajes en el perfil del alumno
• Los padres pueden responder directamente por correo electrónico

Plantillas de correo

Crea plantillas reutilizables para mensajes frecuentes como correos de bienvenida, recordatorios de pago y cancelaciones de clases. Las plantillas admiten campos de combinación para que cada mensaje se personalice automáticamente con el nombre del alumno, clase y fechas.

• Usa campos de combinación: {{student_name}}, {{class_name}}, {{date}}
• Guarda plantillas para envío con un solo clic
• Comparte plantillas con todo tu equipo

Preferencias de notificaciónes

Controla qué notificaciónes reciben tú y tu equipo. Cada usuario puede configurar sus propias preferencias para notificaciónes por correo electrónico y dentro de la aplicación. Los padres gestionan sus preferencias desde el portal de padres.

• Activa o desactiva notificaciónes de asistencia, pagos y mensajes
• Establece horas de silencio para pausar notificaciónes no urgentes
• Los padres optan por recibir o no desde la configuración de su portal

Agente de Recepción

El agente de IA de Recepción gestiona consultas rutinarias de padres automáticamente. Responde preguntas sobre horarios de clases, políticas e inscripciónes, y puede derivar solicitudes complejas a un humano. Los mensajes se envían con el nombre y la marca de tu academia.

• Responde preguntas de padres por correo electrónico en minutos
• Utiliza el tono de voz y las políticas de tu academia
• Escala a un humano cuando la confianza es baja
• Disponible en planes Growth y superiores

Predicción de abandono

El agente de Predicción de Abandono monitorea patrones de asistencia, comportamiento de pago y señales de participación para identificar alumnos en riesgo de irse. Presenta alertas tempranas para que puedas actuar antes de que un alumno se dé de baja.

• Califica el riesgo de abandono de cada alumno semanalmente
• Te alerta cuando un alumno supera el umbral de riesgo
• Sugiere acciónes de retención basadas en el patrón del alumno

Revisión de acciónes de IA

Cada acción de IA queda registrada con su razónamiento completo en el feed de Actividad de IA. Puedes ver qué hizo el agente, por qué lo hizo y el resultado. Anula cualquier acción o ajusta las reglas del agente desde Configuración > Agentes de IA.

• Consulta una línea de tiempo de cada acción iniciada por IA
• Lee el razónamiento del agente para cada decisión
• Aprueba, rechaza o modifica las reglas de comportamiento futuro

Gestión de inventario

Haz seguimiento de cada ítem y cada unidad individual que tu academia posee. Asigna requerimientos a tipos de evento, eventos específicos y horarios de clases semanales para que el sistema sepa qué entregar y cuándo. Un checklist diario por sede le dice al staff exactamente qué enviar, retirar y devolver cada día.

• Ítems y unidades — Crea plantillas de ítems (ej. "Teclado Yamaha") y registra cada unidad serializada por separado. Mueve unidades entre almacenes y aulas con historial completo.
• Requerimientos por evento / clase — Di "este evento necesita 2 teclados" una vez en el tipo de evento y cada evento creado a partir de él hereda el requerimiento.
• Checklist diario por sede — Una lista imprimible por sede por día mostrando qué recibir, preparar y devolver, agrupada por la ubicación actual de cada unidad.
• Consumo y depreciación — Registra consumo durante clases y eventos; lleva valor de activo con esquemas de depreciación incorporados.
• Integración con el calendario — El drawer de clase/evento muestra un sub-panel de inventario con preview de disponibilidad en vivo y avisos de conflicto.

Portal para profesores y familias

Los usuarios no-staff (profesores y contactos familiares) tienen su propia interfaz mobile-first en /portal. Los profesores ven su agenda semanal como página de inicio; las familias ven una tarjeta por cada alumno de su cuenta. El portal está diseñado para envolverse con Median.co en apps nativas iOS y Android con marca propia.

• Home según el rol — Los profesores aterrizan en su agenda; las familias aterrizan en la vista de tarjetas del hogar.
• Subida de fotos autogestionada — Las familias suben fotos de perfil de cualquier alumno de su cuenta; los profesores suben la propia. El acceso se controla a nivel de fila.
• Banner de acciones — Una banda naranja visible en la parte superior de cada página del portal marca acciones pendientes (fotos faltantes hoy) con un enlace "Resolver ahora" de un clic.
• Terminología a medida — Las etiquetas se adaptan al vertical. Una academia deportiva ve "Portal de Jugadores"; una escuela de idiomas ve "Portal de Clientes".
• Diseño adaptable — Menú de tiles en teléfonos, barra lateral persistente en desktop con encabezado con marca del workspace.
• Habilitar el acceso al portal — El staff habilita el login del portal por profesor y por contacto desde sus páginas de detalle respectivas. El usuario recibe una contraseña temporal de un solo uso para compartir.

Configuración del espacio

Configura los ajustes principales de tu academia en Configuración > Espacio de Trabajo. Establece el nombre de tu academia, zona horaria, idioma predeterminado, formato de fecha y logotipo. Estos ajustes se aplican en todos los módulos y afectan cómo se muestra la información a tu equipo y a los padres.

• Sube tu logotipo para correos y facturas con tu marca
• Establece el idioma predeterminado (inglés, español o portugués)
• Elige tu formato de fecha y zona horaria preferidos
• Configura el subdominio de tu espacio de trabajo

Terminología

Cada academia usa palabras diferentes. Una escuela de música dice "Alumnos" mientras que una academia de deportes dice "Atletas." Ve a Configuración > Academia para personalizar cómo se nombran las entidades en toda tu plataforma. Cada tipo de academia viene con un preset, y puedes modificar cualquier término.

• 7 entidades configurables: Alumnos, Instructores, Cursos, Grupos, Inscripciones, Niveles y Disciplinas
• Presets por vertical (Música, Baile, Deportes, Idiomas, Arte, Programación, Refuerzo Escolar, Campamentos de Verano)
• Las modificaciones se reflejan en todas partes: barra lateral, formularios, facturación y notificaciones
• Especifica formas en singular - los plurales se generan automáticamente

Campos flexibles y personalizados

Ve a Configuración > Campos para controlar qué campos aparecen para cada entidad. Cada tipo de academia tiene un set de campos visibles por defecto (ej. Instrumento para escuelas de música, Nivel de Cinturón para artes marciales). Puedes activar o desactivar campos, reordenarlos y agregar campos personalizados.

• Activa o desactiva campos por entidad (Alumno, Instructor, Curso, Grupo)
• Arrastra para reordenar campos en formularios y perfiles
• Agrega campos personalizados de texto o texto largo para lo que sea único de tu academia
• Los campos personalizados aparecen en modales de creación/edición y en páginas de perfil

Sedes y salones

Gestiona los espacios físicos de tu academia desde Configuración > Sedes. Cada sede representa una sucursal o campus, y los salones son los espacios dentro de cada sede donde se imparten las clases.

• Crea sedes con dirección, teléfono, correo electrónico e información fiscal
• Cada sede tiene un color y un identificador de 3 letras para reconocimiento rápido en las tablas
• Agrega salones dentro de cada sede con nombre, capacidad y color
• Se crea un salón por defecto automáticamente cuando agregas una nueva sede
• Sube imágenes de encabezado y pie de correo por sede para comunicaciones personalizadas
• Marca una sede como sede principal — se convierte en la sede por defecto para nuevos registros

Configuración de campos

Controla qué campos aparecen en las tablas y formularios de cada entidad. Ve a Configuración > Admin > Campos para configurar visibilidad, estado de obligatoriedad y orden de columnas por rol (Administrador, Editor, Visor).

• Alterna la visibilidad de campos — oculta campos que no uses para mantener los formularios limpios
• Marca campos como obligatorios — los campos obligatorios muestran un asterisco y bloquean el guardado hasta completarse
• Muestra u oculta columnas de la tabla — elige qué columnas aparecen en las vistas de lista
• Reordena campos — arrastra campos hacia arriba o abajo para adaptar tu flujo de trabajo
• Configura por rol — los Administradores pueden ver campos fiscales mientras los Editores solo ven lo básico
• Muestra el total de registros — alterna el conteo de registros en la parte inferior de las tablas

Días no lectivos

Define feriados y días no lectivos para que el sistema los omita automáticamente al generar sesiones de asistencia. Ve a Configuración > Días No Lectivos para gestionarlos.

• Agrega días de forma global (todas las sedes) o por sede específica
• Marca días como recurrentes anuales — se repiten cada año automáticamente
• Los feriados nacionales se precargan según tu país al completar la configuración inicial
• Filtra por Activos (próximos + recurrentes), Pasados (días únicos que ya pasaron) o Eliminados
• Los días únicos no se pueden crear en el pasado — usa recurrentes para fechas históricas

Suscripción y facturación

Gestiona tu plan directamente desde Configuración > Facturación. Ve tu plan actual, compara opciones, sube o baja de plan y gestiona métodos de pago - todo autoservicio, sin necesidad de contactar a soporte. Los pagos se procesan de forma segura a través de Stripe.

• Compara planes lado a lado con límites de alumnos y funcionalidades
• Sube de plan inmediatamente o programa un downgrade para fin de ciclo
• Cancela tu suscripción con una línea de tiempo clara (acceso hasta fin de ciclo, datos eliminados 14 días después)
• Gestiona métodos de pago y revisa facturas a través del Portal de Cliente de Stripe
• Un banner de advertencia aparece cuando tu academia se acerca al límite de alumnos

Sistema de feedback

¿Tienes una solicitud de funcionalidad, encontraste un error o quieres sugerir una mejora? Usa el botón de feedback (disponible en cada página de la app) o el formulario de contacto en el sitio web. Leemos cada solicitud y respondemos en 48 horas con un SÍ/NO y una fecha estimada de entrega para las solicitudes aceptadas.

• Haz clic en el botón de feedback en la esquina inferior derecha de cualquier página
• Elige una categoría: Solicitud de Funcionalidad, Error o General
• Describe lo que necesitas - cuanto más detalle, mejor
• Respondemos en 48 horas con una decisión y un cronograma

Roles y permisos

alinaflow utiliza control de acceso basado en roles con tres roles integrados: Administrador, Editor y Visualizador. Asigna roles al invitar miembros del equipo y cámbialos en cualquier momento. Los permisos determinan a qué módulos y acciónes puede acceder cada rol.

• Administrador: acceso completo, facturación, configuración, gestión de equipo
• Editor: gestiona alumnos, clases, asistencia, pagos
• Visualizador: acceso de solo lectura a paneles y reportes
• Los cambios de rol se aplican de inmediato
• Filtrado por sede - asigna miembros del equipo a sedes específicas para que solo vean datos relevantes

Importar / Exportar datos — tus datos, cada noche, en tu Google Drive

Ve a Informes y Datos > Importar / Exportar datos para conectar tu destino una sola vez y dejar que alinaflow envíe ahí un respaldo completo todas las noches, para siempre. Hoy soportamos Google Drive (OAuth). SharePoint y SFTP se conectan al mismo pipeline — próximamente. Tus datos son tuyos.

Qué se exporta cada noche

• Respaldos diarios en CSV — once archivos en una carpeta con fecha (2026-05-02/): alumnos, familias, instructores, cursos, grupos, clases, asistencias, inscripciones, facturas, pagos y precios. Cada fila incluye created_at + updated_at para que tu herramienta de BI calcule los cambios después.
• Documentos firmados — copias en PDF de los contratos firmados de alumnos, staff e instructores, organizados por persona.
• Materiales de estudio — archivos vinculados a niveles y skills, organizados por nivel.

Cómo conectar Google Drive

1. Haz clic en Conectar Google Drive en la página Importar / Exportar datos.
2. Otorga el permiso drive.file (alinaflow solo ve los archivos que crea — no tus documentos personales) más drive.readonly (para que el selector pueda mostrar tus carpetas existentes).
3. Elige una carpeta destino y listo. La exportación de esta noche aterriza sola.

Horario, retención y respaldo histórico completo

• Elige a qué hora corre la exportación diaria (por defecto 02:00 en la zona horaria de tu academia).
• Decide cuántos días de carpetas con fecha conservar en Drive (por defecto 14 días). Solo eliminamos automáticamente las carpetas con fecha — los documentos firmados, los materiales de estudio y el respaldo histórico NUNCA se eliminan.
• Haz clic en Correr respaldo histórico completo para enviar todos los registros que tienes a una carpeta historical/ de una sola vez. Corre en segundo plano; podés seguir trabajando.
• Haz clic en Correr el respaldo de hoy ahora para una exportación ad-hoc.

¿Necesitas importar desde tu sistema viejo?

Escribe a support@alinaflow.com. Te migramos los datos sin costo — envíanos tus planillas, exportaciones de tu sistema actual o copias de tu base de datos y dejamos tu academia lista.