Configuración de todo el espacio de trabajo: quién tiene acceso, cómo cobras, qué se conecta con qué, y la automatización que corre sin que nadie pulse nada.
Lo básico del espacio de trabajo: nombre, marca, idioma, moneda, formato de fecha y la terminología que usa tu academia. La terminología merece atención, porque renombra las entidades en todo el producto para que encajen con cómo habla tu negocio.
Cuentas del personal y sus roles. Admin, Editor y Viewer se aplican en todas partes, incluidas la API y el servidor MCP, así que una clave de Viewer no puede escribir por mucho que se lo pidan. Da a cada persona el rol más bajo que le permita hacer su trabajo.
Esta pantalla se divide en secciones: Profesores, Familias. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.
Aquí aparecen los profesores que tienen acceso al portal del profesor. Esta pestaña no sirve para darlo de alta: se activa desde la ficha de cada profesor, y a partir de ese momento figura en la lista. Si la ves vacía, ningún profesor puede entrar todavía al portal, aunque ya los tengas registrados para horarios y pagos.
En esta pestaña ves qué padres y tutores pueden entrar al portal de familias. El acceso se activa desde la ficha de contacto de cada cuenta, no desde aquí, y en cuanto lo actives el contacto aparece en la lista. Solo los contactos que actives reciben acceso, así que si una familia dice que no puede entrar, revisa que se lo hayas dado al padre o a la madre correctos.
Esta pantalla se configura al abrir la academia y rara vez vuelve a tocarse, salvo que cambie de verdad tu forma de facturar. En la pestaña Documentos decides cómo verán tus familias sus comprobantes: con qué nombre aparece la factura, qué prefijo lleva cada factura, pago, nota de crédito y reembolso, y si los precios que cargas ya incluyen impuestos o se suman aparte. El recuadro de vista previa, debajo de los interruptores de numeración, muestra cómo quedará el próximo número, así que ajusta prefijos e interruptores hasta que te convenza y luego guarda; el botón de guardar sigue apagado mientras no cambies nada. Ahí mismo está la marca de los certificados: el nombre, el firmante por defecto y las líneas cortas de encabezado y pie que salen en cada PDF. Si dejas vacíos el nombre o el firmante, el certificado usa el nombre de la academia y a quien lo emita. Hay dos detalles que no saltan a la vista. Cada tipo de documento lleva su propio contador por sede, de modo que si tienes más de una conviene activar el código de sede para que dos sedes no emitan números que parezcan iguales. Y el reinicio anual pone todos los contadores a cero cada 1 de enero y añade el año al número. Por eso es mejor decidirlo antes de emitir la primera factura: lo ya emitido conserva su formato y un cambio a mitad de año te deja dos estilos mezclados en tus registros.
Esta pantalla se divide en secciones: Pagos, Cobros, Automatización, Ciclo de vida. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.
Aquí defines cuántos días pasan entre la emisión de una factura y su vencimiento cuando el staff crea una factura manual sin cambiar la fecha. Si activas la conciliación de pagos, los cobros con tarjeta, cheque, transferencia o billetera digital quedan como Pendiente hasta que confirmes el depósito. El cierre de caja diario hace lo mismo con el efectivo, que solo se concilia cuando alguien cuenta la caja desde la página de Pagos. No olvides pulsar Guardar cambios.
Decide si las facturas vencidas generan un recargo por mora y configura el período de gracia, el porcentaje o monto fijo y un tope por factura. Deja el modo en Ninguno hasta que las familias conozcan la política, porque los recargos empiezan a aplicarse en la siguiente ejecución de cobranza. La sección de alquileres cobra un recargo aparte cuando los instrumentos u otros artículos se devuelven tarde. Activa el proceso de cobranza para enviar recordatorios automáticos y mantén la aprobación manual en el último nivel, así alguien del staff lo revisa antes de enviarlo.
Activa la facturación automática para generar las facturas de colegiatura según un calendario y define el ciclo, el momento de cobro y el día de facturación por defecto para las nuevas tarifas. Usa un día entre el 1 y el 28 para que los meses cortos no se salten ninguna ejecución. Crear las facturas como Borrador es una buena forma de empezar, porque puedes revisarlas antes de que entren en la contabilidad. La nómina automática genera cada mes borradores de nómina de profesores y staff, que tú revisas y cierras.
Decide si el staff debe confirmar la asistencia que registran los profesores antes de que cuente para la nómina. Los interruptores de vencimiento liberan plazas de prueba y reservas que nunca se convirtieron, y cierran prospectos y preinscripciones sin actividad, para que el cupo y los informes de tu academia reflejen la realidad. Da a las pruebas de clases continuas suficientes días de reserva para que el staff marque el resultado antes de liberar la plaza. Cada regla funciona por separado en la revisión diaria, así que puedes activar solo las que te den confianza. Licencia aprobada define lo que paga un alumno durante una licencia que aprobaste: precio completo, un porcentaje, un monto fijo o gratis, en cuyo caso la factura se emite igual, en 0. Se aplica a las facturas generadas después de aprobarla, los descuentos se aplican luego sobre el precio reducido y cada línea con precio de licencia lleva una nota con las fechas. Elige cómo se cobra una licencia que cubre parte de un período (proporcional como la mensualidad, solo períodos completos o cualquier día de licencia) y, si quieres, un máximo anual de meses de licencia por alumno. Los packs y las clases puntuales no se ven afectados.
Entra aquí cuando las palabras que usa alinaflow no son las que usa tu academia. Por ejemplo, si en tu escuela todos dicen "Taller" en lugar de "Curso", o llaman "Aula" a lo que el sistema llama "Salón". La subpestaña General es un único formulario dividido en bloques: General, Personas, Académico, Lugares y Eventos y presentaciones. Cada casilla ya muestra el término actual y debajo lleva una breve explicación de a qué se refiere. La primera casilla es el término paraguas de tu academia. Es el que aparece en los textos genéricos, así que conviene ajustarlo si el nombre del vertical no te representa. Los cambios no se guardan solos. Modifica todas las casillas que quieras y pulsa el botón de guardar, que está al final del formulario, debajo del bloque de eventos. Las subpestañas de la fila de arriba (Alumnos, Familias, Profesores, Cursos, Grupos y demás) son para los campos personalizados de cada entidad. Si no ves la que buscas, abre "Mostrar más" al final de la fila.
Esta pantalla se divide en secciones: Alumnos, Familias, Integrantes. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.
Aquí defines qué datos guardas de cada alumno. Marca o desmarca los campos flexibles pensados para tu tipo de academia y así aparecen o desaparecen de las fichas y los informes de alumnos. Si necesitas algo más, como la talla del uniforme o el día preferido de clase, créalo con Add Field. Antes de crear un campo propio, revisa que no exista ya entre los flexibles, para no tener el mismo dato repetido en dos sitios.
Aquí añades campos propios para datos que pertenecen a toda la familia y no a una sola persona, como cómo os conocieron o el día de pago acordado. Todas las fichas de familia tendrán estos campos, así que mantén la lista corta y crea solo lo que tu staff vaya a rellenar de verdad. Si el dato es de un alumno o de un tutor concreto, va en la pestaña Students o Family Members.
Usa esta pestaña para los datos de cada padre, madre, tutor u otro contacto vinculado a una familia, como su lugar de trabajo o si está autorizado a recoger al alumno. Estos campos van en cada persona, así que dos tutores de la misma familia pueden tener respuestas distintas. Los datos de los alumnos déjalos en la pestaña Students para no mezclarlos con los de los adultos.
Esta pantalla se usa al poner en marcha la academia o después de un cambio de imagen, para que el staff y las familias vean tu propia identidad y no el morado que viene por defecto. Con Subir logo eliges el archivo. El texto gris que aparece debajo del botón indica el tamaño recomendado, así que conviene revisar tu archivo antes de subirlo. Cada color tiene una muestra que abre un selector al hacer clic y, al lado, un campo donde puedes escribir o pegar el código hexadecimal exacto, por ejemplo #7246c1. Es la forma más sencilla de copiar los colores de tu manual de marca. Los cambios no se aplican hasta que pulsas Guardar cambios, al final del formulario. Si sales de la pestaña o pasas a otra sección de Admin antes de guardar, pierdes el logo o los colores nuevos. Elige un color primario lo bastante oscuro para que el texto blanco de los botones se lea bien. Además, el secundario tiene que distinguirse del de acento, o los títulos dejarán de destacar sobre los fondos.
Desde esta pestaña decides qué mensajes automáticos se envían y por qué canal. No hace falta configurar nada antes: el aviso de arriba explica que los mensajes ya salen desde una dirección compartida de alinaflow.email y desde números compartidos de alinaflow para SMS y WhatsApp. Si quieres que salgan con el dominio, el teléfono o el nombre de remitente de tu academia, entra en Ir a Integraciones. Cada canal se activa por mensaje, así que puedes enviar Alumno ausente hoy por SMS y la despedida solo por email. Algunas filas tienen ajustes extra. Próximo día sin clases incluye una casilla de antelación en días que marca cuánto antes de un cierre se avisa a las Familias y a los Profesores. Si la pones en 0, ese aviso deja de enviarse del todo. El mensaje masivo y la invitación a encuestas también tienen periodo de gracia, así que puedes cancelar un anuncio puntual durante unos minutos después de enviarlo.
Esta pantalla se divide en secciones: Alumnos, Staff, Facturación. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.
Aquí decides por qué canales reciben los alumnos la bienvenida a una clase nueva y la felicitación de cumpleaños: activa o desactiva email, SMS o WhatsApp en cada mensaje. El margen en minutos es el tiempo que el aviso espera antes de enviarse; si inscribes a un alumno en la clase equivocada, tienes ese plazo para corregirlo sin que le llegue nada. Con Personalizar ajustas el texto al tono de tu academia.
Estos avisos van a tus profesores y al staff: bienvenida con acceso al portal, asignación de clases y eventos, solicitudes de suplente, recordatorios y exportaciones de informes. Conviene dejar margen en la bienvenida del profesor, porque así puedes borrar un alta hecha por error antes de que reciba sus credenciales. Los que están en 0 minutos, como el enlace a la clase virtual, salen al instante y ya no se pueden frenar. Los avisos de informes solo se envían por email.
Desde aquí controlas los avisos de cobro a las familias: facturas nuevas, recordatorios de vencimiento y de impago, y tarjetas regalo. Los recordatorios de impago se envían solos a los 7, 14, 30 y 60 días de retraso, así que revisa el texto con Personalizar antes de confiar en ellos. Los recordatorios y los avisos de tarjetas regalo salen al momento con margen 0; la factura nueva espera 60 minutos para que puedas corregir un error antes de que la familia la vea.
Esta pantalla se usa cuando la academia se acerca al límite de Alumnos de su plan, cuando se quiere pasar de pago mensual a anual o cuando hace falta una factura propia. El banner superior muestra cuántos Alumnos hay frente al límite del plan, qué porcentaje de ese límite se está usando y las fechas de inicio y fin del ciclo actual. Cada plan indica su límite de Alumnos, y si tu número actual lo supera, ese plan aparece atenuado y no se puede elegir. Por eso conviene mirar el número de Alumnos antes de bajar de plan. El interruptor Mensual/Anual que hay sobre los planes solo cambia los precios que ves. En la tarjeta de tu plan actual, el botón no dice Seleccionar plan sino que te ofrece pasar a facturación anual: así se cambia el ciclo sin cambiar de plan. Gestionar pagos y facturas abre tu método de pago y el historial de facturas, y la opción para cancelar la suscripción está aparte, al final de la página, debajo de los planes.
¿Qué es una sede?
Una sede representa un lugar físico donde opera tu Academia de Música - un edificio, campus o sucursal. Si tu Academia de Música tiene una sola dirección, tendrás una sede. Si operas en múltiples sitios, cada sitio es una sede separada. Cada sede puede tener múltiples Salones dentro, y los Grupos se programan en Salones específicos. Las sedes también ayudan con el filtrado - los Profesores y el personal pueden asignarse a sedes específicas.
Sedes y los Salones que hay dentro. Los Salones son donde se programan Grupos y reservas, y lo que protege la detección de conflictos. Las academias con varias sedes pueden acotar personal e informes por sede. Cada Sede dice además cómo aparece en el Portal: una foto de la fachada, una descripción pública (cómo llegar, dónde aparcar, qué traer) y un interruptor para mostrar o no la dirección.
Solo el nombre de la sede es obligatorio, así que puedes guardarla enseguida y completar el resto después. Elige la zona horaria antes de programar nada aquí, ya que los recordatorios y avisos se envían según esa hora. Los precios de esta sede se entienden sin impuestos y el sistema suma la categoría fiscal por defecto. Las imágenes de cabecera y pie para los correos solo se pueden subir una vez guardada la sede.
Elige primero la sede, porque cada aula pertenece a una sola y después no se puede cambiar desde el aula. La capacidad es el campo clave: impide inscribir en una clase de esta aula más alumnos de los que caben. Asigna un color para reconocer el aula de un vistazo en el calendario.
Abre una sede para actualizar sus datos de contacto, dirección, datos fiscales y los métodos de pago que las familias pueden usar allí. Si una sede cierra, desactiva el interruptor Activo en lugar de borrarla, así las clases y facturas anteriores conservan su historial. El número de orden define dónde aparece la sede en las listas, y la pestaña Inventario muestra el material que hay en ella.
El registro se organiza en pestañas: Inventario, Impuestos y facturación. Cada una muestra solo los datos de este registro.
En esta pestaña llevas el control de los objetos físicos que tiene la sede: instrumentos, caballetes, proyectores y demás material de la academia. Con Add Unit registras cada unidad, y con el buscador y el filtro de estado localizas rápido las que requieren revisión. El botón del checklist de inventario del día le sirve al staff para verificar cada jornada que todo sigue en su sitio. Si un objeto vive siempre en un aula concreta, conviene darlo de alta desde la pestaña Inventario de esa aula para que su ubicación quede exacta.
Aquí eliges la tasa de impuesto por defecto de esta sede. Todo lo que se factura en ella la aplica, salvo que el concepto tenga su propia tasa. La tabla muestra cada tipo de cobro, desde las cuotas de clase hasta los recargos por mora y las comisiones de tarjeta. Revisa también cuáles llevan una tasa distinta. Ojo con los marcados como Todas las sedes: esa configuración es común a toda la academia y cambiarla aquí la cambia en todas partes. Antes de emitir la primera factura, repasa las tasas con tu contador usando la lista de preguntas, porque las sugerencias no son asesoría fiscal.
Aquí puedes renombrar el aula, ajustar su capacidad o cambiar su color en el calendario. La sede queda fija, así que si creaste el aula en la sede equivocada, crea una nueva en la correcta y desactiva esta. Revisa las clases programadas en el aula antes de reducir su capacidad.
Campos principales
¿Qué son los Métodos de Pago?
Los métodos de pago son las distintas formas en que tu Academia de Música recibe dinero de las familias - efectivo, transferencia bancaria, procesadores de tarjetas (Visa, Mastercard), billeteras digitales, cheques. Configura cada uno una sola vez con su porcentaje de comisión, días de acreditación y soporte de cuotas, y el personal lo selecciona al registrar un pago o emitir un reembolso. También puedes activar 'trasladar comisión' en cualquier método para que se agregue automáticamente una línea extra a la factura, haciendo que la familia cubra la comisión del procesador en lugar de que tu Academia de Música la absorba.
Qué formas de pago aceptas, y cuál se ofrece por defecto. Es distinto de la conexión con la pasarela: esto es la lista que ve una Familia, aquello es la fontanería de debajo.
Campos principales
¿Qué son las Categorías de Impuesto?
Las Categorías de Impuesto son las tasas impositivas que cobra tu Academia de Música sobre cuotas, matrículas y productos. Define cada categoría una sola vez con su nombre y porcentaje (por ejemplo, IVA 21%, IIBB 5%, Exento) y reutilízalas en todo tu espacio de trabajo. Cada categoría también tiene un flag 'Impuesto incluido' que controla si los precios cargados para ítems que la usan son brutos (el impuesto ya está incluido) o netos (el impuesto se suma al precio). Después puedes asignar una categoría por defecto a cada Sede y Venue para que la tasa correcta se aplique automáticamente a las cuotas y entradas facturadas allí - ideal para academias con sucursales en distintos estados o países.
Tipos impositivos y las reglas para aplicarlos, para que las facturas salgan correctas según tu jurisdicción sin pensarlo factura a factura.
¿Qué son las Apps conectadas?
Cada servicio externo con el que alinaflow habla en tu nombre - los canales de mensajería por los que tus clientes reciben notificaciones (Email, WhatsApp), las herramientas de automatización que conectan alinaflow con el resto de tu stack (API pública, Zapier) y los sistemas de identidad para equipos más grandes (SSO, SCIM). Email y WhatsApp están conectados desde el primer día usando los remitentes compartidos de alinaflow; abre una tarjeta para traer tu propio dominio o número cuando quieras tener tu marca completa.
Conexiones con las herramientas que ya usas: pasarelas de pago, canales de mensajería, calendarios, contabilidad y almacenamiento. Conecta primero la pasarela de pago y los canales de mensajería, porque casi toda la automatización depende de ellos.
Para añadirlo, abre Admin y luego Apps conectadas, abre la tarjeta de Zoom y actívala. Después cada profesor conecta su propia cuenta desde Mis Conexiones, en su perfil, porque la reunión se aloja en la cuenta de quien imparte la clase; el Host por defecto del workspace cubre a quien no haya conectado la suya. Para usarlo, marca una Clase como Virtual o Híbrida y la reunión se crea sola: el enlace aparece en la Clase, se envía con los recordatorios y sigue a la clase cuando la reprogramas. Para quitarlo, usa Desconectar en esa misma tarjeta para revocar la conexión del workspace, o Desconectar en Mis Conexiones para quitar solo tu cuenta; en ambos casos alinaflow borra al instante los tokens guardados y deja de crear reuniones. Google Meet y Microsoft Teams usan este mismo panel, campo por campo, así que estos pasos valen para los tres.
¿Qué son las Tareas automatizadas?
Las tareas de rutina que alinaflow ejecuta por ti según una programación: recordatorios y mensajes, facturación y cobros, nómina y limpiezas automáticas. Están agrupadas por lo que hacen, con las más habituales arriba. Todo lo que esté apagado, bloqueado por una regla de negocio o esperando una integración aparece en 'Sin ejecutar'. Usa Ejecutar ahora para lanzar una al instante, o abre una tarea para cambiar su programación y ver su historial.
Trabajos programados que se ejecutan sin nadie delante: pasadas de facturación, envíos de recordatorios, entregas de informes, exportaciones de datos. Esta página muestra qué hay programado, cuándo corrió por última vez y si salió bien.
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