Planes

Paquetes de clases, membresías y créditos

Un plan es lo que compra una familia para venir a clase, junto a la cuota o en su lugar. Un Paquete de clases es un número de clases, o clases ilimitadas, que se usan en un plazo y se pagan una vez. Una Membresía se paga cada mes y da clases ilimitadas o un límite por semana, por mes o por ciclo de facturación; se renueva sola en la misma facturación automática que las cuotas. Los Créditos funcionan como dinero para clases: cada clase cuesta un número de créditos, 1 salvo que su Curso diga otra cosa, así que una clase más larga puede costar más. Se venden como un paquete único o como una suscripción mensual.

Elige según cómo vienen de verdad tus familias. La cuota sigue siendo lo mejor para una plaza fija en la misma Clase cada semana. Un Paquete de clases encaja con quien viene cuando puede, como un bono de 4 u 8 clases que vence a fin de mes, o un paquete de prueba que cada Alumno o familia compra una sola vez. Una Membresía encaja con los habituales que quieren flexibilidad, con permanencia mínima si la necesitas. Los Créditos encajan cuando no todas las clases valen lo mismo, como un taller largo que cuesta más que una clase normal.

Activa los que uses en Admin, Módulos: Paquetes de clases, Membresías y Créditos. Entonces aparece la pestaña Planes en Tarifas, dentro de Facturación, junto a las pestañas de cuotas, con cada plan en su tarjeta.

Crear plan abre un asistente de cinco pasos. Tipo: Paquete de clases, Membresía o Créditos, y en créditos, Paquete único o Suscripción mensual; solo aparecen los tipos que permiten tus módulos, y el tipo queda fijo al crear el plan. Precio y clases: el nombre que ven las familias en las facturas y en el Portal, el precio y cuántas clases o créditos da, o Clases ilimitadas. Una Membresía pide además Cuántas clases, Pasar lo que sobre (como máximo) y Permanencia mínima (meses): con 3, no se puede cancelar antes de 3 pagos. Si tienes más de una Sede, puedes limitar el plan a una de ellas.

Validez: elige Sin vencimiento, Un número de días, Hasta fin de mes o Hasta una fecha; en ¿Cuándo empieza?, Al venderlo, Al pagarlo o En la primera reserva; y el Plazo de cancelación, el de Tus reglas de negocio u Otro número de horas para este plan. Hasta fin de mes significa el último día del mes de compra: un paquete comprado el 18 de septiembre vence el 30 de septiembre. Quién y dónde: Para un Alumno, con su propio saldo, o Para toda la Familia, con un saldo que comparten los hijos; Se puede usar en, los Cursos que cubre; Se puede comprar una sola vez; Se vende online, para que las familias lo compren ellas mismas, en Paquetes y membresías del Portal de Inscripciones y desde Comprar un plan en su propio Portal; y la Categoría de impuesto. Revisar muestra el plan tal como lo comprará cada familia.

Puedes editar un plan desde su tarjeta cuando quieras. Quien ya lo compró conserva el plan tal como se vendió, con su precio y sus condiciones, así que un cambio solo vale desde la próxima venta. Desactivar impide nuevas ventas y Eliminar lo saca del catálogo; en los dos casos, quien ya lo compró lo conserva hasta que termine.

Vender un plan y ver su saldo

Un plan se vende desde el Alumno o desde la Familia. En el Alumno, la pestaña Pagos muestra en Planes todo lo que puede usar: sus propios planes y los que comparte toda la Familia. En la Familia, la pestaña Planes muestra los planes de cada hijo y los compartidos. Pulsa Vender plan, elige el plan y, si es compartido, quién lo usa, y después la Fecha de inicio, el Descuento y los Comentarios, todos opcionales. El Resumen muestra lo que va en la factura, cuándo empieza y hasta cuándo vale; Vender y facturar emite la factura como cualquier otra, con la categoría de impuesto del plan, y el pago automático cobra la tarjeta guardada si la familia lo tiene activado.

Cada plan muestra su estado: Activo, Pendiente, En pausa, Agotado, Vencido o Cancelado. Un plan que empieza Al pagarlo queda Pendiente hasta que su factura está pagada del todo, y uno que empieza en la primera reserva dice Empieza en la primera clase reservada. El saldo se lee como lo diría una familia, por ejemplo Quedan 3 de 4 clases, Quedan 2 de 3 esta semana, Ilimitadas o los créditos que quedan, con la fecha en que vence o se renueva debajo. Historial muestra cada movimiento y quién lo hizo: la compra, cada reserva, cada clase usada o devuelta, las renovaciones, lo que pasó al siguiente período o venció, y cada ajuste con su motivo.

En Más acciones están los cambios. Ajustar saldo suma clases o créditos, como una clase de cortesía, o los resta como corrección, con un motivo que queda en el historial; el saldo nunca baja de cero. Pausar, en membresías y suscripciones de créditos, impide usar el plan entre dos fechas y mueve su vencimiento y su próxima renovación tantos días como dure la pausa; Reanudar lo recupera antes y devuelve los días que no se usaron. Cancelar lo termina Ahora, y lo que quede vence, o, en una Membresía o una suscripción de créditos, Al final del período, así que sigue funcionando hasta entonces y no se renueva. El Reembolso opcional se emite como nota de crédito sobre la factura del plan, y lo ya pagado queda como saldo a favor de la Familia.

Una Membresía con permanencia mínima no se puede cancelar, ni ahora ni al final del período, hasta que se hayan facturado esos pagos, y el diálogo de Cancelar indica desde qué fecha se podrá. Un plan que nunca empezó se puede cancelar siempre. Las familias también se enteran: Plan por vencer, Plan casi agotado y Plan renovado son avisos que gestionas, con sus canales, en Admin, Notificaciones.

Reservar clases con un plan

Una reserva pone a un Alumno en una sola clase, sin plaza fija en la Clase. Se reserva desde el calendario: abre la clase y, en Reservas, pulsa Reservar un Alumno. Elige al Alumno y Con qué se paga muestra cada plan suyo, o de su Familia, que puede cubrir esa clase, con el marcado como Recomendado primero, el precio de Clase suelta si el Curso lo tiene, y Gratis. Un plan que no puede pagarla explica por qué, por ejemplo que es de otro Curso o que no le quedan clases esta semana. La pestaña Clases del Alumno y la pestaña Reservas de la Familia listan sus reservas, próximas y pasadas, con Mover y Cancelar.

El Recomendado sigue una regla: el plan que vence antes, y uno con límite antes que uno ilimitado, así que un paquete a punto de vencer se usa antes que una Membresía. Un plan solo cuenta si cubre el Curso y la Sede, es válido en la fecha de la clase y le quedan clases o créditos suficientes en ese período. Aun así puedes elegir otro plan, la Clase suelta o Gratis, que no cobra nada ni usa ninguna clase; reservar gratis es solo para el staff. Un Alumno que ya tiene plaza en esa clase por su inscripción no necesita reserva.

Las plazas se comparten: una clase admite a sus inscritos más sus reservas, hasta la capacidad de la Clase. Si está llena, marca Añadir a la lista de espera si está llena. Cuando se libera una plaza, el primero de la lista queda reservado automáticamente y paga como cualquier reserva; si nada puede pagarla, conserva su puesto y la plaza pasa al siguiente. La familia recibe el aviso Lugar confirmado desde la lista de espera. El staff puede reservar una clase hasta que termina el día, así que se puede añadir a alguien que llega sin reserva aunque la clase ya haya empezado, pero nunca un día pasado; las familias, desde el Portal, pueden reservar hasta que empieza.

La clase se usa al reservarla, no cuando el Alumno se presenta, y el plazo de cancelación decide si una cancelación la devuelve. Se fija una vez en Admin, Tus reglas de negocio, en Reservas de clases: horas antes de que empiece la clase, 24 si no lo cambias, y 0 significa hasta que empiece. Un plan puede tener su propio plazo, en su paso Validez. Si se cancela antes del plazo, la clase o los créditos vuelven al plan o, en una Clase suelta, el cobro se abona a la Familia. Si se cancela después, la clase se cuenta como usada y una Clase suelta sigue cobrada. El diálogo Cancelar reserva indica qué caso es, y el staff aún puede elegir Devolver la clase igualmente, con un motivo que queda registrado en la reserva. Las familias no pueden devolver por su cuenta una clase cancelada tarde.

Mover lleva la reserva a otra clase: elige una de las próximas de la misma Clase, o U otro día. Si puede, el mismo plan paga la nueva. Si la clase original ya está dentro del plazo de cancelación, se cuenta como usada y la nueva se paga otra vez. Cuando cancelas una clase para todos, se cancelan todas sus reservas y se devuelve todo, clases, créditos y cobros de Clase suelta, y cada familia recibe el aviso Reserva cancelada por la academia.

Asistencia de las clases reservadas

Los Alumnos con reserva entran en la lista de asistencia de la clase que reservaron, junto a los inscritos, con la etiqueta Reserva. Aparecen en Asistencias, al pulsar Finalizar en una clase del calendario y en el Portal de Profesores, y el número de Alumnos de la clase los incluye, así que el Profesor siempre sabe a quién esperar.

La asistencia cierra la reserva. La clase ya se descontó del plan al reservarla, así que Presente o Tarde solo la marca como asistida. Ausente mantiene la clase usada: no vino. Ausente con un motivo de ausencia que devuelve la clase la marca como falta justificada y devuelve la clase o los créditos al plan, y el Historial del plan guarda el motivo. Si corriges la marca después, el saldo se ajusta, tantas veces como haga falta, sin contar nunca una clase dos veces.

Los motivos que devuelven la clase se eligen en Configuración, Motivos de ausencia, en la pestaña De Alumno: abre un motivo y marca Devuelve la clase. Tu academia ya trae un motivo Certificado médico que lo hace, marcado como justificado. En la fila de un Alumno con reserva, el selector de motivos señala esos motivos con devuelve la clase, así que quien pasa lista, en recepción o en una tableta desde el Portal de Profesores, ve el efecto antes de guardar. Cuando la lista está cerrada, el Portal de Profesores muestra Clase devuelta al plan en ese Alumno, y la pantalla de la clase cuenta las plazas ocupadas junto con las reservas y la lista de espera.

Las clases reservadas nunca generan créditos de recuperación: devolver la clase al plan es la forma de compensar una falta justificada. En una Clase suelta, la marca solo cambia el estado de la reserva; para devolver el dinero, emite una nota de crédito sobre su factura.

Pago por clase

El Pago por clase permite venir a una sola clase sin plan ni plaza fija, a un precio fijado. Activa Pago por clase en Admin, Módulos y dale a cada Curso que vendas así su precio de Clase suelta; un Curso sin precio solo se vende con un plan o con la cuota. En Portal Studio, Qué vende de cada oferta elige Inscripción, Clases sueltas o Ambas. Una oferta de citas que vende clases sueltas, como las Clases individuales, añade Precio de una clase con cada Profesor, para que una clase con un Profesor cueste más que con otro; si se deja vacío, el Profesor usa el precio de Clase suelta del Curso.

Cuando el staff reserva a un Alumno y ningún plan cubre la clase, Con qué se paga ofrece la Clase suelta con su precio. En el Portal de Inscripciones, una oferta que vende clases sueltas lista sus próximas clases con las plazas libres, y con Ambas el visitante responde primero ¿Cómo quieres reservar?, Inscripción o Clase suelta; un visitante paga el precio de Clase suelta, y una familia con sesión iniciada puede usar uno de sus planes. En el Portal de la familia, Reservar una Clase ofrece Clase suelta cuando ningún plan cubre la clase. El precio es el del Profesor cuando la clase sale de una oferta de citas que lo fija, y el del Curso en los demás casos.

Cuándo se factura depende de cómo se factura a la Familia. Una Familia que paga por adelantado recibe la factura en el momento, con una línea Clase suelta que nombra el Curso, el Alumno y la fecha. Una Familia que paga a mes vencido no recibe nada al reservar: cada Clase suelta del período, asistida, perdida o cancelada tarde, se suma a la factura de ese período, una línea por clase.

Si se cancela a tiempo, el cobro se devuelve. La factura se anula cuando esa clase es lo único que tiene y no se ha pagado nada; si no, una nota de crédito quita la clase, y lo ya pagado queda como saldo a favor de la Familia para sus próximas facturas. Cancelada tarde o perdida, la clase sigue cobrada. Si la academia cancela la clase, el cobro se devuelve siempre.

Vender pago adelantado

El Pago adelantado permite a una familia pagar varios meses de cuota por adelantado, normalmente 3, 6 o 12, a cambio de un beneficio. Activa Pago adelantado y descuentos en Admin, Módulos y define las opciones en Configuración, Pago adelantado. Agregar pago adelantado pide un nombre, los Meses y el Precio: Según la cuota del alumno multiplica la cuota mensual del Alumno por los meses, e Importe total fijo cobra un total cerrado. Descuentos por mes resta un porcentaje a meses concretos, como el último de 12 gratis, e Incluye matrícula gratis e Incluye inscripción gratis suman los beneficios habituales.

Se vende en el Alumno: pestaña Pagos, Pago adelantado y descuentos, Vender pago adelantado, desde el mes que elijas. Una sola factura cubre todos los meses. A partir de ahí, la facturación automática salta los meses cubiertos para las Clases en las que estaba el Alumno al venderlo, así que esos meses nunca se facturan dos veces. En una academia que factura por semanas pasa lo mismo, y una semana que cruza el primer o el último día solo se factura por los días que quedan fuera. El Pago adelantado cubre las cuotas recurrentes: un Curso que se paga en un solo pago por adelantado no entra. Activa Se vende online en una opción de la página Pago adelantado y las familias podrán comprarla ellas mismas, en el Portal de Inscripciones o desde Comprar un plan en su propio Portal, eligiendo el primer mes.

Los beneficios se aplican solos. Una cuota incluida gratis que el Alumno aún debe aparece en la factura del pago adelantado con su precio y todo descontado, para que la familia vea lo que se ahorra, y nunca se le cobra después. Una cuota que ya se cobró en la primera factura de una Clase que cubre la compra, si esa Clase empezó como mucho un mes antes del primer mes pagado, se abona; si estaba pagada, queda como saldo a favor de la Familia.

Cuando termina el último mes, el Pago adelantado pasa a Terminado, vuelve a facturarse la cuota mensual normal y puedes vender uno nuevo; un Alumno tiene uno en curso a la vez. Pagos adelantados por terminar, en Facturación, lista los que están por acabar, en rojo a 7 días o menos, naranja a 14 y amarillo a 30, y es el momento de llamar a la familia. Cancelar pago adelantado mantiene facturados el mes en curso y los anteriores, y abona los meses que aún no han empezado, que vuelven a facturarse como cuota mensual normal.

Facturar por adelantado o a mes vencido

Cada Familia se factura por adelantado, cada mes al empezar, o a mes vencido, cada mes cuando termina. Las empresas y otras organizaciones suelen pagar a mes vencido. Fija el valor de tu academia en Admin, Tus reglas de negocio, en la facturación automática: Momento de facturación predeterminado, Adelantado o Vencido. Cámbialo para una Familia en su pestaña Facturación, en el campo Facturación: la primera opción sigue lo que diga la academia, o elige Por adelantado o A mes vencido. El mismo ajuste aparece en la pestaña Pagos de cada Alumno.

Las cuotas lo siguen. Por adelantado, la primera factura al inscribirse cubre el período en curso, prorrateado, y cada mes siguiente se factura en tu día de facturación. A mes vencido, al inscribirse no se factura cuota, y cada mes lo factura la primera ejecución después de que termine. La matrícula y la inscripción se cobran al inscribirse en los dos casos.

Las membresías y las suscripciones de créditos también lo siguen, en la misma factura que las cuotas de esa Familia en esa Sede. Por adelantado, cada mes del plan se factura en el día de facturación, incluido el siguiente cuando empieza antes de que acabe el período. A mes vencido, el plan empieza el día que se vende, sin factura en la venta, y cada mes se factura cuando ha terminado. Los paquetes de clases y de créditos se pagan una vez y siempre se facturan al venderlos.

Las Clases sueltas también. Por adelantado, cada una se factura al reservarla. A mes vencido, las Clases sueltas del período se suman a la factura de ese período, una línea cada una, incluidas las perdidas o canceladas tarde.

Pasar una Familia de un momento al otro nunca factura un mes dos veces, y una academia en la que ninguna Familia cambia el valor predeterminado sigue facturando exactamente igual que antes. Cuando lanzas a mano la facturación automática de un período, cada Familia se factura según su propio momento.