Grupos y clases

Grupos

¿Qué es tu Grupo?

Un Grupo es un grupo específico de Alumnos que toman tu Curso en un horario definido. Mientras que tu Curso describe qué enseñas, tu Grupo describe quién, cuándo y dónde. Cada Grupo tiene tu Profesor, un horario, tu Salón opcional y su propia lista de Alumnos inscriptos. Por ejemplo, 'Piano - Lunes 4pm con María' es tu Grupo. Puedes tener múltiples Grupos para el mismo Curso, cada uno con diferentes horarios, Profesores o Niveles.

Un Grupo es una instancia programada de un Curso: un día, una hora, un Salón, un Profesor y una lista. Créalo desde un Curso para que herede la estructura de Niveles y define después el horario recurrente. La detección de conflictos se ejecuta al guardar y te impedirá duplicar un Profesor, un Salón o un Alumno. El aforo es lo que alimenta la lista de espera, así que defínelo aunque estés lejos de llenarte. Un Grupo también se puede vender online: activa A la venta en el Portal en el Grupo, o marca varios en el tablero y usa Poner a la venta o Retirar de la venta. Una oferta de Grupos programados en el Portal solo vende Grupos que estén a la venta, abiertos a Alumnos nuevos, antes de su fecha de cierre y no completos.

Crear un registro nuevo

El primer paso es elegir el curso al que pertenece la clase. Ese curso ya tiene que estar creado; si no aparece en la lista, créalo antes en la pantalla de Cursos. Luego el asistente te pide las tarifas y restricciones, las lecciones y los profesores, y al final te muestra un resumen. La clase no se guarda hasta que confirmas en ese último paso, así que puedes volver atrás y corregir lo que haga falta.

Dentro de un registro

En la pestaña Detalles defines la cuota mensual, la matrícula, el rango de edad, el máximo de alumnos y la temporada de la clase. Si dejas vacío el máximo de alumnos, la clase no tiene límite de plazas, así que complétalo cuando necesites que funcione la lista de espera. Al desactivar Permite inscripción se cierran las nuevas altas y los alumnos actuales siguen inscriptos. Los cambios no se aplican hasta que pulsas Guardar cambios.

El registro se organiza en pestañas: Horario, Clases 55, Inscripciones. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Horario

En esta pestaña defines el horario semanal de la clase, el aula y el instructor. Cualquier cambio aquí mueve todas las sesiones futuras, así que si solo cambia una fecha, reprograma esa lección o registra una sustitución. Antes de guardar, alinaflow revisa si hay conflictos y no te deja asignar dos veces al mismo profesor, aula o alumno. Las familias reciben el aviso del nuevo horario según la configuración de notificaciones de tu academia, así que revisa bien el cambio antes de guardar.

Clases 55

Esta pestaña muestra todas las lecciones que se generan a partir del horario de la clase, con su fecha, aula, modalidad, estado y profesor. Desde aquí puedes cambiar una sola lección, por ejemplo pasarla a otra aula o hacerla online, sin tocar el resto de la serie. Las lecciones marcadas como SUB las imparte un profesor suplente, algo que conviene revisar antes de calcular la nómina. Usa el filtro de estado para ver solo las canceladas o las completadas.

Inscripciones

Haz clic en cualquier clase de la lista para ver sus alumnos en un panel lateral. Con Añadir alumno inscribes a alguien directamente en esa clase, y la columna Estado te indica si cada alumno está activo o de prueba. Las pestañas Historial, Bajas programadas, Pausas y Lista de espera muestran quién se fue, quién está por irse, quién está en pausa y quién espera una plaza. Antes de añadir a alguien a una clase llena, revisa la lista de espera.

Calendario

¿Cómo funciona el Calendario?

El Calendario muestra todas las Clases y eventos programados para una sede, organizados por sala y horario. Cada tarjeta representa tu Clase o evento - con el color de tu Curso. Las tarjetas punteadas son marcadores de posición (Grupos con horario pero sin Alumnos inscriptos). Haz clic en cualquier tarjeta para ver detalles, cambiar el estado o gestionar suplencias. Usa la navegación semanal para ver semanas pasadas y futuras.

Todo lo que tiene hora, en una sola vista: Grupos, Clases individuales, sesiones puntuales, pruebas y Shows. Filtra por Profesor o por Salón para responder a las dos preguntas más frecuentes, que son quién está libre y qué hay en ese Salón a las cuatro. Los cambios hechos aquí son reprogramaciones reales, así que se avisa a las Familias según tu configuración de notificaciones.

El mismo calendario se puede agrupar de tres formas. Elige la que responda a tu pregunta: qué salón está libre, quién da clase, o qué tiene una familia.

Agrupado por Sede

Esta vista es la que conviene cuando necesitas organizar las aulas: cada sede o sala tiene su propia columna y enseguida ves qué espacio queda libre para una clase de recuperación o un grupo nuevo. Si dos tarjetas coinciden en la misma sala y a la misma hora, lo más probable es que haya una reserva duplicada que hay que mover. Ten en cuenta que las tarjetas punteadas también ocupan la sala aunque todavía no tengan alumnos inscriptos.

Agrupado por Profesor

Pasa a esta vista para ver la semana de cada profesor de un vistazo y comprobar su carga de trabajo o quién está libre para cubrir una clase. Si un profesor falta, haz clic en la tarjeta para asignar un sustituto y la clase pasará a la fila de quien la cubre. Revisa bien las clases seguidas en sedes distintas, porque nadie puede estar en dos lugares a la vez.

Agrupado por Familia

Esta vista agrupa las clases por familia, algo muy práctico cuando llama una madre o un padre para preguntar a qué hora tiene clase cada uno de sus hijos esta semana. Aprovéchala para detectar hermanos con horarios que se cruzan en sedes distintas antes de que un problema de recogida acabe en una clase perdida. Solo aparecen los alumnos inscriptos, así que las clases sin alumnos no figuran en ninguna familia.

Suplencias

¿Cómo funcionan las suplencias?

Cuando tu Profesor no puede dar tu Clase programada (enfermedad, conflicto, vacaciones), lo marcas como ausente para ese día. La Clase necesita entonces un sustituto. La página de Suplencias lista todas las solicitudes abiertas: Clases que se han quedado sin Profesor y necesitan cobertura. Desde aquí asignas tu Profesor de reemplazo y tu Clase sigue en el horario con la nueva persona impartiéndola. Las suplencias mantienen el calendario al día y a los Alumnos informados sin tener que cancelar y reprogramar.

Cuando un Profesor no puede dar una sesión, registra la sustitución aquí en lugar de editar el Grupo. El Grupo conserva su identidad y su historial, el Profesor que cubre recibe la sesión en su horario, y la nómina paga a quien realmente dio la Clase. Casi todas las suplencias empiezan en el Portal de los profesores: un Profesor que avisa de una falta, o pone días libres sobre sus Clases, aparece aquí y en Tareas para que asignes a quien cubre, y el suplente ve la Clase en Suplencias, en su propio Portal.

Asistencias

¿Cómo funcionan las asistencias?

Cada Grupo o Show del calendario pasa por un flujo de cuatro etapas: No iniciada → En curso → Pendiente de revisión → Confirmada. Los Profesores marcan la asistencia por Alumno (Presente / Tarde / Ausente / Justificada) mientras dan clase, o el personal la carga después desde esta página. Solo la asistencia Confirmada alimenta las nóminas y la regla de faltas consecutivas (3 ausencias en una ventana móvil de 30 días marcan a tu Alumno como consecutivamente ausente). Las pestañas dividen el trabajo en cuatro colas para que nadie pierda el hilo.

Marca la asistencia con un toque por Alumno, o deja que se registren ellos con un código QR. El sistema señala las ausencias consecutivas automáticamente, que es la señal fiable más temprana de que alguien está a punto de irse. Una sesión perdida puede generar aquí un crédito de recuperación en lugar de discutirse más tarde.

Recuperaciones

¿Qué son los créditos de recuperación?

Un crédito de recuperación es una deuda que tu Academia de Música le debe a tu Alumno por tu Clase que no ocurrió como debía: o bien se canceló tu Grupo, o bien tu Alumno faltó bajo una política que permite recuperación. Cada crédito se puede canjear en tu Clase futura (el mismo Grupo, u otra si la política del origen lo permite), creando una inscripción temporal para una sola Clase para que aparezca en la lista de asistencia de ese día. Los créditos caducan según la duración configurada en tu Grupo de origen, y pueden reembolsarse (opcionalmente como nota de crédito en facturación) en lugar de canjearse.

Esta pantalla te sirve para ver a qué Alumnos les debes una Clase y resolver esos créditos. Aquí no se crean créditos a mano: alinaflow los genera solo cuando se cancela un Grupo o cuando un Alumno falta bajo una política que permite recuperación. Si la lista está vacía, lo normal es que no haya nada pendiente. El filtro de estado arranca en los activos, así que los créditos ya canjeados, reembolsados o caducados no aparecen hasta que lo cambies. Con el filtro de Grupo puedes quedarte con uno solo, por ejemplo antes de reprogramar un Grupo. Al canjear un crédito, el Alumno queda inscripto solo en esa Clase futura: aparece en la lista de asistencia de ese día y su inscripción habitual no cambia. Si a la Familia no le viene bien recuperar, puedes reembolsar el crédito, y si quieres, emitirlo como nota de crédito para que se descuente de su próxima factura. Cada crédito caduca según la duración configurada en el Grupo de origen, así que conviene revisar los activos con frecuencia para que ninguna Familia pierda una Clase que le correspondía.

Clases Individuales

Clases individuales

Las Clases individuales son 1 a 1 - tu Profesor, tu Alumno. Funcionan igual que los Grupos regulares (asistencia, nómina, recuperaciones, sustituciones), pero aparecen aquí por separado para gestionarlas más fácilmente. Las Clases individuales recurrentes generan un horario semanal; las Clases individuales puntuales son sesiones en una fecha concreta. Para enseñanza grupal usa el menú de Grupos.

Un Alumno, un Profesor, una franja. Se reservan de una en una en lugar de en una lista recurrente, y se cobran por sesión o desde un pack. Ahora las Familias reservan las Clases individuales en el Portal como cualquier cita: crea una oferta de Citas en Portal Studio y aparece en el catálogo del Portal con las horas libres del Profesor. Cuando una familia reserva una Clase individual que necesita aprobación, espera en Portal Studio, Reservas, y en Tareas, hasta que la apruebas o la rechazas. La antigua página Solicitudes de Clases Individuales solo guarda las solicitudes enviadas antes de ese cambio.

Clases Puntuales

Clases puntuales

Las Clases puntuales son sesiones de una única fecha - drop-ins, recuperaciones, pruebas de nivel, clases magistrales. Pueden estar vinculadas a tu Curso (para el precio) o no tener curso. Los alumnos se añaden desde la página de detalle con uno de tres modos: Cobrar (factura automática), Canjear crédito de recuperación (consume un crédito existente) o Sin cobro (cortesía / factura manual).

Una sesión puntual que no forma parte de un Grupo recurrente ni es una Clase individual: una recuperación, un taller, una prueba que acabó en otra cosa. Úsalo cuando necesites que la sesión exista en el calendario y en la factura sin montar un Grupo entero alrededor.

Crear un registro nuevo

Usa este formulario para agendar una sesión de un solo día, como una clase puntual, una prueba de nivel o una masterclass. Elige un Curso solo si quieres que la lección use sus precios. Para pruebas de nivel o masterclasses, déjalo en Sin curso. La Fecha y la Duración son obligatorias, pero conviene indicar también la Hora y el Aula para evitar choques con otras clases de la academia. Los alumnos se agregan después de pulsar Crear, desde la ficha de la lección.

Dentro de un registro

Abre el registro para cambiar el nombre, el curso, las tarifas, el rango de edad o el cupo máximo. La Matrícula y la Mensualidad que pongas aquí son lo que se factura al alumno en modo Cobrar, así que revísalas antes de inscribir a nadie. Nada se guarda hasta que pulses Guardar cambios. Eliminar borra el registro de forma definitiva. Si solo quieres ocultarlo, activa Inactivo.

El registro se organiza en pestañas: Horario, Clases 2. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Horario

En la pestaña Horario confirmas cuándo y dónde se da la clase: día, hora de inicio, duración, sala y profesor. Revisa la sala y el profesor antes de inscribir alumnos, ya que un choque con otra clase es más fácil de resolver ahora que después de avisar a las familias. Debajo de la franja horaria, pulsa Añadir requisito para reservar material como instrumentos o atriles, así tu staff sabe que ese recurso queda apartado para esta sesión.

Clases 2

La pestaña Lecciones muestra cada sesión con su fecha, hora, aula, profesor y estado. Usa el filtro de estado para encontrar sesiones canceladas o completadas, que si no quedan mezcladas con las programadas. Puedes cambiar la modalidad directamente en la fila de una sesión, por ejemplo para pasar un solo día a online, sin tocar las demás.