Facturación

Tarifas

Cómo funciona el cobro

Tres pestañas, tres tipos de tarifa. Cobro recurrente cubre el costo periódico de asistir a tu Curso. Cuota de Inscripción se cobra cada vez que tu Alumno se inscribe en un Curso, así que se repite si vuelve a inscribirse el curso siguiente. Cuota de Matrícula se cobra una sola vez, la primera vez que entra en tu Academia de Música, y NO se vuelve a cobrar cada curso. Cada tarifa se asocia a una combinación (Curso + Sede) - una tarjeta del listado por celda - y tu Alumno que asista en varias Sedes paga la Matrícula UNA sola vez, en su Sede principal.

Aquí fijas cuánto cuesta cada Curso, una sola vez, y todo lo que factura a un Alumno toma el precio de esta pantalla. Conviene recorrer las pestañas en orden: primero Cobro recurrente, luego Cuota de Inscripción y por último Cuota de Matrícula. Dentro de cada pestaña, los Cursos aparecen agrupados por Sede. Cada tarjeta con precio muestra el importe, la unidad en la que se cobra (/mes, por clase, o nada si es por curso) y dos etiquetas: Recurrente y el modo de cobro (Por Mes, Por Clase o Por Curso). Si cambias un precio, el cambio vale para las facturas futuras. Las que ya emitiste no se tocan. Una tarjeta con borde punteado y + Configurar es un Curso que todavía no tiene precio en esa Sede, y a los Alumnos inscriptos ahí no se les cobra nada hasta que lo definas. El precio va ligado al Curso en una Sede concreta, no al Curso en general. Si das Guitarra en dos Sedes, tienes que ponerle precio en cada una, y pueden ser distintos. Las tarjetas marcadas como (example) son Cursos de muestra que trae tu academia al crearla, así que cámbialos o bórralos antes de cobrar a Familias reales.

Secciones de esta pantalla

Esta pantalla se divide en secciones: Inscripciones, Matrículas. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.

Inscripciones

Los cursos aparecen agrupados por Sede, y una tarjeta con borde punteado y + Configurar indica que ese curso todavía no tiene cuota de inscripción en esa Sede. Pulsa Configurar para fijar el importe único que paga el alumno al unirse al curso en esa Sede. Cada Sede se configura por separado, así que si tu academia imparte el mismo curso en dos sedes, revisa ambas tarjetas. Un curso sin configurar no cobra cuota de inscripción.

Matrículas

Cada tarjeta corresponde a una Sede, y en ella fijas la matrícula que paga el alumno la primera vez que entra en la academia por esa Sede. Si el alumno asiste a clases en varias sedes, solo la paga una vez, en su Sede principal, así que no se cobra por duplicado. Fíjate en la etiqueta de cada tarjeta: Recurrente significa que se cobra en cada periodo y no una sola vez, así que confirma que es lo que quieres.

Estados de cuenta

¿Qué son los Estados de cuenta?

Estados de cuenta es la ruta más rápida al libro de un cliente - elige tu Familia y ves cada factura, pago, nota de crédito y reembolso que alguna vez tuvieron, en orden cronológico con saldo acumulado. Es la misma vista que la pestaña Facturación del detalle de tu Familia, pero con un selector arriba para saltarse el paso de buscar y abrir la cuenta. Ábrelo cuando una familia llame y pregunte '¿cuánto debo?' y tendrás todo en un clic.

El historial financiero completo de una Familia en un documento: qué se cobró, qué se pagó, qué queda pendiente. Esto es lo que envías cuando un padre pregunta qué debe y por qué, y normalmente basta para cerrar la conversación.

Facturas

¿Cómo funcionan las facturas?

Cada factura pertenece a tu Familia (la familia/cliente) en una Sede específica, y lleva una o más líneas - cuotas, matrículas, entradas a eventos, etc. Puedes crearlas manualmente desde esta página, o se generarán automáticamente al inscribir Alumnos o vender entradas. La numeración es secuencial por sede y por tipo: NYC ve INV-NYC-000001, LAX ve INV-LAX-000001. Las facturas anuladas se conservan para auditoría pero se excluyen de los totales del libro.

Todas las facturas emitidas, con su estado y su saldo. Las facturas se generan normalmente desde las inscripciones y la facturación automática y no a mano, así que si te ves creándolas manualmente conviene revisar tu configuración de cuotas. Desde aquí puedes enviar, reenviar, anular o descargar en PDF.

Crear un registro nuevo

Empieza buscando la cuenta, porque la factura se emite a la familia o al cliente y no a un alumno concreto. La fecha de vencimiento se completa sola a los 15 días de la emisión; cámbiala si esa familia paga con otro plazo. Añade una línea por cada concepto y, cuando puedas, elige una tarifa de matrícula para que el precio y la descripción salgan siempre iguales. Las inscripciones y la venta de entradas ya generan su propia factura, así que confirma que el cargo no esté facturado antes de crearlo a mano.

Dentro de un registro

Abre una factura para comprobar qué se cobró, cuánto se ha pagado y qué saldo queda pendiente. Con Descargar PDF obtienes una copia para enviar o imprimir a la familia. Si la factura tiene un error, anúlala y emite una nueva: la anulada se conserva para auditoría, deja de contar en los totales del libro y su número no se vuelve a usar.

Pagos

¿Cómo funcionan los pagos?

Un pago registra dinero recibido de tu Familia - efectivo, transferencia, tarjeta, cheque, lo que sea. Cuando registras un pago, alinaflow ejecuta la asignación FIFO contra las facturas abiertas de la cuenta: primero se cobra la factura más vieja, luego la siguiente, hasta cerrar todas o agotar el pago. Lo que sobre queda en tu Familia como saldo a favor - visible en su estado de cuenta y aplicado automáticamente a la próxima factura que crees.

Dinero recibido, llegue como llegue: tarjeta, efectivo, transferencia, monedero. Un cobro se asigna contra una o varias facturas, que es lo que salda el balance. Los cobros manuales como efectivo o transferencia empiezan como pendientes y se concilian cuando se confirman los fondos.

Dentro de un registro

Abre un pago para ver qué facturas saldó y cuánto quedó como saldo a favor. El desglose de asignación muestra cada factura cubierta, empezando por la más antigua. Con Descargar recibo le envías a la familia el comprobante. Si registraste el pago en la cuenta equivocada o con un importe incorrecto, anúlalo y vuelve a registrarlo: al anularlo, las facturas que cubría quedan abiertas de nuevo.

El registro se organiza en pestañas: Cierre de caja. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Cierre de caja

Cierra la caja al final del turno o del día para cuadrar el efectivo de una sede. Cuenta el dinero, escribe el total en Efectivo contado y alinaflow lo compara con lo que espera según los pagos en efectivo registrados desde el último cierre. Si la diferencia no es cero, deja una nota explicando el sobrante o el faltante antes de cerrar, porque queda guardada como registro interno. Solo cuentan los pagos en efectivo; las tarjetas y transferencias no afectan este total.

Facturación Automática

¿Cómo funciona la facturación automática?

Es el motor de facturación recurrente. Una tarea programada corre todos los días y factura cada matrícula cuya mensualidad corresponde a hoy - mensual o semanal, adelantada o vencida, según lo que hayas definido en Tus Reglas de Negocio. Usa esta página para ver el estado del motor, revisar ejecuciones anteriores y disparar una ejecución manual para cualquier mes o semana que necesites regularizar.

La programación que emite las facturas recurrentes sin que nadie pulse nada. Define la periodicidad y el día de ejecución, y las cuotas salen a tiempo cada ciclo. Es el mayor ahorro de toda la sección de facturación, así que vale la pena configurarlo bien.

Morosos

¿Cómo funciona la cobranza?

El worker de cobranza persigue las facturas vencidas automáticamente. Cada factura sube de nivel según los días vencidos: N1 a los 7 días, N2 a los 14, N3 a los 30, N4 a los 60. Cada nivel envía un recordatorio por los canales habilitados por el cliente (email / SMS / WhatsApp) en la voz del director. El Nivel 4 (gestión) requiere aprobación del staff por defecto para revisar antes del paso crítico.

La cola de cuentas vencidas y la reclamación automática que las acompaña. Los recordatorios escalan según un calendario que tú controlas, por el canal que la Familia usa de verdad. La idea es que nadie tenga que acordarse de reclamar, y que a nadie se le reclame dos veces.

Pagos adelantados por terminar

¿Qué es Pagos adelantados por terminar?

Pagos adelantados que terminan pronto. Llama a estas Familias antes de que vuelva la cuota normal: es el mejor momento para que se queden. Rojo es 7 días o menos, naranja 14, amarillo 30.

Familias cuyo pago adelantado termina pronto. Llamarlas antes de que vuelva la cuota mensual normal es la diferencia entre una renovación y un hueco, así que esta lista merece una mirada semanal.

Informe de Deudas

¿Qué es el informe de deudas?

Un desglose por (cuenta, sede) de cada Familia con saldo pendiente en una factura abierta. Ordenado por mayor deuda primero para que el contacto de cobranza arranque por donde la recuperación es mayor. Las cuatro tarjetas de arriba muestran el pulso del workspace de un vistazo: deuda total, cuántas Familias deben dinero, el promedio por deudor y la antigüedad de la factura más vieja sin pagar.

Todo lo que se debe, ordenado por antigüedad. Úsalo para ver si un saldo es una Familia con un problema grande o muchas Familias con problemas pequeños, porque eso pide respuestas completamente distintas.