Shows

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¿Qué es tu Show?

Un Show es algo puntual: por ejemplo, un recital, un concierto, una jam session o un ensayo. A diferencia de tu Grupo (que es un horario recurrente de enseñanza) o de tu Clase (una sesión de tu Grupo), tu Show ocurre una sola vez en una fecha concreta y en un Recinto concreto. Los Shows pueden tener tipos de entrada de pago, instructores asignados, participantes inscriptos y un programa de actuaciones. Usa la página de Shows para planificar y configurar; usa Público el día de tu Show para vender entradas y registrar la asistencia.

Shows es donde preparas con tiempo un recital, un concierto o una jam session. En cada fila ves la fecha, la hora, el tipo, el estado, cuántos participantes hay inscriptos y si el Show tiene entradas. Para encontrar uno rápido, usa el buscador y el filtro de estados. Para crear uno nuevo, usa el botón de la esquina superior derecha. El recuadro explicativo de arriba se cierra cuando ya no lo necesitas, y Key fields explained abre una guía breve de los campos. Esta pantalla sirve para planificar y configurar. El mismo día, la venta de entradas en taquilla y el control de acceso se hacen desde Público, no desde aquí. Por eso la columna de participantes cuenta solo a quienes actúan o se inscriben en el Show, no al público que compra entrada.

Crear un registro nuevo

Empieza por el nombre, la fecha y la hora: son los únicos campos obligatorios y el botón Guardar no se activa hasta completarlos. Elige la sede y la ubicación para que el evento quede asignado a la sala correcta y nadie la reserve dos veces. Activa Con entrada solo si vas a cobrar la admisión, y desactiva Público en los ensayos internos que las familias no deben ver. Lo que escribas en Descripción se publica en el portal de familias; las Notas son solo para tu staff.

Dentro de un registro

Aquí ajustas los datos básicos una vez creado el evento, incluido su estado, que pasas de Programado a Completado o Cancelado según cambien los planes. Las pestañas superiores reúnen todo lo demás: participantes, orden del programa, venta de entradas, profesores e inventario. El aforo máximo limita cuántas personas pueden asistir, así que compáralo con la capacidad real de la sede antes de abrir la venta. No olvides pulsar Guardar cambios: esta pestaña no guarda sola.

El registro se organiza en pestañas: Participantes (3), Programa (3), Entradas (1), Profesores (1), Inventario. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Participantes (3)

Usa Añadir participante para inscribir a los alumnos que actúan o participan, y márcalos como Confirmado cuando se hayan comprometido. El número junto a cada nombre son los asientos reservados para su familia, y se descuentan directamente de las entradas disponibles. Mantén las reservas ajustadas a la realidad: un número inflado puede hacer que el evento parezca agotado sin estarlo.

Programa (3)

Arma aquí el orden del programa con Añadir canción y usa las flechas para subir o bajar cada pieza hasta que el recital fluya como quieres. Asigna alumnos, instrumentos y profesor a cada pieza para que todos sepan cuándo les toca. El pie de la tabla suma canciones y alumnos, una forma rápida de detectar piezas que aún no tienen a nadie asignado. Con Imprimir obtienes un programa en papel para bastidores o la entrada.

Entradas (1)

Los cuatro indicadores muestran aforo, entradas vendidas, plazas restantes y asistentes registrados, para ver de un vistazo cómo va la venta. Con Gestionar entradas creas o modificas los tipos de entrada, como General o Preventa, cada uno con su precio y cantidad. Las plazas restantes ya descuentan los asientos reservados para participantes, por eso pueden ser menos que el aforo menos las vendidas. Asistentes solo sube cuando registras la entrada de la gente desde Audiencia el día del evento.

Profesores (1)

Busca al profesor, elige su rol y pulsa Añadir para asignarlo al evento. Marca a una persona como Responsable para que familias y staff sepan quién está a cargo ese día. Los profesores que añadas aquí son los que podrás elegir al asignar piezas en el programa, así que agrégalos antes de armar el orden.

Inventario

Aquí anotas todo el material que necesita el evento: un piano, amplificadores, atriles. Pulsa Añadir requisito para cada artículo e indica la cantidad, y también la recogida y la devolución si hay que trasladarlo. El contador Asignado solo sube cuando vinculas unidades reales de tu inventario, así que un 0/1 significa que todavía no hay nada reservado. Antes del día del evento, imprime la lista de carga para el staff que se encarga del transporte.

Público

¿Cómo funciona la página de Público?

La página de Público es la vista operativa de la venta de entradas de tu Show. Desde aquí puedes: crear tipos de entrada (General, VIP, etc.), vender entradas a compradores concretos con un selector visual de asientos, escanear códigos QR en la puerta para dejar pasar a los asistentes, y ver quién ha llegado y quién no. Aquí trabaja el personal el día de tu Show. La ficha de tu Show es para planificar y configurar; la página de Público es para ejecutar. Al vender una entrada se genera un código QR único que el comprador presenta a la entrada - al escanearlo se marca como Usada y se admite al portador.

Quién viene, frente a quién actúa. Venta de entradas, asignación de butacas y lista de invitados. Las butacas están ligadas al plano del recinto, así que sobrevender se evita en lugar de descubrirse.

Dentro de un registro

Abre aquí el evento el mismo día para ver cómo van las ventas y quién ha llegado ya. Los cuatro contadores de arriba se actualizan con cada venta y cada escaneo: Restantes indica cuántas plazas quedan y Asistentes cuántas personas han entrado. Cada precio tiene un interruptor que detiene su venta sin borrarlo ni afectar a las entradas ya vendidas. En la puerta usa Escanear y revisa la etiqueta Usada en la lista para confirmar que alguien ya entró.

El registro se organiza en pestañas: Vender Entrada, Añadir precio de entrada, Vender Entrada. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Vender Entrada

Si el evento tiene asientos numerados, en el segundo paso eliges el asiento exacto del comprador en el plano de la sala, con el escenario marcado al frente. Solo puedes elegir asientos de las secciones que cubre el precio elegido, así que si el que buscas no está disponible, vuelve Atrás y cambia de precio. Confirma el asiento con el comprador antes de pulsar Vender, porque en ese momento se crea la entrada con su código QR.

Añadir precio de entrada

Aquí creas un tipo de entrada, como General, VIP o Estudiante, con su precio y cuántas se pueden vender. Procura que la suma de las capacidades de todos los precios no supere el aforo del lugar. Marca secciones como Platea o Balcón para que este precio solo se venda en esos asientos, o déjalas todas sin marcar para que valga en cualquier parte. Un precio más barato para las filas del fondo es una forma sencilla de llenar la sala.

Vender Entrada

Si el evento tiene asientos numerados, en el segundo paso eliges el asiento exacto del comprador en el plano de la sala, con el escenario marcado al frente. Solo puedes elegir asientos de las secciones que cubre el precio elegido, así que si el que buscas no está disponible, vuelve Atrás y cambia de precio. Confirma el asiento con el comprador antes de pulsar Vender, porque en ese momento se crea la entrada con su código QR.

Recintos

¿Qué es tu Recinto?

Un Recinto es un sitio físico donde se celebran los Shows: por ejemplo, tu sala de conciertos, un teatro alquilado o una iglesia. Los Recintos se reutilizan en distintos Shows: defines tu Recinto una vez con su dirección, aforo y mapa de asientos, y luego lo eliges al crear cualquier Show. Importante: tu Recinto NO es lo mismo que una Sede (la Sede es una sucursal de tu Academia de Música donde se imparten los Grupos). Un Recinto puede ser tu propio edificio o un espacio totalmente externo.

Los sitios físicos donde ocurren los Shows. Un recinto lleva su plano de butacas, que es lo que hace posible la entrada numerada. Configúralo una vez y reutilízalo para cada Show en ese espacio.

Crear un registro nuevo

Escribe el nombre del recinto y su aforo. Los dos son obligatorios, y el aforo marca el máximo de entradas o asistentes que admite cualquier evento en ese lugar. Si vas a vender butacas numeradas, elige ya la distribución de asientos. Si no, déjala en sin asientos asignados. Antes de guardar, revisa la categoría de impuesto por defecto: los precios que pongas para este recinto son netos y el sistema suma ese impuesto al cobrar. Las notas son internas y solo las ve tu staff.

Dentro de un registro

Abre un recinto para cambiar sus datos o armar el mapa de asientos. Con la distribución por secciones creas cada sección, como Platea o Balcón, y dentro de ella una fila por línea, con su letra y su número de butacas. Marca pasillo/escaleras después para dejar un hueco en el selector de asientos. Si una fila está partida, crea dos entradas con la misma letra y marca la casilla en la primera. Si el recinto ya tiene eventos, desactívalo con el interruptor Activo en lugar de borrarlo, así los eventos anteriores lo conservan.