Salones, equipos y las cosas físicas que consumen las Clases. Útil en cuanto tienes más Grupos que Salones, o instrumentos que se van a casa con los Alumnos.
Reservas de Salas
Reservas de Salas
Los alumnos reservan Salones para práctica autónoma. El staff las crea directamente (quedan aprobadas) o los alumnos las piden desde el Portal (el staff aprueba). Cada reserva fija el precio de tu Salón al crearse; al finalizar, el staff marca si Ocurrió - en ese caso se genera factura a tu Familia del solicitante. La detección de conflictos avisa sobre Clases solapadas de clases activas para que el staff vea cuándo una sala ya está ocupada.
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Reservar un Salón para algo que no es una Clase: un ensayo, una reunión de padres, un alquiler privado. Las reservas compiten con los Grupos por los mismos Salones, así que la detección de conflictos cubre ambos.
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Un registro abierto
Alquileres
¿Qué es un alquiler?
Un alquiler es un préstamo de uno o más ítems de inventario a tu Alumno, retirado en una fecha específica desde una sede y con fecha de devolución. Puedes combinar unidades serializadas (un violín específico) y unidades a granel (3 carpetas de partituras) en el mismo alquiler. Los alquileres devueltos a tiempo y sin cargo no dejan rastro de facturación. Cuando corresponde un cargo o una multa por devolución tardía, se genera automáticamente una factura en el momento de la devolución y fluye por el circuito de facturación normal (notificaciones, contabilidad, débito automático). Los alquileres marcados como perdidos pasan sus unidades serializadas a estado Perdido, sacándolas del stock disponible.
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Equipo que sale del edificio con un Alumno, casi siempre instrumentos. Registra quién tiene qué, desde cuándo y cuánto cuesta. La cuota de alquiler puede ir en la factura de la Familia en lugar de cobrarse aparte.
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Un registro abierto
Campos principales
Sede de origen - Dónde viven los ítems antes del retiro y a dónde vuelven al devolverse. Influye en la disponibilidad y en el checklist diario de la sede.
Retirado el - El momento en que tu Alumno se lleva los ítems. Bloquea la disponibilidad frente a eventos/clases/alquileres que se superpongan.
Devolver antes de - Cuándo deben volver los ítems. Determina el indicador de vencido, la sección de devolución del checklist y el cron de recordatorios (T-7 / T-1 / T0 / T+1 / T+7).
Cargo de alquiler - Monto fijo opcional cobrado en una factura cuando se devuelve el alquiler. Déjalo vacío para un préstamo sin cargo. Se combina con cualquier cargo por devolución tardía.
Estado - 'Activo': los ítems están con tu Alumno. 'Devuelto': todos los ítems volvieron; se emitió la factura si correspondía. 'Perdido': el staff escaló un alquiler no devuelto; las unidades serializadas quedaron en estado Perdido en el inventario.
Ítems - Una fila por ítem de inventario en este alquiler. Los ítems serializados (TrackEachUnit = true) exigen una unidad específica; los ítems a granel usan una cantidad. La lista de ítems queda bloqueada tras la creación - cancela y vuelve a crear si hay errores.
Inventario
¿Qué es un artículo de inventario?
Un artículo es una entrada del catálogo - el 'qué' de algo que tiene tu Academia de Música (por ejemplo, 'Clarinete Yamaha', 'Zapatillas de ballet talla 38', 'Cable HDMI'). Defines el artículo una sola vez con nombre, SKU opcional, categoría y ajustes de seguimiento, y luego registras cada pieza física como una unidad dentro de él. Activa 'seguir cada unidad' para equipos con número de serie, de modo que cada pieza tenga su propio identificador e historial; déjalo apagado para stock a granel o consumibles donde solo cuentas la cantidad total.
La pantalla Inventario en alinaflow
Lo que tienes y dónde está: instrumentos, equipo, material docente, vestuario. Los artículos pueden estar asignados a un Salón, a un Show o fuera en alquiler, así que la respuesta a dónde está algo no depende de a quién preguntes.
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Formulario de creaciónNew unit
Dentro de un registro
Un registro abiertoA tracked unitA location checklist
Mantenimiento
¿Qué es Mantenimiento?
Dos listas complementarias para mantener cada sede a punto. Problemas son cosas que hay que arreglar - aire roto, pintura descascarada, cajones trancados - con fotos para que el staff de mantenimiento vea el problema antes de llegar. Insumos son consumibles y herramientas que hay que comprar (pintura, cinta, tornillos). Las dos listas se conectan con Tareas automáticamente: lo que esté abierto acá también aparece en la bandeja del staff.
La pantalla Mantenimiento en alinaflow
Mantenimiento y reparación contra los artículos del inventario. Un piano que hay que afinar cada seis meses es aquí una tarea programada y no algo que alguien recuerda.
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Formulario de creaciónNew supply
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Un registro abiertoA supply record
Campos principales
Ciclo de vida - Problemas: Abierto → En curso → Resuelto. Insumos: Solicitado → Comprado → Consumido. Volver a pedir crea una fila nueva cuando algo se acaba.
Fotos - Adjunta o saca una foto desde el teléfono en cada problema para que el staff de mantenimiento vea qué está roto.
Integración con Tareas - Los problemas Abiertos y los insumos Solicitados aparecen automáticamente en la bandeja del staff; al marcarlos resueltos desaparecen de ahí.
Prioridad - Alta es urgente. Se define al crear; el staff ordena por prioridad y fecha.
Sede - Siempre asigna una sede para que la fila vaya al sitio físico correcto. Salón opcional o texto libre de área para el lugar específico dentro de la sede.
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