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Reservas de Salas

Reservas de Salas

Los alumnos reservan Salones para práctica autónoma. El staff las crea directamente (quedan aprobadas) o los alumnos las piden desde el Portal (el staff aprueba). Cada reserva fija el precio de tu Salón al crearse; al finalizar, el staff marca si Ocurrió - en ese caso se genera factura a tu Familia del solicitante. La detección de conflictos avisa sobre Clases solapadas de clases activas para que el staff vea cuándo una sala ya está ocupada.

Reservar un Salón para algo que no es una Clase: un ensayo, una reunión de padres, un alquiler privado. Las reservas compiten con los Grupos por los mismos Salones, así que la detección de conflictos cubre ambos.

Crear un registro nuevo

Elige la sala, la fecha, la hora de inicio y la duración, y luego busca al alumno que hace la reserva. Antes de guardar, revisa que el horario no se cruce con una clase activa, porque la detección de conflictos marcará la sala como ocupada. La reserva toma el precio que tiene la sala en ese momento y lo conserva, aunque después lo cambies. Las notas de solicitud las ve la familia en el Portal Familiar; las notas internas son solo para el staff.

Dentro de un registro

Abre una reserva para confirmar su estado, horario, solicitante y el precio con el que se reservó. Las reservas que crea el staff quedan aprobadas al instante, pero las solicitudes del Portal Familiar esperan aquí hasta que las apruebes. Cuando termine la sesión, usa Marcar como completada para registrar lo que pasó. Si el alumno no va a usar la sala, cancela la reserva para que no se genere ninguna factura.

El registro se organiza en pestañas: Marcar completada. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Marcar completada

Cuando termine la sesión de práctica, usa esta opción para registrar si realmente se realizó. Elige que se realizó solo si el alumno usó la sala, porque así se emite una factura a la cuenta de su familia con el precio guardado. Si no asistió, regístralo así y la familia no recibe ningún cargo. Revisa bien antes de confirmar: una factura ya emitida se tiene que corregir desde facturación.

Alquileres

¿Qué es un alquiler?

Un alquiler es un préstamo de uno o más ítems de inventario a tu Alumno, retirado en una fecha específica desde una sede y con fecha de devolución. Puedes combinar unidades serializadas (un violín específico) y unidades a granel (3 carpetas de partituras) en el mismo alquiler. Los alquileres devueltos a tiempo y sin cargo no dejan rastro de facturación. Cuando corresponde un cargo o una multa por devolución tardía, se genera automáticamente una factura en el momento de la devolución y fluye por el circuito de facturación normal (notificaciones, contabilidad, débito automático). Los alquileres marcados como perdidos pasan sus unidades serializadas a estado Perdido, sacándolas del stock disponible.

Equipo que sale del edificio con un Alumno, casi siempre instrumentos. Registra quién tiene qué, desde cuándo y cuánto cuesta. La cuota de alquiler puede ir en la factura de la Familia en lugar de cobrarse aparte.

Crear un registro nuevo

Elige al alumno y la sede de donde salen los artículos, y fija la fecha de recogida y la fecha límite de devolución. No podrás guardar sin añadir al menos un artículo, y en un mismo alquiler puedes combinar una unidad con número de serie, como un violín concreto, con varias unidades de material a granel. Si el préstamo es gratuito, deja vacía la tarifa; si la rellenas, no se cobra al momento, sino que se factura sola cuando se devuelve el material. Las notas son internas y solo las ve el staff de la academia.

Dentro de un registro

Al abrir un alquiler ves enseguida su estado: la etiqueta Vencido indica que ya pasó la fecha de devolución y que puede aplicarse un recargo por retraso. El alumno y la fecha de recogida quedan fijos una vez creado, pero puedes ampliar la fecha de devolución si acuerdas una prórroga con la familia. Pulsa Devolver cuando el material regrese, o Marcar como perdido si no va a volver, lo que retira las unidades con número de serie del inventario disponible. Elimina un alquiler solo si se creó por error, porque borrarlo hace desaparecer el registro en lugar de cerrarlo.

El registro se organiza en pestañas: Devolver. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Devolver

Registra aquí la devolución cuando el material ya esté de vuelta en la academia. Revisa bien la fecha de devolución, porque si es posterior a la fecha límite se genera el recargo por retraso. Si el alquiler tenía tarifa o llega tarde, se crea una factura automáticamente que sigue el circuito habitual de cobro, con avisos y domiciliación incluidos; un préstamo gratuito devuelto a tiempo se cierra sin factura. Las unidades con número de serie vuelven de inmediato al inventario disponible, así que conviene revisarlas antes de confirmar.

Inventario

¿Qué es un artículo de inventario?

Un artículo es una entrada del catálogo - el 'qué' de algo que tiene tu Academia de Música (por ejemplo, 'Clarinete Yamaha', 'Zapatillas de ballet talla 38', 'Cable HDMI'). Defines el artículo una sola vez con nombre, SKU opcional, categoría y ajustes de seguimiento, y luego registras cada pieza física como una unidad dentro de él. Activa 'seguir cada unidad' para equipos con número de serie, de modo que cada pieza tenga su propio identificador e historial; déjalo apagado para stock a granel o consumibles donde solo cuentas la cantidad total.

Lo que tienes y dónde está: instrumentos, equipo, material docente, vestuario. Los artículos pueden estar asignados a un Salón, a un Show o fuera en alquiler, así que la respuesta a dónde está algo no depende de a quién preguntes.

Crear un registro nuevo

Aquí das de alta un nuevo artículo en el catálogo de la academia, por ejemplo un modelo de guitarra, una talla de vestuario o un tipo de cable. Solo el nombre es obligatorio, y si dejas el SKU vacío el sistema lo genera por ti. Antes de registrar existencias, define si activas el seguimiento individual de cada unidad: conviene para instrumentos o tablets con número de serie, no para material a granel que solo cuentas por cantidad. Marca Consumible únicamente si el artículo se gasta en clases o eventos, como pegamento o copias de partituras.

Aquí registras cada pieza física de un artículo e indicas dónde está: una sede, un aula, un almacén o toda la academia. En artículos con número de serie, escribe el serial o la etiqueta como identificador para distinguir después piezas iguales. Para material a granel, deja el identificador vacío y pon la cantidad. Si completas la fecha y el precio de compra desde el principio, te será mucho más fácil calcular la depreciación y decidir cuándo reponer.

Dentro de un registro

Al abrir un artículo puedes ajustar su configuración y ver en una sola lista todas sus unidades, con la ubicación, el estado físico y la situación de cada una. Usa Nueva unidad al final de la página para añadir otra pieza sin salir. Ten cuidado al cambiar el seguimiento individual cuando ya hay unidades, porque cambia cómo se manejan las cantidades y los identificadores de todas ellas. Si dejas de usar un modelo, desactívalo en lugar de borrarlo para no perder su historial.

Abre una unidad para actualizar su estado físico y su situación a medida que se desgasta o va a reparación. Para cambiarla de sitio usa Mover en lugar de editar la ubicación a mano, así cada traslado queda en el historial de movimientos con quién lo hizo y cuándo. En artículos con número de serie la cantidad está fija en 1, porque cada pieza es un registro propio. Los historiales de reparaciones, movimientos y consumo se llenan a medida que el staff la usa, así que revísalos antes de comprar un reemplazo.

La lista diaria muestra todas las clases y eventos de una sede en la fecha que elijas, junto con el material que necesita cada uno. Imprímela la tarde anterior o a primera hora para que el staff prepare las aulas sin adivinar. Si Artículos necesarios marca cero aunque haya clases, vincula el inventario correspondiente a tus tipos de evento o eventos para que la lista tenga contenido. La fecha sigue la zona horaria de la sede, así que revísala si la sede está en otra región.

Mantenimiento

¿Qué es Mantenimiento?

Dos listas complementarias para mantener cada sede a punto. Problemas son cosas que hay que arreglar - aire roto, pintura descascarada, cajones trancados - con fotos para que el staff de mantenimiento vea el problema antes de llegar. Insumos son consumibles y herramientas que hay que comprar (pintura, cinta, tornillos). Las dos listas se conectan con Tareas automáticamente: lo que esté abierto acá también aparece en la bandeja del staff.

Mantenimiento y reparación contra los artículos del inventario. Un piano que hay que afinar cada seis meses es aquí una tarea programada y no algo que alguien recuerda.

Crear un registro nuevo

Aquí se reporta cualquier desperfecto de una sede. Solo el título y la sede son obligatorios, pero conviene elegir el salón o anotar el área (pasillo, recepción, baño) para que quien venga a arreglarlo vaya directo al lugar. La descripción es interna y las familias no la ven, así que puedes dejar ahí el contacto del técnico. Las fotos se suben después de guardar, desde la ficha del reporte.

Aquí anotas lo que hay que comprar para una sede, desde pintura hasta tornillos. La cantidad va en texto libre (20L, x2, 1 tarro) y el enlace de compra evita que el staff traiga un producto distinto al que hacía falta. Si completas el costo estimado, los directores pueden anticipar el gasto. La prioridad define en qué lugar aparece el pedido en la bandeja de tareas.

Dentro de un registro

Desde la ficha del reporte vas actualizando su estado: en curso cuando alguien lo toma y hecho cuando queda resuelto. Sube fotos aquí para que el técnico vea el daño antes de llegar. Si al final no hacía falta arreglarlo, cancélalo; elimínalo solo si fue un error de carga, porque lo cancelado queda en el historial. Los cambios en los campos se guardan únicamente con Guardar cambios.

Un insumo queda como solicitado hasta que alguien lo compra. Cuando ya está en la sede, pulsa Marcar comprado y deja de aparecer en la lista de pendientes y en las tareas del staff. Si ya no hace falta, cancélalo en vez de eliminarlo, así queda constancia del pedido. Si el producto original no está disponible, ajusta aquí la cantidad o el enlace.