Alumnos y familias

Alumnos

¿Quiénes son tus Alumnos?

Los Alumnos son las personas que asisten a Grupos en tu Academia de Música. Cada Alumno puede estar inscripto en múltiples Grupos, tiene tu Nivel por Curso, y puede estar vinculado a uno o más Integrantes que administran su Familia. Los Alumnos también pueden estar asociados a una Familia que determina quién paga por su inscripción. Si estás empezando, agrega algunos Alumnos y luego inscríbelos en Grupos.

La lista abre filtrada por Activo. Cambia el desplegable a Prospecto, Prueba o Exalumno para ver el resto. Usa Campos para elegir qué columnas ves, y busca por nombre, correo o teléfono. Haz clic en cualquier Alumno para abrir su ficha completa. El teléfono y el correo de cada fila enlazan directamente con la bandeja de entrada, así que puedes escribir a una Familia sin salir de la lista. Para ver en qué Grupos está inscripto ahora un Alumno, abre el Calendario, cámbialo a Familia y elige su Familia: aparecen todas las Clases de sus Alumnos de esa semana, y las flechas avanzan semana a semana. También puedes preguntar a la Recepcionista IA, por ejemplo "¿en qué Grupos está inscripta Lola?", o abrir el Portal como esa Familia desde Vista previa para ver su horario tal como lo ven ellos. Desde el otro lado, el panel Inscripciones de cada Grupo en Grupos muestra a todos los inscriptos. Un Alumno que va a estar fuera un tiempo puede pasar a licencia: prográmala desde su ficha con Programar licencia, o aprueba la solicitud que la familia envió desde el Portal, que también llega a Tareas.

Dentro de un registro

Al abrir un alumno ves su ficha completa. Las tarjetas de estado de la parte superior indican su situación: puedes programar una baja temporal o fijar una fecha de baja, y anularla después si el alumno decide quedarse. Modifica los datos en Información personal y pulsa Guardar cambios antes de pasar a otra pestaña, porque lo que no guardes se pierde. En las pestañas tienes el resto de su historial en la academia, como salud, clases de recuperación, evaluaciones, documentos y facturación, y el enlace de la familia te lleva a quien gestiona su cuenta.

El registro se organiza en pestañas: Salud, Créditos de recuperación, Habilidades, Entradas, Alquileres, Evaluaciones, Certificados, Documentos, Becas. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Salud

Registra alergias, restricciones alimentarias y el proveedor de salud de emergencia para que el staff sepa cómo actuar si el alumno se encuentra mal durante la clase. Las Notas de salud son internas: úsalas para condiciones médicas o necesidades especiales que solo debe ver la academia. Los cambios no se guardan hasta que pulsas Guardar cambios, así que hazlo antes de pasar a otra pestaña.

Créditos de recuperación

Aquí ves los créditos de recuperación que el alumno todavía puede usar para reponer una clase perdida. Revísalo antes de responder a una familia que pide recuperar, así sabes si le queda un crédito o si debe reservar una clase pagada. Si la lista de activos está vacía, no hay nada pendiente por canjear.

Habilidades

Las habilidades se agrupan por nivel, así ves de un vistazo en qué está trabajando el alumno ahora mismo. Consúltalo antes de una clase o una reunión con la familia para hablar de avances concretos. Si el nivel no es el correcto, cambia primero el nivel del alumno en ese curso, porque las habilidades mostradas dependen de él.

Entradas

Aquí aparecen todas las entradas emitidas para el alumno, con su código, evento, fecha, precio y quién la compró. Muchas veces la compra la hizo la familia y no el alumno, así que revisa esa columna antes de responder dudas de cobro o devoluciones. El código QR es el que se escanea en la puerta.

Alquileres

Controla los instrumentos o materiales que el alumno tiene prestados y usa Añadir alquiler para registrar uno nuevo. Los que pasan su fecha de devolución se marcan como vencidos, señal de que toca contactar a la familia. Un alquiler con 0 artículos aún no tiene material asignado: ábrelo y añádelo antes de entregar nada.

Evaluaciones

Consulta todas las evaluaciones programadas para el alumno, como revisiones de trimestre o exámenes de nivel, con fecha, hora y estado. Revísalo antes de agendar otra para no duplicar la misma evaluación. Cuando una evaluación se completa, su resultado puede generar certificados y actualizar el nivel del alumno.

Certificados

Es el historial de certificados del alumno, tanto los emitidos automáticamente tras una evaluación como los añadidos a mano. La columna Origen te dice cuál es cuál, útil si una familia pregunta de dónde sale un certificado. El estado Auténtico indica que es válido y que cualquiera que reciba una copia puede verificarlo.

Documentos

Los contratos y formularios enviados a la familia del alumno aparecen aquí con su versión y estado de firma. Enviado significa que la familia lo recibió pero aún no lo ha firmado, así que haz seguimiento antes de que el alumno empiece. Fíjate también en la versión, porque la familia pudo firmar una copia anterior.

Becas

Aquí se listan las solicitudes de beca del alumno con la familia, la fecha de solicitud y la fecha límite de respuesta. Si la fecha límite aparece en rojo, ya venció o vence hoy, así que resuelve esa solicitud primero. Las aprobadas en espera de llamada todavía requieren que alguien del staff contacte a la familia para cerrar el descuento.

Familias

¿Qué es Familia?

Cada registro de Familia es el centro de facturación para uno o más Alumnos - es decir, quién paga y quién es responsable. Los adultos que pagan por sí mismos se gestionan desde su perfil de Alumno. Esta sección muestra Familias donde alguien más paga por los Alumnos: familias, empresas o patrocinadores. Cada Familia tiene Integrantes (padres, tutores, contactos de emergencia, autorizados para recoger), un saldo y un historial de pagos. Al registrar tu Alumno, se vincula a una Familia existente o se crea una nueva Familia.

Aquí vienes cuando quieres saber quién paga por un Alumno, revisar cuánto debe una Familia o dar de alta una Familia nueva. El buscador encuentra la Familia por su nombre, y el botón Campos te deja elegir qué columnas se ven. El contador de abajo a la derecha indica cuántas Familias coinciden con lo que tienes filtrado. En cada fila tienes el email y el teléfono del contacto principal, así que puedes escribir a los padres sin entrar en la ficha. El filtro de estado que está junto al buscador arranca en Activo, así que las Familias inactivas no aparecen hasta que lo cambies. Si echas en falta una Familia, mira primero ese filtro. Si el Saldo pendiente sale vacío, la Familia no debe nada ahora mismo. Una Calificación de pago en blanco no significa que paguen mal, solo que todavía no tienen calificación. Antes de cobrar, ordena por Saldo pendiente para ver a quién llamar primero.

Crear un registro nuevo

Solo el nombre es obligatorio. Elige uno que el staff reconozca enseguida, como "Familia García" o el nombre de la empresa que paga. Si ya tienes el correo y la dirección de facturación, cárgalos ahora, porque las facturas y los recibos se envían a ese correo y llevan esa dirección. Las notas internas no las ven los padres, y a los padres o tutores los agregas como contactos cuando la familia ya esté guardada.

Dentro de un registro

Con Agregar contacto sumas a padres, tutores, contactos de emergencia y personas autorizadas a recoger. Revisa bien quién queda marcado como principal y quién como contacto de facturación, porque los avisos de cobro le llegan a ese contacto. Los estados de arriba afectan a toda la familia: si la suspendes o la das de baja, afecta a todos los alumnos vinculados. El saldo, las facturas y los pagos están en las pestañas Facturación y Libro mayor.

El registro se organiza en pestañas: Facturación, Estado de Cuenta, Entradas, Alquileres, Certificados, Becas. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Facturación

Aquí decides quién recibe las facturas y a qué dirección llegan. El correo de facturación se toma del contacto de facturación, así que solo cámbialo si las facturas deben ir a otro buzón, por ejemplo el correo del trabajo de un padre. Completa la dirección y el documento fiscal si tus facturas los exigen y pulsa Save Changes antes de salir de la pestaña. Marca la cuenta como incobrable solo cuando ya no esperes cobrar la deuda, porque la calificación del pagador cambia para todo el staff.

Estado de Cuenta

El libro de movimientos muestra cada factura, pago, nota de crédito y reembolso de la cuenta, con el saldo después de cada línea. Usa los botones sobre la tabla para cobrar un cargo puntual, registrar un pago recibido en recepción o emitir un crédito o reembolso, y así el saldo siempre refleja lo real. Si aparece una fecha en rojo en Debt since, hay algo sin pagar: revisa la columna Pending para ver qué factura sigue abierta. Los movimientos anulados solo aparecen si activas Include voided.

Entradas

Aquí aparecen todas las entradas de eventos que compró esta familia, con su código, la fecha del evento, la zona o asiento y su estado. Es el primer lugar donde mirar cuando un padre no encuentra su entrada o pregunta si la compra se completó. Cada entrada también genera una factura en la pestaña Ledger, así que una entrada sin pagar se verá allí como saldo pendiente.

Alquileres

Aquí controlas los instrumentos, vestuarios u otro material que la familia ha pedido prestado o alquilado a tu academia. Pulsa Add rental para registrar qué se llevaron, para qué alumno y cuándo deben devolverlo. La etiqueta Overdue indica que ya pasó la fecha de devolución, así que haz seguimiento antes de que otro alumno lo necesite.

Certificados

Aquí se listan los certificados emitidos a los alumnos de esta familia, como finalización de curso o resultados de exámenes. Úsalo para reenviar un certificado cuando un padre pierde el original. Si la lista está vacía, todavía no se ha emitido ninguno para los alumnos de la cuenta.

Becas

Aquí llegan las solicitudes de beca o ayuda económica de esta familia, con su estado. Fíjate en la fecha Reply by: si está en rojo, la familia espera respuesta, así que abre la solicitud y apruébala o recházala. La columna Decided by indica qué persona del staff tomó la decisión, algo útil si la familia pregunta más adelante.

Documentos

Documentos de Alumnos

Lleva el control de declaraciones, autorizaciones, formularios médicos y cualquier papel firmado de un Alumno. Cada fila es una firma contra una versión de plantilla concreta - las versiones anteriores siguen valiendo; revisar la plantilla solo cambia lo que se envía a partir de ese momento.

Archivos adjuntos a la ficha de un Alumno: hojas de matrícula, informes médicos, autorizaciones de imagen, documentos de identidad. Súbelos aquí y se quedan con el Alumno en lugar de en el correo de alguien. Si tu configuración exige un documento antes de que un Alumno pueda empezar, aquí es donde lo buscará el personal.

Firmas de documentos

Documentos de Alumnos

Lleva el control de declaraciones, autorizaciones, formularios médicos y cualquier papel firmado de un Alumno. Cada fila es una firma contra una versión de plantilla concreta - las versiones anteriores siguen valiendo; revisar la plantilla solo cambia lo que se envía a partir de ese momento.

Abre cualquier fila de las listas de documentos de Alumnos, Profesores o personal y llegas aquí. La ficha muestra qué versión de la plantilla se envió, a quién, en qué punto está la firma y el archivo firmado cuando vuelve. Las versiones importan: una firma queda ligada a la versión vigente cuando se envió, así que revisar la plantilla más tarde cambia lo que se enviará después sin invalidar nada ya firmado.

Becas

Becas

Gestiona las solicitudes de ayuda económica de principio a fin. Ciclo: solicitud → decisión → llamada a la familia → descuento aplicado automáticamente. Las solicitudes pendientes y por comunicar aparecen en tu Bandeja de tareas.

Un descuento con nombre ligado a un Alumno y no a un precio. Crea la beca, asígnala, y la facturación la aplica sola a partir de ese momento. Usa esto en lugar de editar facturas sueltas, para que el motivo del importe reducido siga a la vista.

Crear un registro nuevo

Busca primero a la familia; el selector de alumno no se activa hasta que eliges una. Si dejas el alumno en blanco, la beca cubre a todos los alumnos activos de la cuenta; si fijas uno, sus hermanos siguen pagando el precio completo. La fecha de respuesta se pone sola a siete días de la solicitud, así que cámbiala por la fecha que el staff se comprometió a cumplir. Adjunta aquí el formulario de la familia y usa las notas internas para el contexto privado, que la familia nunca ve.

Dentro de un registro

Aquí decides la solicitud con Aprobar o Rechazar, y luego sigues la línea de tiempo mientras avanza hacia la llamada a la familia y la aplicación del descuento. Si la fecha de respuesta aparece en rojo, el plazo ya llegó o venció, así que atiende esas primero. Mientras no decidas, la solicitud sigue en tu bandeja de Tareas. Usa Editar para corregir fechas o notas, y mejor desactívala con el interruptor Inactivo que eliminarla si quieres conservar el historial.

Bajas Programadas

Bajas programadas

Bajas con fecha futura en curso. Cuando una familia notifica un día de salida, márcala aquí para que el cupo de hoy siga ocupado (siguen en la lista, siguen contando en MaxStudents) pero quede señalado como "libera el día X" para que Inscripciones lo venda.

Alumnos con baja programada, con la fecha en que se van. Como la baja está programada y no es inmediata, mantienen su plaza y se les sigue facturando hasta que llega la fecha, y tú tienes una lista de quién está de salida mientras aún hay tiempo de que cambie de idea.

Ex-Alumnos

¿Qué es la vista de Ex-alumnos?

Una lista de entrevistas de salida - cada Alumno marcado como Inactivo con fecha de baja aparece aquí para que el staff capture las palabras textuales de la familia. Cerrar el ciclo en cada baja es lo que permite detectar patrones de churn antes de que se extiendan.

Todos los que se han ido. Separados de los Activos para que tus cifras sean honestas, y conservados en lugar de borrados para que el historial, los pagos y el motivo de la baja sigan ahí si vuelven.

Mensajes Masivos

¿Qué son las Comunicaciones masivas?

Envía un mismo mensaje - Email, SMS o WhatsApp - a un grupo de Cuentas (filtrado por Sede, Curso o Grupo), Profesores (filtrado por Sede o Grupo que enseñan) o Staff (filtrado por rol). Eliges canales, escribes asunto y cuerpo, y lo envías ahora o lo programas para más adelante. Las reglas recurrentes (diaria, semanal, mensual) se siguen disparando solas - útiles para el recordatorio de revisión de nómina a fin de mes, el boletín mensual o la verificación semanal de asistencia. Cada envío muestra quién recibió qué por qué canal y qué destinatarios no tenían datos de contacto.

Un mensaje a muchos Alumnos o Familias a la vez. Elige el público, escribe una vez y envía por el canal que usa cada destinatario. Lo mejor para avisos que de verdad valen para todo un grupo, como un cambio de fechas o un cierre.

Crear un registro nuevo

Elige primero a quién va dirigido el mensaje y marca sedes, cursos o clases para acotar la lista. Antes de redactar, revisa el contador de destinatarios: muestra cuántos tienen email y cuántos tienen teléfono, y si vas a enviar por SMS o WhatsApp con pocos teléfonos registrados, parte de las familias no lo recibirá. Para avisar de un cierre de la academia, usa Tiene clase en estas fechas y así solo escriben a quienes tienen clase ese día. Al final elige los canales y decide si se envía ya, en una fecha concreta o de forma recurrente.

Encuestas

¿Qué es una encuesta?

Una campaña de feedback reutilizable. Elige el público, el canal (llamada o link a un formulario externo) y la frecuencia, y el sistema la dispara por cada miembro del público. Cada workspace nace con tres encuestas: feedback de adaptación al mes, entrevista de salida y NPS trimestral para alumnos con +90 días. El admin puede renombrar, cambiar canal o desactivar cualquiera.

Feedback estructurado en lugar de mensajes sueltos. Envía una encuesta a un grupo y recoge las respuestas contra la ficha del Alumno, para que un patrón de insatisfacción aparezca junto a la asistencia y el historial de pagos y no en otra herramienta.

Crear un registro nuevo

Ponle un nombre que el staff reconozca y elige bien el Tipo: Genérico, NPS o Entrevista de salida define qué se pregunta al completar cada respuesta. Selecciona primero la cohorte en Audiencia y después acota con Curso si hace falta. Con Llamada telefónica se crea una tarea por persona, mientras que un enlace externo envía el formulario por email o WhatsApp. Para encuestas de cohorte, como la de adaptación al primer mes, usa recurrencia Diaria; la opción Única se lanza una sola vez en la fecha indicada, y recuerda que la Descripción la ve el destinatario en el portal.

Dentro de un registro

Desde aquí ajustas una encuesta existente, incluidas las tres que vienen creadas, y guardas los cambios. En Acciones de ejecución ves cómo va la última tanda: los contactos sin respuesta se reintentan solos y Ver respuestas abre cada resultado. Ejecutar ahora la lanza al momento aunque esté deshabilitada, porque apagarla solo detiene el envío diario automático. Si quieres pausar una encuesta predeterminada, desactívala en lugar de borrarla para no perder su historial.