Un Alumno es la persona que asiste. Una Familia es a quien se factura. Mantenerlos separados es lo que te permite cobrar una sola vez a un hogar por tres hijos en seis Grupos, y escribir a un padre sin rebuscar en la ficha de cada hijo.
Alumnos
¿Quiénes son tus Alumnos?
Los Alumnos son las personas que asisten a Grupos en tu Academia de Música. Cada Alumno puede estar inscrito en múltiples Grupos, tiene tu Nivel por Curso, y puede estar vinculado a uno o más Integrantes que administran su Familia. Los Alumnos también pueden estar asociados a Familia que determina quién paga por su inscripción. Si estás empezando, agrega algunos Alumnos y luego inscríbelos en Grupos.
La pantalla Alumnos en alinaflow
La lista abre filtrada por Activo. Cambia el desplegable a Prospecto, Prueba o Exalumno para ver el resto. Usa Campos para elegir qué columnas ves, y busca por nombre, correo o teléfono. Haz clic en cualquier Alumno para abrir su ficha completa. El teléfono y el correo de cada fila enlazan directamente con la bandeja de entrada, así que puedes escribir a una Familia sin salir de la lista.
Dentro de un registro
Un registro abierto
El registro se organiza en pestañas: Salud, Créditos de recuperación, Habilidades, Entradas, Alquileres, Evaluaciones, Certificados, Documents, Becas. Cada una muestra solo los datos de este registro.
Salud
Pestaña Salud
Créditos de recuperación
Pestaña Créditos de recuperación
Habilidades
Pestaña Habilidades
Entradas
Pestaña Entradas
Alquileres
Pestaña Alquileres
Evaluaciones
Pestaña Evaluaciones
Certificados
Pestaña Certificados
Documents
Archivos guardados contra este Alumno: hojas de matrícula, informes médicos, autorizaciones de imagen, documentos de identidad. Súbelos aquí en lugar de dejarlos en un correo.
Pestaña Documents
Becas
Pestaña Becas
Campos principales
Nivel - El nivel de habilidad actual de tu Alumno para tu Curso dado. Se registra por Curso.
Integrante - La persona responsable de tu Alumno (padre, tutor, patrocinador, o el propio Alumno si es adulto).
Familia - Qué Familia se factura por la inscripción de tu Alumno.
Estado - 'Activo' significa inscrito actualmente. 'Inactivo' significa pausado o graduado. Solo los Alumnos vigentes cuentan para el límite de tu plan.
Familias
¿Qué es Familia?
Cada registro de Familia es el centro de facturación para uno o más Alumnos - es decir, quién paga y quién es responsable. Los adultos que pagan por sí mismos se gestionan desde su perfil de Alumno. Esta sección muestra Familias donde alguien más paga por los Alumnos: familias, empresas o patrocinadores. Cada Familia tiene Integrantes (padres, tutores, contactos de emergencia, autorizados para recoger), un saldo y un historial de pagos. Al registrar tu Alumno, se vincula a Familia existente o se crea uno nuevo.
La pantalla Familias en alinaflow
La Familia es la unidad de facturación. Ábrela para ver todos los Alumnos que dependen de ella, un único saldo y los contactos a los que se puede escribir. Saldo pendiente y Calificación de pago son las dos columnas que merece la pena mirar: la primera es lo que se debe ahora mismo, la segunda es con qué fiabilidad ha pagado este hogar hasta ahora.
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Formulario de creación
Dentro de un registro
Un registro abierto
El registro se organiza en pestañas: Facturación, Estado de Cuenta, Entradas, Alquileres, Certificados, Becas. Cada una muestra solo los datos de este registro.
Facturación
Pestaña Facturación
Estado de Cuenta
Pestaña Estado de Cuenta
Entradas
Pestaña Entradas
Alquileres
Pestaña Alquileres
Certificados
Pestaña Certificados
Becas
Pestaña Becas
Campos principales
Nombre - Cómo aparece tu Familia en listas y facturas. Para familias, típicamente el apellido (ej., 'Familia García'). Para empresas, el nombre de la empresa.
Integrantes - Las personas en tu Familia: padres, tutores, contactos de emergencia, personas autorizadas para recoger. Cada uno puede tener acceso al portal para ver horarios, seguir el progreso y hacer pagos.
Saldo Pendiente - Cuánto adeuda actualmente tu Familia. Positivo = debe dinero. Se actualiza automáticamente cuando se crean facturas o se reciben pagos.
Calificación de Pago - Un puntaje de confiabilidad (Excelente, Bueno, Regular, Malo) para evaluar el comportamiento de pago de un vistazo. Ayuda a identificar Familias que necesitan seguimiento.
Estado - 'Activo': todo en orden, Alumnos inscritos. 'Suspendido': los Alumnos conservan sus lugares en los Grupos pero no pueden asistir (ej., deuda impaga). 'Dar de Baja': retira permanentemente a todos los Alumnos de los Grupos - no se puede deshacer.
Documentos
Documentos de Alumnos
Lleva el control de declaraciones, autorizaciones, formularios médicos y cualquier papel firmado de un Alumno. Cada fila es una firma contra una versión de plantilla concreta - las versiones anteriores siguen valiendo; revisar la plantilla solo cambia lo que se envía a partir de ese momento.
La pantalla Documentos en alinaflow
Archivos adjuntos a la ficha de un Alumno: hojas de matrícula, informes médicos, autorizaciones de imagen, documentos de identidad. Súbelos aquí y se quedan con el Alumno en lugar de en el correo de alguien. Si tu configuración exige un documento antes de que un Alumno pueda empezar, aquí es donde lo buscará el personal.
Campos principales
Versión - Cada fila guarda la versión de la plantilla firmada. Revisar una plantilla nunca invalida firmas previas.
Integración con Tareas - Las firmas pendientes y enviadas aparecen en tu bandeja para que no se olviden.
Bloqueo al alta - Las plantillas marcadas como 'obligatorias al alta' bloquean el crear-Alumno hasta que cada fila se envíe, se marque en papel o se omita con motivo.
DocuSign - Conéctalo en Integraciones para enviar documentos a firmar con un clic; los webhooks actualizan el estado aquí.
Flujo Manual - Sin proveedor, sube los PDFs firmados a mano y marca la fila como En papel para registrar la firma.
Firmas de documentos
Documentos de Alumnos
Lleva el control de declaraciones, autorizaciones, formularios médicos y cualquier papel firmado de un Alumno. Cada fila es una firma contra una versión de plantilla concreta - las versiones anteriores siguen valiendo; revisar la plantilla solo cambia lo que se envía a partir de ese momento.
La pantalla Firmas de documentos en alinaflow
Abre cualquier fila de las listas de documentos de Alumnos, Profesores o personal y llegas aquí. La ficha muestra qué versión de la plantilla se envió, a quién, en qué punto está la firma y el archivo firmado cuando vuelve. Las versiones importan: una firma queda ligada a la versión vigente cuando se envió, así que revisar la plantilla más tarde cambia lo que se enviará después sin invalidar nada ya firmado.
Dentro de un registro
Un registro abierto
Campos principales
Versión - Cada fila guarda la versión de la plantilla firmada. Revisar una plantilla nunca invalida firmas previas.
Integración con Tareas - Las firmas pendientes y enviadas aparecen en tu bandeja para que no se olviden.
Bloqueo al alta - Las plantillas marcadas como 'obligatorias al alta' bloquean el crear-Alumno hasta que cada fila se envíe, se marque en papel o se omita con motivo.
DocuSign - Conéctalo en Integraciones para enviar documentos a firmar con un clic; los webhooks actualizan el estado aquí.
Flujo Manual - Sin proveedor, sube los PDFs firmados a mano y marca la fila como En papel para registrar la firma.
Becas
Becas
Gestiona las solicitudes de ayuda económica de principio a fin. Ciclo: solicitud → decisión → llamada a la familia → descuento aplicado automáticamente. Las solicitudes pendientes y por comunicar aparecen en tu Bandeja de tareas.
La pantalla Becas en alinaflow
Un descuento con nombre ligado a un Alumno y no a un precio. Crea la beca, asígnala, y la facturación la aplica sola a partir de ese momento. Usa esto en lugar de editar facturas sueltas, para que el motivo del importe reducido siga a la vista.
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Formulario de creación
Dentro de un registro
Un registro abierto
Campos principales
Sin notificaciones automáticas - tema sensible. El staff debe llamar a la familia antes de marcar el resultado como comunicado.
Al Aprobar + Comunicar, alinaflow crea automáticamente un Descuento en la Familia para que las facturas futuras respeten el % y las exenciones. Reabrir lo revoca.
Las becas pendientes y por comunicar aparecen en la Bandeja de tareas para que no se olviden.
Funciona tanto para Familias en estado Lead como para Familias ya activas - se admite la ayuda retroactiva.
Bajas Programadas
Bajas programadas
Bajas con fecha futura en curso. Cuando una familia notifica un día de salida, márcala aquí para que el cupo de hoy siga ocupado (siguen en la lista, siguen contando en MaxStudents) pero quede señalado como "libera el día X" para que Inscripciones lo venda.
La pantalla Bajas Programadas en alinaflow
Alumnos con baja programada, con la fecha en que se van. Como la baja está programada y no es inmediata, mantienen su plaza y se les sigue facturando hasta que llega la fecha, y tú tienes una lista de quién está de salida mientras aún hay tiempo de que cambie de idea.
Campos principales
El alumno permanece Activo hasta que llega la fecha - una tarea diaria lo pasa a Inactivo ese día. Cancelar la baja programada revierte la marca, salvo que ya se haya vendido el cupo a un sucesor.
Cada cupo que se libera se vende UNA SOLA vez. Al vender el cupo futuro, la nueva matrícula queda atada al predecesor como sucesora; la capacidad se mantiene correcta porque el predecesor cuenta hoy y el sucesor cuenta a partir de la fecha.
Si la familia decide irse de inmediato, usa Dar de baja ya - es el flujo estándar (el cupo de hoy queda libre al instante).
Ex-Alumnos
¿Qué es la vista de Ex-alumnos?
Una lista de entrevistas de salida - cada Alumno marcado como Inactivo con fecha de baja aparece aquí para que el staff capture las palabras textuales de la familia. Cerrar el ciclo en cada baja es lo que permite detectar patrones de churn antes de que se extiendan.
La pantalla Ex-Alumnos en alinaflow
Todos los que se han ido. Separados de los Activos para que tus cifras sean honestas, y conservados en lugar de borrados para que el historial, los pagos y el motivo de la baja sigan ahí si vuelven.
Campos principales
Quién aparece: un Alumno con estado Inactivo y fecha de baja registrada. Los registros simplemente Inactivos (en pausa) NO aparecen aquí.
Switch "feedback pendiente" - filtra los casos sin entrevista o sin cita capturada. Trátalo como una bandeja diaria/semanal por limpiar.
Haz clic en cualquier fila para abrir el modal de feedback - fecha de baja, motivo (de tu lista de Motivos de Baja) y las palabras textuales de la familia. No se envían correos automáticos.
Cada fila trae saldo, edad, tiempo de permanencia, motivo de baja, quién enseñó y a qué grupos asistió - contexto suficiente para entender cada cita sin salir de la página.
Mensajes Masivos
¿Qué son las Comunicaciones masivas?
Envía un mismo mensaje - Email, SMS o WhatsApp - a un grupo de Cuentas (filtrado por Sede, Curso o Grupo), Profesores (filtrado por Sede o Grupo que enseñan) o Staff (filtrado por rol). Eliges canales, escribes asunto y cuerpo, y lo envías ahora o lo programas para más adelante. Las reglas recurrentes (diaria, semanal, mensual) se siguen disparando solas - útiles para el recordatorio de revisión de nómina a fin de mes, el boletín mensual o la verificación semanal de asistencia. Cada envío muestra quién recibió qué por qué canal y qué destinatarios no tenían datos de contacto.
La pantalla Mensajes Masivos en alinaflow
Un mensaje a muchos Alumnos o Familias a la vez. Elige el público, escribe una vez y envía por el canal que usa cada destinatario. Lo mejor para avisos que de verdad valen para todo un grupo, como un cambio de fechas o un cierre.
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Encuestas
¿Qué es una encuesta?
Una campaña de feedback reutilizable. Elige el público, el canal (llamada o link a un formulario externo) y la frecuencia, y el sistema la dispara por cada miembro del público. Cada workspace nace con tres encuestas: feedback de adaptación al mes, entrevista de salida y NPS trimestral para alumnos con +90 días. El admin puede renombrar, cambiar canal o desactivar cualquiera.
La pantalla Encuestas en alinaflow
Feedback estructurado en lugar de mensajes sueltos. Envía una encuesta a un grupo y recoge las respuestas contra la ficha del Alumno, para que un patrón de insatisfacción aparezca junto a la asistencia y el historial de pagos y no en otra herramienta.
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Un registro abierto
Campos principales
Genérica = comentarios libres + calificación opcional + categoría. NPS = puntaje 0-10 obligatorio con categoría Promotor/Pasivo/Detractor automática. Entrevista de salida = escribe en los campos de salida del Alumno, manteniendo Ex-alumnos como única fuente de verdad. La entrevista de salida fija el público a ex-Alumnos sin feedback porque es el único caso donde tiene sentido.
El público se elige por preset (cubren lo que las academias suelen correr). Los filtros opcionales de Sede y Curso lo acotan más. El armador de filtros completo llega cuando se estabilice la próxima función de Comunicaciones masivas.
Llamada genera una tarea por respuesta - el staff llama y registra el resultado. Link ENVÍA AUTOMÁTICAMENTE la URL del formulario por email + SMS + WhatsApp (según los toggles por canal del workspace en Admin → Notificaciones). El envío automático sucede tanto al hacer Ejecutar ahora como cuando el barrido diario dispara la encuesta - sin paso manual. Las respuestas Genéricas y NPS por link se autocompletan al enviar (todavía no leemos las respuestas del formulario hasta que llegue el ingestor por webhook). Las entrevistas de salida por link quedan en Pendiente para que el staff transcriba el motivo y el feedback al registro del Alumno - la encuesta sigue siendo autoservicio para la familia, pero la escritura la hace el staff.
Diaria dispara todos los días; úsala con públicos como entrevista de salida o adaptación al mes (el dispatcher deduplica por sujeto, así nadie se vuelve a encolar). Única dispara una vez en la fecha indicada. Mensual dispara en el día 1-28. Trimestral dispara en el día 1-28 cada enero / abril / julio / octubre. Usa Ejecutar ahora para disparar manualmente sin esperar.
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