Portal de Familias

Cómo configurar el Portal de Familias

No hay nada que montar: el Portal de una familia está listo en cuanto tiene acceso, y lo consigue de dos maneras. Reserva en el Portal de Inscripciones, y el acceso llega con la reserva, o se lo activas tú: abre la Familia, haz clic en el contacto y pulsa Activar acceso al portal. El acceso es por contacto, así que cada madre, padre o tutor entra con su propio correo, siempre con un código y nunca con contraseña. Acceso de las familias e inicio de sesión explica la invitación, cómo reenviarla y qué hacer si no llega.

Todo lo que ve una familia sale de las fichas que tu staff ya lleva: los Grupos y las Clases de sus Alumnos, las facturas y los pagos de Facturación, los documentos que envías a firmar y los créditos de recuperación que han ganado. Por eso el Portal de Familias nunca se actualiza a mano y nunca contradice lo que ve tu staff. Lo que sí decides es el aspecto, que sale de tu marca en Portal Studio, y qué mensajes salen y por qué canales, en Admin, Notificaciones.

Para comprobar lo que ve una familia, un Admin puede abrir el Portal como ella: Ver Portal como, junto a Acceso al portal en el contacto, o Como un familiar en Vista previa de Portal Studio. Se abre en una pestaña aparte durante 30 minutos, y todo lo que cambies ahí queda registrado a tu nombre.

alinaflow tiene cuatro portales, cada uno para un lector distinto. El Portal de Inscripciones es tu tienda en línea pública, para quien todavía no estudia contigo. El Portal de Familias es donde inician sesión las familias de tu academia. El Portal de Profesores es donde tus Profesores organizan su día. El Portal de Desarrolladores sirve para conectar otro software y agentes de IA con tu academia. Los tres primeros comparten un mismo enlace: un visitante ve tu tienda, y una familia o un Profesor que inicia sesión ve su propio Portal.

Inicio, horario y progreso

Una familia con sesión iniciada llega a Inicio, la página que le abre el enlace del Portal. Muestra sus próximas Clases de hoy y de mañana, el saldo pendiente con sus facturas pendientes y Ver y pagar, una lista de Pendientes con lo que la espera, como un documento por firmar, y Tus Alumnos. Horarios lista día a día cada Clase próxima de todos los Alumnos de la cuenta, con un botón para unirse cuando la Clase es online. Progreso lista los Alumnos, y cada uno abre su propia página: Grupos actuales y pasados, próximas Clases, asistencia con la nota del Profesor y la tarea, su nivel y sus habilidades, resultados de evaluaciones, certificados para descargar en PDF y créditos de recuperación. Registro reúne los formularios de onboarding que le asignes; cuando una plantilla se asigna al dar acceso al Portal, una familia nueva la completa antes de que se abra nada más. En el móvil, Inicio, Horario, Reservar y Pagar están en una barra abajo, y todo lo demás en Más. Aquí nada se actualiza a mano: inscribe a un Alumno, pasa asistencia o emite una factura, y la familia lo ve.

Acceso de las familias e inicio de sesión

Las familias y los Profesores nunca tienen contraseña para el Portal. Inician sesión en https://tuacademia.alinaflow.com/portal/login con Envíame un código por correo: alinaflow les manda un código de 6 dígitos, que vale 15 minutos, y un enlace que inicia la sesión con un toque. Una familia consigue acceso al Portal de dos formas: reserva en el Portal, y el acceso llega con el pago, o se lo das tú. Para eso, abre la Familia, haz clic en el contacto y, en Acceso al portal, pulsa Activar acceso al portal; los Profesores tienen el mismo botón en su ficha. Eso envía un correo de invitación con un enlace de acceso de un solo uso, y también un SMS o un WhatsApp cuando esos canales están activados para la invitación al Portal en Admin, Notificaciones. El enlace de invitación vale una vez, durante 7 días. Si activaste el acceso al portal pero a la familia nunca le llegó el correo, revisa primero el correo del contacto por si tiene una errata, porque ahí fue la invitación. Después pulsa Reenviar invitación, que aparece junto a Acceso al portal mientras el contacto figure como Invitado, es decir, invitado pero sin haber entrado todavía. Si la invitación no se pudo entregar, alinaflow lo avisa y ofrece Copiar enlace de invitación para que se lo mandes tú. Y pase lo que pase con la invitación, la familia siempre puede ir al enlace del Portal, elegir Iniciar sesión, escribir su correo y pedir un código nuevo; si ese correo tiene acceso al Portal, el código llega por correo, así que pídeles que miren también en la carpeta de spam. Un enlace caducado o ya usado ofrece Envíame un código nuevo. Si un programa de onboarding está configurado para asignarse automáticamente cuando alguien recibe acceso al Portal, la familia va a su onboarding la primera vez que entra y lo termina antes de que se abra nada más del Portal.

Mensajes y avisos

Las familias no se pierden lo que les envías. Cada mensaje que mandas a una familia, desde un recordatorio de factura hasta un aviso de Clase cancelada o un comunicado general, también aparece en su Portal, detrás de la campana de arriba, aunque haya desactivado el correo, los SMS y WhatsApp. La campana cuenta lo que está sin leer, la lista va de lo más nuevo a lo más antiguo, agrupada en Hoy y Ayer, y Marcar todo como leído la deja al día. Las notas de los Profesores llegan igual: cuando un Profesor termina una Clase, la nota para la familia y la tarea aparecen en la página del Alumno en el Portal. Tú decides qué mensajes salen y por qué canales en Admin, Notificaciones, y cada persona elige entre los canales que ofreces en sus propias Preferencias de notificación.

Facturas y pagos de las familias

Las familias ven y pagan lo que deben desde el Portal, sin llamar a recepción. Facturas lista todas las facturas de la Familia; al abrir una ven los conceptos, el descuento y los impuestos si los hay, lo pagado y el saldo pendiente, con Pagar para saldarla online y Descargar PDF para guardarla. Pagos lista lo que han pagado, y cada pago se abre como un recibo con el importe, la fecha, el método y las facturas a las que se aplicó, con Descargar recibo. Estado de cuenta es el extracto de la Familia: todas las facturas y pagos de un período (este mes, los últimos 3 meses, este año o las fechas que elijan) con el saldo después de cada movimiento, el saldo al inicio y al final, y el Saldo hoy, o A favor cuando van adelantados. Método de pago les deja guardar una tarjeta, cambiarla o quitarla, y activar el Pago automático para que la tarjeta guardada se cobre sola con cada factura nueva. Según cómo lo tengas configurado, activarlo también cobra lo que deben hoy o solo se aplica a las facturas nuevas, y la confirmación dice cuál antes de que acepten. Para guardar una tarjeta hace falta tener conectados los pagos con tarjeta online; mientras tanto pueden pagar cada factura desde su propia página. Los importes son los mismos que ve tu staff, así que el Portal de una Familia y su ficha en Familias nunca se contradicen.

Documentos y contratos de las familias

Las familias encuentran todos los contratos y formularios que les envías en Documentos, dentro del Portal. Por firmar muestra lo que les espera, con Firmar ahora, y cada tarjeta indica cuándo se envió y, si aplica, hasta cuándo es válido. Una vez firmado pasa a Firmados y cerrados, con la fecha, y Descargar copia firmada les da el archivo firmado siempre que lo necesiten, sin tener que pedírtelo. Un documento que decidiste firmar en papel lo indica, y lo recoges en recepción. El inicio del Portal también les recuerda cuándo tienen documentos por firmar. Los contratos que salen después de una reserva en el Portal se eligen en Portal Studio, Ajustes, en Contratos después de reservar, y cada firma, salga del Portal o de la app, queda en los mismos registros de documentos que ya usa tu staff.

Reservas, recuperaciones y clases individuales

Las familias con sesión iniciada reservan desde el mismo catálogo que ven los visitantes. Reservar en línea lo abre, o Reservar en la barra del móvil, y la reserva salta directamente a elegir para qué Alumno es. Clases individuales muestra solo tus ofertas de citas, con las reservas de la propia familia arriba, así que la próxima Clase individual está a un par de toques. Créditos de recuperación lista los créditos que ha ganado un Alumno, por una falta o por una Clase que cancelaste, cada uno con su fecha de Úsalo antes del y su estado: Disponible, Usado, Vencido o Reembolsado. Canjear muestra las Clases en las que se puede usar ese crédito, marca las que dicen Lleno, y al elegir una se reserva la recuperación; la página de cada Alumno también ofrece Reservar una recuperación. Qué Clases valen y cuánto dura un crédito lo deciden tus reglas de recuperación. Reservas de Salón permite a una familia pedir un salón para practicar: elige el Alumno, el Salón, la fecha, la hora de inicio y la duración, y la solicitud espera a que tu staff la apruebe. Alquileres lista lo que tiene prestado por ti, activo y devuelto, y Entradas guarda sus entradas para tus shows y eventos, cada una con un código QR para enseñar en la puerta.

Solicitudes de licencia

Una licencia permite que un Alumno siga inscrito y conserve su plaza mientras está fuera un tiempo, por un viaje largo o una lesión. Las familias la piden ellas mismas: en el Portal eligen Solicitar licencia, el Alumno, las fechas de inicio y fin y, si quieren, un motivo, y pulsan Enviar solicitud. Tus solicitudes muestra cada una y en qué punto está (Esperando aprobación, Aprobada, No aprobada o Retirada), y una solicitud que sigue esperando se puede retirar. Si pones un límite anual, el formulario también muestra cuántos meses de licencia le quedan a ese Alumno este año. Por tu lado, cada solicitud crea una tarea y aparece también en la ficha del Alumno, donde la apruebas o la rechazas; al rechazarla puedes dejar una nota para la familia. La familia recibe el aviso en los dos casos, y una licencia aprobada aparece en su horario del Portal como De licencia. Una solicitud que superaría el límite anual lo avisa, y Aprobar de todos modos te deja permitirla a propósito; queda marcada como Por encima del límite anual. El staff también puede programar una licencia directamente desde la ficha del Alumno. Lo que paga un Alumno durante la licencia se define una vez en Admin, Tus reglas de negocio, Ciclo de vida, en Licencia aprobada: precio completo, un porcentaje del precio, un monto fijo por período de facturación (nunca más que el precio normal) o gratis, en cuyo caso la factura se emite igual, en 0. El precio de licencia se aplica a las facturas generadas después de aprobar la licencia, nunca a las ya emitidas, y los descuentos se aplican luego sobre el precio reducido. Cada línea con precio de licencia lleva una nota con las fechas de la licencia, para que la familia vea el porqué. Para una licencia que cubre solo parte de un período eliges una de tres reglas: Proporcional, como la mensualidad (solo los días o Clases de licencia llevan el precio de licencia, medidos como esté configurado el prorrateo de tus mensualidades), Solo períodos completos, o Cualquier día de licencia (basta un día para todo el período). Máximo de meses de licencia por año limita la licencia por Alumno y año calendario; déjalo vacío para no poner límite. Los packs y las Clases puntuales no se ven afectados por el precio de licencia.

Galería de fotos y vídeos

Galería es donde las familias ven las fotos y los vídeos que tus Profesores comparten de sus Clases y shows, primero lo más reciente. El Profesor los añade en la pantalla de la Clase, en el Portal de los profesores, y elige quién puede ver cada uno: Familias o Solo administración. Solo los marcados para las familias llegan a la Galería. Una familia con más de un Alumno puede usar Ver fotos de para ver un hijo cada vez, o Todos. Los Profesores también tienen Galería, con lo que compartieron de las Clases y shows que dan.

Materiales de estudio en el Portal

Materiales de estudio, en el Portal, muestra a las familias los archivos que compartes para los Cursos que hacen sus Alumnos: partituras, fichas, lecturas, vídeos de práctica. Cada familia solo ve los materiales de los Cursos de sus propios Alumnos, y Ver materiales de lo reduce a un Alumno. Las familias abren o descargan los archivos ahí mismo. Tú añades y ordenas los materiales en Materiales de Estudio, en la app, por Curso y, si quieres, por Nivel. Un material guardado sin archivo muestra Todavía no hay archivos, así que adjunta el archivo antes de avisar a las familias.

Datos de la familia

Mi información es donde una familia mantiene al día sus propios datos, para que tus registros estén bien sin que nadie los vuelva a escribir. Pueden editar la dirección del hogar y los teléfonos y correos de las personas de su Familia. Cada persona que entra al Portal es dueña de sus propios datos de acceso: su correo es con lo que inicia sesión, así que lo cambia tu staff, no ella, y cualquier otra persona de la Familia con acceso propio al Portal mantiene sus propios datos. Cuando se cambia un teléfono, alinaflow envía un aviso de seguridad, para que la persona sepa si el cambio lo hizo otro. Los Profesores también tienen Mis datos, para su foto y sus datos.

Preferencias de notificación

Cada persona con acceso al Portal elige cómo la contactas: correo, mensaje de texto (SMS) o WhatsApp, en Notificaciones dentro del Portal. Tiene que dejar al menos una vía activa. SMS y WhatsApp necesitan un teléfono, así que a quien no tiene se le escribe por correo hasta que lo añada en Mi información. Algunas cosas llegan siempre, elija lo que elija: los códigos para iniciar sesión y las invitaciones al Portal. Y los mensajes que más importan, facturas, contratos por firmar, reservas y decisiones sobre licencias, siempre le llegan por al menos un canal, así que nadie se pierde una factura por haberlo desactivado todo. Tú sigues decidiendo qué mensajes salen y por qué canales en Admin, Notificaciones; cada persona elige entre los canales que ofreces.