Cómo una persona se convierte en Alumno. Algunos llegan listos para matricularse, otros necesitan antes una prueba o una nivelación, y otros reservan plaza mientras deciden. Cada uno de esos es un estado distinto aquí, así que un quizá nunca se cuenta como un sí.
Inscripciones
¿Qué es una inscripción?
Una inscripción vincula a tu Alumno con tu Grupo, registrando cuándo se unió, en qué Nivel está y cómo se factura. Usa este asistente para elegir si viene de preinscripción o es nuevo, seleccionar o crear tu Familia que paga, asignar uno o más Grupos y aplicar un código promocional si corresponde. Al guardar, tu Alumno aparece en la lista de tu Grupo y la facturación arranca en la fecha que indiques.
La pantalla Inscripciones en alinaflow
El flujo principal de inscripción: eliges el Alumno, eliges el Grupo, y el sistema aplica el precio, crea el cargo y ocupa la plaza. Comprueba aforo y requisitos sobre la marcha, así que no puedes meter sin querer a un Alumno en un Grupo lleno o en uno para el que no está preparado.
Campos principales
Alumno - A quién estás inscribiendo.
Grupo - A qué Grupo se suma. Puedes elegir más de una en una sola inscripción.
Familia - Quién paga esta inscripción. Por defecto, tu Familia principal del Alumno.
Nivel - En qué nivel arranca tu Alumno en este Curso. Se registra por Curso.
Fecha de inicio - Cuándo se activa la inscripción. La facturación arranca desde esa fecha.
Pre-inscripciones
¿Qué es una inscripción?
Una inscripción vincula a tu Alumno con tu Grupo, registrando cuándo se unió, en qué Nivel está y cómo se factura. Usa este asistente para elegir si viene de preinscripción o es nuevo, seleccionar o crear tu Familia que paga, asignar uno o más Grupos y aplicar un código promocional si corresponde. Al guardar, tu Alumno aparece en la lista de tu Grupo y la facturación arranca en la fecha que indiques.
La pantalla Pre-inscripciones en alinaflow
Una plaza reservada para alguien que aún no se ha comprometido. El sitio queda apartado para que tus cifras de aforo sean honestas, pero no se emite factura hasta que se convierte. Úsalo para ese hueco entre que una Familia dice que sí en principio y paga de verdad.
Campos principales
Alumno - A quién estás inscribiendo.
Grupo - A qué Grupo se suma. Puedes elegir más de una en una sola inscripción.
Familia - Quién paga esta inscripción. Por defecto, tu Familia principal del Alumno.
Nivel - En qué nivel arranca tu Alumno en este Curso. Se registra por Curso.
Fecha de inicio - Cuándo se activa la inscripción. La facturación arranca desde esa fecha.
Pruebas de Nivel
Nivelaciones
Pipeline de próximas sesiones de evaluación - horarios semanales recurrentes y sesiones puntuales donde un profesor evalúa a Alumnos interesados. Gratis para el Alumno; el profesor cobra como en cualquier clase. Haz clic en una sesión para abrir el panel de asistentes y registrar el resultado (comentarios + Nivel sugerido).
La pantalla Pruebas de Nivel en alinaflow
Una prueba previa a la matrícula que decide en qué Nivel entra un Alumno nuevo. Registrar el resultado aquí lo deja en la ficha del Alumno y no en un correo, para que quien lo matricule pueda verlo.
Campos principales
Sesiones recurrentes: una sola Clase con IsPlacementTest + Format=Weekly y una ClassSchedule que genera una clase semanal. Puntuales: una sola fecha, creadas inline desde un Lead en CRM.
Después de la sesión, el staff registra comentarios libres (lo que el profesor observó) y un Nivel sugerido. Ambos campos quedan en la inscripción de la nivelación y se aprovechan cuando el lead finalmente se inscribe.
Si no se registra el resultado en 5 días, el sistema crea automáticamente una Tarea en la bandeja para que no se pase por alto. Sube a prioridad alta a los 14 días.
Clases de Prueba
Próximas Clases de prueba
Pipeline de clases de prueba - cada Alumno con una matrícula en estado Trial cuya fecha aún no llegó. Programa nuevas desde la fila de un Lead en Familias; aparecen aquí ordenadas por fecha.
La pantalla Clases de Prueba en alinaflow
Una sesión suelta para quien está decidiendo si apuntarse. Se sigue aparte de las inscripciones reales para que tu recuento de Alumnos sea honesto, y se enlaza con el contacto para que el seguimiento tras la prueba sea automático y no algo que haya que recordar.
Campos principales
Qué es una prueba: una matrícula con estado Trial y FirstClassDate futura. Cuando la fecha pasa, la fila desaparece de esta lista - convierte la prueba a Activa o pasa al alumno a Ex-alumnos según el resultado.
Las pruebas pueden correr en un Grupo existente o en un Grupo suelto creado al vuelo por Programar Prueba. El listado marca las filas sueltas para que el staff sepa cuáles son a medida.
El estado del alumno revela conversiones antes de que llegue la fecha - un alumno que pasa a Activo antes de la fecha de prueba es una conversión rápida que puedes destacar con la familia.
Tarjetas Regalo
Tarjetas de regalo
Vende tarjetas con saldo que la Familia puede usar en cualquier factura futura. La factura de venta queda exenta de impuestos; el impuesto y los ingresos se reconocen al canjearla contra una factura normal.
La pantalla Tarjetas Regalo en alinaflow
Saldo prepagado que compra una persona y gasta otra, contra cuotas o tarifas. El saldo vive en la tarjeta y se canjea al facturar, así que se comporta como dinero y no como un descuento.
Crear un registro nuevo
Formulario de creación
Dentro de un registro
Un registro abierto
Campos principales
El comprador paga la tarjeta; el destinatario es la Familia que recibe el saldo. La mayoría de las veces son la misma - el padre/madre comprando para su propia familia. Activa un destinatario distinto cuando sea un regalo para otra cuenta.
Aparecen automáticamente como método de pago en el modal de nuevo pago Y en el asistente de inscripción, junto a los descuentos. La asignación es FIFO entre las facturas abiertas del destinatario - el staff no elige qué facturas se pagan.
El vencimiento por defecto es a los 12 meses desde la emisión (configurable por workspace). Puedes sobrescribirlo por tarjeta o marcar sin vencimiento. Una tarea diaria pasa a Expirada cualquier tarjeta Activa/Parcialmente canjeada vencida.
Solo Admin. El reembolso devuelve el saldo no canjeado al pago original del comprador, emite una nota de crédito sobre la factura de venta y marca la tarjeta como Reembolsada cuando el saldo llega a cero.
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