CRM

Inbox Omnicanal

Bandeja de Entrada Unificada

Tu centro de mensajes centralizado. Ve y responde todas las conversaciones con familias y contactos a traves de todos los canales (Email, SMS, WhatsApp y mas) desde un solo lugar. Usa los filtros para enfocarte en conversaciones abiertas, pendientes o asignadas. Las notas internas permiten que tu staff se comunique de forma privada sobre una conversacion sin que el contacto lo vea.

Un hilo por Familia y canal, cubriendo SMS, correo, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y chat web. Una Familia que escribe por SMS el lunes y por correo el jueves sigue siendo una conversación con un historial. La recepcionista IA responde desde esta misma bandeja, así que el relevo entre Alina y una persona es continuo y no un empezar de cero.

Notificaciones

¿Qué es el panel de Notificaciones?

Es la bandeja de salida - cada notificación programada para una familia, alumno o docente aparece aquí con una ventana de gracia antes de enviarse. Durante esa ventana (por defecto 60 minutos, configurable por tipo) el personal puede hacer clic en el tacho para cancelar un error, o en Reenviar para volver a armarla y enviarla. El envío real lo hace la tarea automatizada cada 10 minutos; esta página te da la auditoría y el botón de deshacer.

Cada mensaje que el sistema está a punto de enviar a una Familia, un Alumno o un Profesor espera aquí primero. Esa espera es deliberada y es la razón de ser de esta página: durante 60 minutos por defecto, una notificación queda Pendiente y se puede cancelar con el icono de papelera de su fila. Cancélala y la Familia nunca sabrá que existió. Esto es lo que hace seguro cancelar una Clase, corregir una factura o arreglar una errata en una ficha sin que salga un mensaje por ello: haz el trabajo, ven aquí y tira la notificación que generó, todo dentro de la ventana. La ventana se configura por tipo de notificación, así que un recordatorio de factura puede tener una más larga que un cambio de Clase. Cuando se cierra, la tarea automática de cada diez minutos envía el mensaje y la fila pasa a ser un registro en lugar de una decisión. Reenviar vuelve a componer el mensaje y lo manda otra vez, que es lo que quieres tras corregir los datos de origen.

Prospectos

¿Qué es el CRM?

El CRM (gestión de relaciones con clientes) es donde haces seguimiento a todas las personas interesadas en tu Academia de Música *antes* de inscribirse: los Leads. Un Lead es un posible Alumno o Familia del que has sabido pero que todavía no ha pagado nada. Cada Lead tiene un estado (Nuevo, Contactado, Prueba, Ganado, Perdido), un responsable del personal, una fuente (cómo te encontró) y el historial de cada interacción. Cuando un Lead se convierte, pasa a ser tu Familia y tu Alumno reales sin perder ningún dato. Usa la página de CRM para tu pipeline comercial, la Bandeja para conversaciones en vivo, los Segmentos para filtrar la base y las Secuencias para automatizar el seguimiento.

Consultas que todavía no se han convertido en Alumnos. Cada contacto lleva su origen, su etapa y su historial, así que puedes ver qué canales producen matrículas de verdad y no solo consultas. Perder un contacto pide un motivo, que es lo que hace útil el informe de pérdidas más adelante.

Segmentos

¿Qué son los Segmentos?

Un Segmento es un filtro guardado sobre tus contactos/Familias/Alumnos - por ejemplo, 'todos los Alumnos matriculados en Piano que llevan 3 semanas sin asistir a tu Clase', o 'todos los Familias con facturas vencidas'. Lo construyes una vez con el editor visual de filtros, lo guardas, y el segmento queda activo: a medida que aparecen registros que cumplen los criterios, entran en el segmento automáticamente. Usa los segmentos para alimentar Secuencias (enviar emails a todo el segmento), Comunicaciones masivas, prevención de abandono y reporting.

Una definición guardada de un grupo de personas, como todos los que hicieron prueba y no se matricularon, o todas las Familias con saldo de más de treinta días. Los segmentos son el público al que envían las campañas y las secuencias, y se mantienen al día solos en lugar de ser una lista que rehaces.

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Secuencias

¿Qué son las Secuencias?

Una Secuencia es un flujo automatizado de varios pasos que se ejecuta a lo largo del tiempo. Eliges un disparador ('Lead creado con fuente = Instagram', 'Alumno matriculado en un Curso', 'Clase de prueba asistida'), y luego añades pasos que se ejecutan según un calendario: enviar un email/WhatsApp, esperar N días, enviar otro, ramificar según si el destinatario contestó. Las Secuencias son la forma de automatizar el seguimiento sin tener que acordarte de a quién toca perseguir. Usos típicos: nutrir Leads fríos, dar la bienvenida a Alumnos recientes, recuperar antiguos Alumnos, drip post-prueba.

Seguimiento de varios pasos que se ejecuta solo. Una secuencia espera, envía, comprueba si la persona respondió y se bifurca según eso. Donde más sirve es justo después de una prueba y justo después de un primer impago, que son los dos momentos en los que el seguimiento manual se suele escapar.

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Campañas

¿Qué son las Campañas?

Una Campaña es una iniciativa de marketing con la que etiquetas Leads para medir cuánto negocio generó realmente cada campaña. ¿Lanzas una promo de Black Friday? Etiqueta cada Lead que llegue con la campaña 'BlackFriday2025'. Al final puedes preguntar: cuántos Leads, cuántos convirtieron, qué ingresos por Lead, qué ROI. Distinto de las Fuentes: una Fuente es *de dónde* viene el Lead (Instagram, Google); una Campaña es *qué iniciativa* lo atrajo (un anuncio concreto, un empujón de recomendaciones, una ventana de descuento).

Un envío puntual a un segmento, frente a una secuencia que corre de forma continua. Úsalo para campañas de captación, avisos de trimestre y recuperación de exalumnos.

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