CRM

Inbox Omnicanal

Bandeja de Entrada Unificada

Tu centro de mensajes centralizado. Ve y responde todas las conversaciones con familias y contactos a traves de todos los canales (Email, SMS, WhatsApp y mas) desde un solo lugar. Usa los filtros para enfocarte en conversaciones abiertas, pendientes o asignadas. Las notas internas permiten que tu staff se comunique de forma privada sobre una conversacion sin que el contacto lo vea.

Un hilo por Familia y canal, cubriendo SMS, correo, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y chat web. Una Familia que escribe por SMS el lunes y por correo el jueves sigue siendo una conversación con un historial. La recepcionista IA responde desde esta misma bandeja, así que el relevo entre Alina y una persona es continuo y no un empezar de cero.

Secciones de esta pantalla

Esta pantalla se divide en secciones: Nueva conversación. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.

Nueva conversación

Usa esta ventana cuando quieras escribir tú primero a una familia sin esperar a que te contacte. Busca la familia, elige el canal y pulsa Iniciar conversación para abrir un hilo nuevo. El botón no se activa hasta que selecciones una familia. Revisa el canal antes de empezar, porque SMS y WhatsApp necesitan un móvil registrado y el correo necesita una dirección de email válida.

Notificaciones

¿Qué es el panel de Notificaciones?

Es la bandeja de salida - cada notificación programada para una familia, alumno o docente aparece aquí con una ventana de gracia antes de enviarse. Durante esa ventana (por defecto 60 minutos, configurable por tipo) el personal puede hacer clic en el tacho para cancelar un error, o en Reenviar para volver a armarla y enviarla. El envío real lo hace la tarea automatizada cada 10 minutos; esta página te da la auditoría y el botón de deshacer.

Cada mensaje que el sistema está a punto de enviar a una Familia, un Alumno o un Profesor espera aquí primero. Esa espera es deliberada y es la razón de ser de esta página: durante 60 minutos por defecto, una notificación queda Pendiente y se puede cancelar con el icono de papelera de su fila. Cancélala y la Familia nunca sabrá que existió. Esto es lo que hace seguro cancelar una Clase, corregir una factura o arreglar una errata en una ficha sin que salga un mensaje por ello: haz el trabajo, ven aquí y tira la notificación que generó, todo dentro de la ventana. La ventana se configura por tipo de notificación, así que un recordatorio de factura puede tener una más larga que un cambio de Clase. Cuando se cierra, la tarea automática de cada diez minutos envía el mensaje y la fila pasa a ser un registro en lugar de una decisión. Reenviar vuelve a componer el mensaje y lo manda otra vez, que es lo que quieres tras corregir los datos de origen.

Prospectos

¿Qué es el CRM?

El CRM (gestión de relaciones con clientes) es donde haces seguimiento a todas las personas interesadas en tu Academia de Música *antes* de inscribirse: los Leads. Un Lead es un posible Alumno o Familia del que has sabido pero que todavía no ha pagado nada. Cada Lead tiene un estado (Nuevo, Contactado, Prueba, Ganado, Perdido), un responsable del personal, una fuente (cómo te encontró) y el historial de cada interacción. Cuando un Lead se convierte, pasa a ser tu Familia y tu Alumno reales sin perder ningún dato. Usa la página de CRM para tu pipeline comercial, la Bandeja para conversaciones en vivo, los Segmentos para filtrar la base y las Secuencias para automatizar el seguimiento.

Consultas que todavía no se han convertido en Alumnos. Cada contacto lleva su origen, su etapa y su historial, así que puedes ver qué canales producen matrículas de verdad y no solo consultas. Perder un contacto pide un motivo, que es lo que hace útil el informe de pérdidas más adelante.

Segmentos

¿Qué son los Segmentos?

Un Segmento es un filtro guardado sobre tus contactos/Familias/Alumnos - por ejemplo, 'todos los Alumnos matriculados en Piano que llevan 3 semanas sin asistir a tu Clase', o 'todas las Familias con facturas vencidas'. Lo construyes una vez con el editor visual de filtros, lo guardas, y el segmento queda activo: a medida que aparecen registros que cumplen los criterios, entran en el segmento automáticamente. Usa los segmentos para alimentar Secuencias (enviar emails a todo el segmento), Comunicaciones masivas, prevención de abandono y reporting.

Una definición guardada de un grupo de personas, como todos los que hicieron prueba y no se matricularon, o todas las Familias con saldo de más de treinta días. Los segmentos son el público al que envían las campañas y las secuencias, y se mantienen al día solos en lugar de ser una lista que rehaces.

Crear un registro nuevo

Ponle al segmento un nombre que diga quién entra en él, por ejemplo "Alumnos de piano sin clase en 3 semanas", porque es el nombre que elegirás después en Secuencias y Comunicaciones masivas. Elige primero el Tipo de entidad: las condiciones disponibles cambian según filtres cuentas, familias o alumnos. Un registro solo entra si cumple todas las condiciones de Filtros a la vez, así que empieza con una o dos y añade más solo si la lista sale demasiado amplia. El botón Guardar cambios no se activa hasta que escribas el Nombre.

Dentro de un registro

Abre aquí un segmento para ajustar sus condiciones y luego pulsa Guardar cambios y Recalcular, así el recuento de coincidencias de arriba refleja las nuevas reglas. Si ese recuento no coincide con el número de Ver coincidencias, recalcula antes de usar el segmento en un envío. Despliega Ver coincidencias para comprobar quién queda incluido de verdad. Si crees que volverás a necesitarlo, desactiva el interruptor Activo en lugar de eliminarlo, porque al borrarlo desaparece de cualquier Secuencia o campaña que lo usaba.

Secuencias

¿Qué son las Secuencias?

Una Secuencia es un flujo automatizado de varios pasos que se ejecuta a lo largo del tiempo. Eliges un disparador ('Lead creado con fuente = Instagram', 'Alumno matriculado en un Curso', 'Clase de prueba asistida'), y luego añades pasos que se ejecutan según un calendario: enviar un email/WhatsApp, esperar N días, enviar otro, ramificar según si el destinatario contestó. Las Secuencias son la forma de automatizar el seguimiento sin tener que acordarte de a quién toca perseguir. Usos típicos: nutrir Leads fríos, dar la bienvenida a Alumnos recientes, recuperar antiguos Alumnos, drip post-prueba.

Seguimiento de varios pasos que se ejecuta solo. Una secuencia espera, envía, comprueba si la persona respondió y se bifurca según eso. Donde más sirve es justo después de una prueba y justo después de un primer impago, que son los dos momentos en los que el seguimiento manual se suele escapar.

Crear un registro nuevo

Ponle a la Secuencia un nombre fácil de reconocer y elige el disparador que la pone en marcha. Cada paso espera los días que indiques antes de enviarse, así que deja el Paso 1 en 0 si quieres que el primer mensaje salga en cuanto se cumpla el disparador. El asunto solo aparece cuando el canal es email. Si cambias un paso a WhatsApp, revisa que el mensaje se entienda sin él. Con Añadir paso completas el seguimiento, y las Notas quedan solo para el staff de tu academia.

Dentro de un registro

Abre una Secuencia para cambiar su disparador, sus pasos o el texto de los mensajes, y pulsa Guardar cambios. Los cambios afectan a los mensajes que aún no se han enviado, así que mira Ejecuciones activas antes de reescribir un paso que alguien ya está recorriendo. Si quieres pausarla, desactiva el interruptor Activa en lugar de eliminarla, así conservas los pasos y la vuelves a encender cuando quieras. El campo Número (orden) decide en qué posición aparece en tu lista.

El registro se organiza en pestañas: Disparar Manualmente. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Disparar Manualmente

Iniciar manualmente arranca esta Secuencia para una familia en este momento, sin esperar a que ocurra el disparador. Busca la cuenta de la familia, selecciónala y pulsa Iniciar, y empezará desde el Paso 1. Resulta útil para incluir a alguien que el disparador automático dejó fuera, o para probar una Secuencia nueva con tu propia cuenta antes de activarla para todos. Comprueba que esa familia no esté ya dentro de la Secuencia, porque podría recibir los mismos mensajes dos veces.

Campañas

¿Qué son las Campañas?

Una Campaña es una iniciativa de marketing con la que etiquetas Leads para medir cuánto negocio generó realmente cada campaña. ¿Lanzas una promo de Black Friday? Etiqueta cada Lead que llegue con la campaña 'BlackFriday2025'. Al final puedes preguntar: cuántos Leads, cuántos convirtieron, qué ingresos por Lead, qué ROI. Distinto de las Fuentes: una Fuente es *de dónde* viene el Lead (Instagram, Google); una Campaña es *qué iniciativa* lo atrajo (un anuncio concreto, un empujón de recomendaciones, una ventana de descuento).

Un envío puntual a un segmento, frente a una secuencia que corre de forma continua. Úsalo para campañas de captación, avisos de trimestre y recuperación de exalumnos.

Crear un registro nuevo

Ponle a la campaña un nombre fácil de reconocer dentro de unos meses, como "BlackFriday2025" o "Referidos primavera", porque es el que elegirá tu staff al etiquetar cada Lead. Solo el nombre es obligatorio, y el botón Guardar no se activa hasta que lo escribas. En Notas conviene apuntar las fechas, la oferta o el presupuesto, así tendrás contexto cuando revises cuántos Leads trajo y cuánto facturó. La campaña es la iniciativa, no el canal: Instagram o Google van en Fuentes.

Dentro de un registro

Desde aquí puedes cambiar el nombre de la campaña, añadir notas o moverla en la lista con el número de orden. Cuando termine una promoción, desactiva el interruptor Activo en lugar de eliminarla: así ya no aparecerá al etiquetar Leads nuevos, pero los Leads que ya la tienen mantienen su historial para los informes. Las notas son internas y solo las ve tu staff. Reserva Eliminar para campañas creadas por error que no tengan Leads asociados.