Configuración

Días No Lectivos

¿Qué es un día sin Clase?

Los días sin Clase son fechas en las que no se programan Clases - feriados, vacaciones, días de capacitación docente o cualquier otro cierre. Cuando marcas un día como día sin Clase, el sistema de programación lo salta automáticamente y no se generarán Grupos para esa fecha. Esto aplica para tu Academia de Música.

Festivos y cierres. Las sesiones que caen en estas fechas no se programan, no se facturan y no cuentan como faltas, lo que ahorra muchísima corrección posterior. Define las fechas del año antes de que empiece el curso.

Crear un registro nuevo

Elige la fecha en que la academia cierra y ponle un nombre que el staff reconozca, por ejemplo "Navidad" o "Formación de profesores". Cada registro corresponde a un solo día, así que unas vacaciones de una semana necesitan una entrada por cada día. Activa "Se repite cada año" solo para festivos con fecha fija, como el 25 de diciembre. Si es una fecha que cambia, como Semana Santa, déjalo desactivado para que el cierre del año siguiente no caiga en el día equivocado.

Dentro de un registro

Abre un día libre para cambiar su fecha o su nombre, o para pasarlo de único a anual, y luego pulsa Guardar cambios. Antes de mover una fecha, asegúrate de que el staff y las familias estén al tanto, porque a partir de ahora las clases se saltarán el nuevo día. Si al final la academia sí abre, usa Eliminar y el sistema de horarios dejará de saltarse esa fecha.

Tipos de Curso

¿Qué es un tipo de Curso?

Los tipos de Curso te permiten categorizar tus Cursos en grupos - por ejemplo, Individual, Grupal, Taller o Intensivo. Más allá de la organización y el filtrado, los tipos de Curso son útiles para asignar escalas salariales y tarifas a nivel de tipo en vez de Curso por Curso - por ejemplo, todos los Cursos 'Grupal' podrían compartir la misma estructura de tarifas y tarifa de Profesor. Esto puede simplificar significativamente tu configuración de facturación y compensación.

Una agrupación por encima de los Cursos, que se usa para informes y para reglas de precio que aplican a toda una familia de Cursos a la vez.

Crear un registro nuevo

Escribe un nombre corto y claro, como Individual, Grupal o Taller. Ese nombre aparece al configurar cursos y en los filtros, así que elige uno que tu staff reconozca enseguida. El botón Guardar cambios no se activa hasta que completes el nombre. Si quieres registrar más datos de cada tipo, crea campos personalizados desde el botón Campos antes de empezar.

Dentro de un registro

Aquí puedes cambiar el nombre del tipo, ajustar su número de orden para decidir dónde aparece en las listas o desactivarlo con el interruptor Activo. Desactivar un tipo suele ser más seguro que eliminarlo, porque los cursos que ya lo usan conservan su historial. Antes de pulsar Eliminar, revisa qué cursos tienen este tipo y qué tarifas o pagos a profesores definiste a este nivel. No olvides pulsar Guardar cambios después de editar el nombre.

Tipos de Evaluación

¿Qué es un tipo de Evaluación?

Una categoría reutilizable para Evaluaciones - Recital, Audición, Parcial, Final, Casting, etc. El tipo determina la etiqueta del calendario, el token del título en las notificaciones y el cuerpo predeterminado del certificado. Cada workspace nace con un set inicial; el admin puede renombrar, recolorear (tinte del calendario), poner emoji o agregar tipos nuevos para ajustar al vocabulario de la Academia de Música. Eliminar (soft delete) oculta el tipo del selector en Evaluaciones nuevas; las Evaluaciones existentes lo siguen referenciando.

Los tipos de evaluación que haces, como una evaluación trimestral, un examen de Nivel o una prueba práctica. El tipo decide qué rúbrica y qué consecuencias aplican.

Crear un registro nuevo

Escribe el nombre tal como lo usa tu academia, por ejemplo Recital o Audición de primavera, porque ese nombre aparece como etiqueta en el calendario y en el título de las notificaciones que reciben las familias. El color viene en negro por defecto, así que elige uno que se distinga en el calendario antes de guardar. El emoji y la descripción son opcionales, y si necesitas más datos puedes añadir campos personalizados desde el botón Campos.

Dentro de un registro

Aquí cambias el nombre, el emoji o el color y pulsas Guardar cambios. Los cambios se reflejan desde ese momento en la etiqueta del calendario y en el título de las notificaciones de las evaluaciones que usan este tipo. Si ya no lo necesitas, desactiva el interruptor o pulsa Eliminar: deja de aparecer al crear evaluaciones nuevas, pero las evaluaciones anteriores lo conservan y tu historial queda intacto.

Tipos de Show

¿Qué es un tipo de Show?

Los tipos de Show categorizan actividades especiales que no son Clases regulares - recitales, conciertos, audiciones o exámenes de música. Cada tipo de Show puede tener configuraciones predeterminadas (duración, ubicación, descripción) que se pre-llenan cuando creas un nuevo Show de ese tipo, ahorrándote tiempo.

Los tipos de Show que haces, como una audición, un taller o un concurso. Fija los valores por defecto de entradas y participación para que no configures cada uno desde cero.

Crear un registro nuevo

Para crear el tipo solo necesitas un nombre. Elige uno que tu staff reconozca al instante en una lista, como Audición o Examen de grado. El color que asignes identifica en el calendario todos los Shows de este tipo, así que conviene no repetirlo. Los valores por defecto (sala, duración, entradas, descripción) aparecen cuando guardas y vuelves a abrir el tipo.

Dentro de un registro

Aquí defines los valores de plantilla que se rellenan en cada Show nuevo de este tipo: sala, duración en minutos, si lleva entradas o es público, y una descripción y notas de partida. Cambiar un valor aquí no modifica los Shows ya creados, solo los nuevos. Con Número (orden) decides en qué posición aparece el tipo en las listas. Si ya no lo usas, desactiva Activo para conservar el historial, y reserva Eliminar para tipos que nunca se usaron.

El registro se organiza en pestañas: Inventario. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Inventario

Con Añadir requisito anota el material que este tipo de Show suele necesitar, como atriles, un teclado o luces extra. Esa lista se copia a cada Show nuevo que crees con este tipo, así tu staff puede confirmar que todo está disponible antes del día. Incluye solo lo que casi siempre hace falta y deja los extras puntuales para el propio Show.

Descuentos

¿Qué son los Descuentos?

Los descuentos son reglas con nombre que el motor aplica a la cuota al facturar. Cuatro triggers cubren todos los casos: Manual (el personal lo asigna a tu Familia/Alumno), FamilyTier (% automático según nº de hermanos en el hogar), MultiCourseTier (% automático según nº de inscripciones de tu Alumno), PromoCode (código que el cliente escribe al inscribirse). Dos descuentos en el mismo grupo de apilamiento no se apilan - el motor elige el de mayor impacto. Descuentos en grupos distintos sí se suman. Los convenios también pueden incluir matrícula o inscripción gratis.

Reducciones reutilizables: hermanos, varios Grupos, pago anticipado, personal. Se definen una vez como regla y se aplican solas al facturar, que es lo que las mantiene coherentes y auditables.

Pago adelantado

¿Qué es el Pago adelantado?

Varios meses pagados por adelantado, 3, 6 o 12, a cambio de un beneficio como un mes gratis o sin matrícula. Cobras antes y la Familia se queda. Los meses ya cubiertos no se vuelven a facturar.

Varios meses de cuota pagados por adelantado, normalmente 3, 6 o 12, a cambio de un beneficio como un mes gratis o la matrícula sin cargo. Aquí defines las opciones y se venden desde la pestaña Pagos del Alumno; los meses que cubren no se vuelven a facturar, y Pagos adelantados por terminar te avisa cuando uno está por acabar.

Documentos Legales

Documentos legales

El catálogo del que parte cada firma. Versionado - al revisar se crea una fila nueva, la predecesora se queda para que sus firmas conserven la versión congelada.

Condiciones, consentimientos, autorización de imagen y políticas que las Familias deben aceptar. Engánchalos al flujo de matrícula para que la aceptación quede registrada con fecha y contra la persona correcta.

Crear un registro nuevo

Ponle al documento un nombre fácil de reconocer y elige la categoría y quién lo firma: alumnos o familias. Elige Digital si un proveedor conectado, como DocuSign, se encarga de la firma, o Tinta si la persona lo imprime, lo firma y lo devuelve escaneado. Un documento digital no se puede guardar sin proveedor, así que conéctalo antes en Configuración, Integraciones. Escribe el texto en el editor y usa los campos de la derecha para insertar nombres, fechas y el lugar de la firma, que se completan solos para cada firmante al enviarlo.

Dentro de un registro

Desde aquí envías el documento a firmar, lo previsualizas o lo desactivas con el interruptor Activo para que ya no se pueda pedir su firma. Si ya hay firmas, cambia el texto con Revisar (nueva versión) y no con Editar. Así se crea la siguiente versión y la anterior se conserva, de modo que cada persona que firmó sigue vinculada al texto exacto que aceptó. Revisa el número de firmas antes de eliminar, porque un documento ya firmado forma parte de tus registros.

Motivos de ausencia

¿Qué son los motivos de ausencia?

Los motivos de ausencia son categorías predefinidas para explicar por qué tu Alumno o Profesor faltó a tu Clase - Enfermedad, Viaje, Personal, Emergencia Familiar, etc. Tener motivos estandarizados ayuda con los reportes de asistencia, identificar patrones (ej., tu Alumno que falta frecuentemente a los Grupos de los lunes), y mantener registros consistentes. Puedes definir motivos separados para Alumnos e Profesores ya que sus situaciones son diferentes.

La lista contra la que se clasifica la falta de un Alumno. Mantenerla corta es lo que hace legible el informe de asistencia, y decide qué faltas generan crédito de recuperación.

Crear un registro nuevo

Escribe un nombre breve y claro, como Enfermedad o Viaje, y activa Justificada si este tipo de falta debe contar como justificada. Usa nombres cortos, porque el staff los elige de esta lista al pasar asistencia. Antes de crearla, revisa que no exista ya un motivo parecido, para que los informes no repartan una misma causa entre dos etiquetas. El botón Guardar cambios no se habilita hasta que escribas un nombre.

Este formulario añade un motivo a la lista de profesores, que es independiente de la de alumnos, así que créalo aquí solo si aplica al staff docente. Usa motivos propios de profesores, como Formación o Suplencia cubierta, y activa Justificada para las faltas que tu academia considera aprobadas. Un motivo creado aquí no aparecerá al marcar la falta de un alumno.

Dentro de un registro

Abre un motivo de alumnos para cambiarle el nombre, decidir si cuenta como justificado o ajustar su número de orden, que define dónde aparece en la lista. Cambiar Justificada afecta cómo se cuentan en los informes las faltas con este motivo, así que conviene decidirlo una vez y no tocarlo. Si ya no lo usas, desactiva Activo en lugar de eliminarlo, para que el historial de asistencia conserve su etiqueta. Pulsa Guardar cambios antes de salir.

Este es un motivo de profesores abierto para editar; funciona igual que uno de alumnos, pero solo afecta a la asistencia del staff. Asigna un número de orden bajo a los motivos más frecuentes, como Enfermedad, para que salgan primero en el selector. Piénsalo bien antes de desactivar Justificada en un motivo que ya se usa, porque cambia cómo se reportan las faltas pasadas de los profesores. Desactívalo en lugar de eliminarlo para conservar el historial.

Motivos de ausencia (staff)

¿Por qué se ausenta un miembro del staff?

Motivos predefinidos (Enfermedad, Vacaciones, Personal, Emergencia familiar, etc.) para registrar por qué un miembro del staff faltó. Los motivos estandarizados mantienen los reportes consistentes y permiten marcar cuáles deben pre-llenar 'Requiere suplente' al crear la ausencia.

Lo mismo para el personal, alimentando el flujo de sustituciones y la nómina.

Secciones de esta pantalla

Esta pantalla se divide en secciones: Agregar motivo. Cada una forma parte de la misma pantalla, no es una página aparte.

Agregar motivo

Pon un nombre corto que tu staff reconozca enseguida, como Enfermedad o Vacaciones. Antes de crearlo, revisa la lista de fondo para no tener dos motivos casi iguales, porque los informes de ausencias quedarían divididos. El emoji y el color son opcionales, pero ayudan a identificar el motivo de un vistazo en el calendario. Activa Requiere sustituto por defecto solo en los motivos en los que la clase tiene que darse igualmente, como una baja por enfermedad. Así la academia no se queda sin cubrir una clase por olvido.

Fuentes de Referencia

¿Qué son las fuentes de referencia?

Las fuentes de referencia registran cómo los Alumnos encontraron tu Academia de Música - Redes Sociales, Boca a Boca, Sitio Web, Visita Presencial, etc. Registrar esto en cada Alumno te ayuda a entender qué canales de marketing funcionan mejor y dónde invertir. Puedes personalizar esta lista según la realidad de tu Academia de Música.

De dónde vienen las consultas. La lista que hay detrás del campo de origen de un contacto, y por tanto detrás de cualquier respuesta a qué marketing funciona de verdad.

Crear un registro nuevo

Escribe el nombre del canal tal como quieres que lo vea tu staff al elegir el origen de un alumno, por ejemplo Instagram, Búsqueda en Google o Jornada de puertas abiertas. Solo el nombre es obligatorio. En Notas puedes aclarar qué casos entran en este origen para que todos lo registren igual. Evita crear orígenes casi repetidos como Facebook y Redes sociales - Facebook, porque los informes los contarán como canales distintos.

Dentro de un registro

Aquí puedes cambiar el nombre del origen, ajustar su número de orden para subirlo o bajarlo en la lista de selección, o desactivarlo con el interruptor Activo. Si un canal ya no te sirve, desactívalo en lugar de borrarlo: los alumnos que ya lo tienen conservan su historial y tus informes anteriores siguen siendo fiables. Las Notas son internas y solo las ve tu staff.

Motivos de Baja

¿Qué son los motivos de baja?

Los motivos de baja registran por qué los Alumnos dejan tu Academia de Música - Financiero, Conflictos de Horario, Pérdida de Interés, Mudanza, Graduación, etc. Registrar esto cuando tu Alumno se da de baja ayuda a identificar patrones y tomar acciones para mejorar la retención. Puedes personalizar esta lista según la realidad de tu Academia de Música.

Por qué se van los Alumnos, recogido cuando se van. Uno a uno son anécdotas. Recogidos a lo largo de un año son el dato de retención más útil que tienes.

Crear un registro nuevo

Pon un nombre breve y claro, porque el staff lo elegirá de una lista cada vez que un alumno se dé de baja. Evita motivos que se solapen: si tienes "Muy caro" y "Económico", los informes de retención de tu academia dividirán la misma causa en dos. En Notas puedes explicar al staff cuándo usar este motivo, por ejemplo cómo distinguir Mudanza de Conflicto de horarios. El botón Guardar cambios no se activa hasta que escribas un nombre.

Dentro de un registro

Aquí puedes renombrar el motivo, cambiar su número de orden para subirlo o bajarlo en la lista que ve el staff, o desactivarlo con el interruptor Activo. Al desactivarlo deja de aparecer en las nuevas bajas, pero se conserva en los alumnos que ya lo tienen, así el historial de tu academia no se pierde. Si el motivo ya se ha usado, mejor desactívalo que eliminarlo. Las Notas son internas y las familias nunca las ven.

Motivos de Perdida

Por qué una consulta no convirtió. Precio, momento, ubicación y horario piden respuestas distintas, y no se distinguen si no registras cuál fue.

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Pon un nombre breve y claro que tu staff entienda al instante, como "Precio alto" o "No le encajó el horario", ya que es lo que elegirán al marcar un lead como perdido. Usa las Notas para aclarar en qué casos aplica y así todos clasifiquen igual. El botón Guardar cambios no se activa hasta que escribas un nombre. Si necesitas registrar más datos, crea campos personalizados desde el botón Campos.

Dentro de un registro

Aquí puedes cambiar el nombre del motivo o actualizar sus notas internas, y luego pulsar Guardar cambios. El número de orden define en qué posición aparece en la lista que usa tu staff. Si un motivo ya no sirve, desactiva el interruptor Activo en lugar de eliminarlo, así los leads que ya lo tienen asignado y tus informes de leads perdidos conservan su historial.

Tipos de Contrato

¿Qué es un tipo de contrato de Profesor?

Los tipos de contrato definen las modalidades laborales de tus Profesores - por ejemplo, Tiempo Completo, Medio Tiempo, Freelance o Voluntario. Esto es solo para Profesores, no para Alumnos ni otro personal. Cada tipo de contrato ayuda a categorizar tu staff docente y puede afectar cómo se gestionan su compensación y disponibilidad. A cada Profesor se le asigna un tipo de contrato, que puedes cambiar si su modalidad cambia.

Modalidades de contratación del personal docente, como empleado, autónomo o por sesión. El tipo de contrato determina cómo lo trata la nómina.

Crear un registro nuevo

Escribe el nombre del tipo de contrato tal como quieres verlo al asignarlo a un profesor, por ejemplo Tiempo completo o Freelance. El nombre es el único campo obligatorio y el botón Guardar cambios no se activa hasta que lo completes. Mantén pocas opciones y bien diferenciadas: cada profesor de tu academia lleva un solo tipo, y dos nombres casi iguales te dividen los informes.

Dentro de un registro

Desde aquí puedes cambiar el nombre, ajustar el número de orden para decidir dónde aparece en las listas o desactivarlo con el interruptor Activo. Si lo renombras, el cambio se aplica a todos los profesores que ya tienen este tipo, así que hazlo solo si el acuerdo sigue siendo el mismo. Cuando un tipo deja de usarse pero algunos profesores lo conservan, desactívalo en lugar de eliminarlo para no perder su historial. Con Open Fields puedes añadir datos extra, como el preaviso o las horas semanales.

Programas de Onboarding

¿Qué son los Programas de Onboarding?

Los Programas de Onboarding son listas reutilizables de tareas que defines una sola vez por rol - Profesor, familia o empleado - y que se asignan a cada nueva persona que se suma a tu Academia de Música. Cada programa tiene pasos ordenados (firmar un contrato, subir un formulario fiscal, leer un manual, completar una capacitación). Los pasos pueden marcarse como bloqueantes, lo que significa que el usuario no puede usar la app hasta completarlos. Marca un programa como Predeterminado para cada rol para que los nuevos usuarios lo reciban automáticamente.

Una lista de comprobación reutilizable para incorporar a alguien nuevo, sea un Alumno o una persona del staff. Define los pasos una vez para que no se salte nada en una semana ajetreada. Activa Asignar automáticamente cuando alguien recibe acceso al Portal y cada familia o Profesor al que invites al Portal, o que reserve en él, recibe esta lista y la termina antes de que se abra el resto de su Portal.

Crear un registro nuevo

Ponle a la plantilla un nombre que tu staff reconozca, por ejemplo "Incorporación de nuevos profesores", y elige el Rol destino: instructor, familia o empleado. Con Añadir paso armas la lista en el orden en que deben completarse, y marca un paso como bloqueante solo si es imprescindible, porque la persona no podrá entrar a la aplicación hasta terminarlo. Activa Plantilla predeterminada si quieres que todos los nuevos de ese rol la reciban automáticamente al unirse a tu academia. Solo puede haber una predeterminada por rol, así que al activarla aquí reemplazas la anterior.

Asignaciones de Onboarding

¿Qué son las Asignaciones de Onboarding?

Esta es la vista en vivo de cada usuario que actualmente está realizando un programa de onboarding. Cada fila muestra quién es el usuario, qué programa se le asignó, su progreso (pasos completados sobre el total) y si está bloqueado del acceso a la app hasta terminarlo. Usala para detectar onboardings estancados, identificar bloqueos y asegurarte de que los nuevos Profesores, familias y empleados estén quedando listos.

Qué plantilla tiene asignada cada persona, y por dónde va.