Las listas y valores por defecto de los que bebe el resto del producto. Casi todos se definen una vez al montar la academia y ya no se tocan, pero conviene acertar porque todo lo demás los hereda.
Días No Lectivos
¿Qué es un día sin Clase?
Los días sin Clase son fechas en las que no se programan Clases - feriados, vacaciones, días de capacitación docente o cualquier otro cierre. Cuando marcas un día como día sin Clase, el sistema de programación lo salta automáticamente y no se generarán Grupos para esa fecha. Esto aplica para tu Academia de Música.
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Festivos y cierres. Las sesiones que caen en estas fechas no se programan, no se facturan y no cuentan como faltas, lo que ahorra muchísima corrección posterior. Define las fechas del año antes de que empiece el curso.
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Campos principales
Fecha - La fecha específica en que no se darán Clases.
Nombre - Por qué se cancelan las Clases (ej., 'Feriado Nacional', 'Vacaciones de Invierno', 'Capacitación del Personal'). Se muestra en los calendarios.
Sede - A qué sede aplica. Deja vacío para aplicar a tu Academia de Música.
Tipos de Curso
¿Qué es un tipo de Curso?
Los tipos de Curso te permiten categorizar tus Cursos en grupos - por ejemplo, Individual, Grupal, Taller o Intensivo. Más allá de la organización y el filtrado, los tipos de Curso son útiles para asignar escalas salariales y tarifas a nivel de tipo en vez de Curso por Curso - por ejemplo, todos los Cursos 'Grupal' podrían compartir la misma estructura de tarifas y tarifa de Profesor. Esto puede simplificar significativamente tu configuración de facturación y compensación.
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Una agrupación por encima de los Cursos, que se usa para informes y para reglas de precio que aplican a toda una familia de Cursos a la vez.
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Campos principales
Nombre - Una etiqueta de categoría clara (ej., 'Individual', 'Grupal', 'Taller', 'Intensivo', 'En línea').
Color - Identificador visual que se muestra como insignia en las listas de Curso.
Estado - Los tipos 'Activos' pueden asignarse a Cursos. Los tipos 'Inactivos' se conservan para registros existentes pero se ocultan de nuevas asignaciones.
Tipos de Evaluación
¿Qué es un tipo de Evaluación?
Una categoría reutilizable para Evaluaciones - Recital, Audición, Parcial, Final, Casting, etc. El tipo determina la etiqueta del calendario, el token del título en las notificaciones y el cuerpo predeterminado del certificado. Cada workspace nace con un set inicial; el admin puede renombrar, recolorear (tinte del calendario), poner emoji o agregar tipos nuevos para ajustar al vocabulario de la Academia de Música. Eliminar (soft delete) oculta el tipo del selector en Evaluaciones nuevas; las Evaluaciones existentes lo siguen referenciando.
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Los tipos de evaluación que haces, como una evaluación trimestral, un examen de Nivel o una prueba práctica. El tipo decide qué rúbrica y qué consecuencias aplican.
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Campos principales
Nombre - Lo que aparece en el selector, en la etiqueta del calendario y en el encabezado del certificado. Cuanto más corto y reconocible, mejor.
Color - Tinte del calendario para Evaluaciones de este tipo. Ayuda al staff a leer una semana ocupada de un vistazo.
Emoji - Icono opcional de un carácter que se muestra junto al nombre en listas y calendario.
Tipos de Show
¿Qué es un tipo de Show?
Los tipos de Show categorizan actividades especiales que no son Clases regulares - {ex:eventExamples}. Cada tipo de Show puede tener configuraciones predeterminadas (duración, ubicación, descripción) que se pre-llenan cuando creas un nuevo Show de ese tipo, ahorrándote tiempo.
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Los tipos de Show que haces, como una audición, un taller o un concurso. Fija los valores por defecto de entradas y participación para que no configures cada uno desde cero.
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El registro se organiza en pestañas: Inventario. Cada una muestra solo los datos de este registro.
Inventario
Pestaña Inventario
Campos principales
Nombre - Una etiqueta de categoría clara (ej., 'Recital', 'Torneo', 'Jornada de Puertas Abiertas'). Los compradores y los Alumnos ven este nombre en el calendario y en las entradas.
Color - Identificador visual para este tipo de Show en calendarios, en la lista de público y en la lista de Shows.
Recinto por defecto - Se rellena al crear tu Show reciente de este tipo. El impuesto de los precios de entrada se toma de tu Recinto, no del tipo de Show.
Duración por defecto - Minutos entre el inicio y el fin. Se usa al programar y para detectar conflictos en el calendario.
Público - Los Shows públicos aparecen en el portal de las familias y aceptan compras de entradas en autoservicio. Los tipos internos (ensayos, reuniones de personal) quedan ocultos.
Con entradas - Activa los precios de entrada y el selector de asientos en tu Show. Desactivado para tipos gratuitos o solo por invitación.
Plantillas de precios de entrada - Rellenan los precios de entrada de tu Show cuando se crea uno desde este tipo. Cada fila tiene un Nombre (ej. 'General', 'VIP', 'Early Bird'), un Precio (el importe final que paga el comprador - el impuesto sale de tu Recinto) y una Capacidad (el máximo de entradas vendibles a ese precio). Si dejas la capacidad vacía, se usa 100 por defecto.
Estado - Los tipos 'Activos' pueden usarse para nuevos Shows. Los tipos 'Inactivos' se conservan para registros históricos pero se ocultan del selector al crear un evento.
Descuentos
¿Qué son los Descuentos?
Los descuentos son reglas con nombre que el motor aplica a la cuota al facturar. Cuatro triggers cubren todos los casos: Manual (el personal lo asigna a tu Familia/Alumno), FamilyTier (% automático según nº de hermanos en el hogar), MultiCourseTier (% automático según nº de inscripciones de tu Alumno), PromoCode (código que el cliente escribe al inscribirse). Dos descuentos en el mismo grupo de apilamiento no se apilan - el motor elige el de mayor impacto. Descuentos en grupos distintos sí se suman. Los convenios también pueden incluir matrícula o inscripción gratis.
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Reducciones reutilizables: hermanos, varios Grupos, pago anticipado, personal. Se definen una vez como regla y se aplican solas al facturar, que es lo que las mantiene coherentes y auditables.
Campos principales
Trigger - Manual significa que el personal selecciona este descuento al inscribir y queda asociado a tu Alumno. FamilyTier cuenta Alumnos vigentes en tu Familia al momento de facturar. MultiCourseTier cuenta las inscripciones activas de tu Alumno. PromoCode requiere que el cliente escriba un código corto.
Tramos - Para FamilyTier/MultiCourseTier, los tramos definen los umbrales. Ejemplo: 2→20%, 3→30%, 4+→40%. El motor recorre la tabla y se queda con la última fila cuya cantidad es ≤ lo observado.
Grupo de apilamiento - Dos descuentos del mismo grupo compiten y sólo se aplica el de mayor impacto (best-of). Grupos distintos siempre se apilan. Por defecto: 'default'. Los PromoCode suelen ir en 'promo' para apilarse con el best-of de 'default'.
Gratuidades - Los convenios suelen incluir 'matrícula gratis' o 'inscripción gratis'. Marcado, esas líneas se quitan al facturar.
Válido desde / hasta - Deja ambos en blanco para un descuento permanente. Marca Válido hasta para una promo que caduca sola.
Topes - El tope total de canjes y el máximo por familia permiten auto-limitar promos (primeras 50 inscripciones, uno por familia).
Paquetes
¿Qué son los Paquetes?
Los Paquetes son bonos prepagos - 3 / 6 / 12 meses de cuota pagados por adelantado a cambio de beneficios como matrícula gratis, un mes gratis o medio mes sin coste. La Academia de Música recibe el dinero por adelantado y la familia queda comprometida, lo que elimina la rotación de 'se apuntan, vienen dos veces y desaparecen'. Una compra genera una factura raíz pagada + N−1 facturas marcador en 0 para que la facturación recurrente saltee los meses ya cubiertos.
La pantalla Paquetes en alinaflow
Un bloque de sesiones vendido por adelantado, como diez Clases individuales. Las sesiones descuentan del pack en lugar de generar cargos sueltos, y la lista de packs a punto de agotarse te avisa cuando uno está casi gastado.
Campos principales
Meses - Cuánto dura el paquete. DeTres vende de 3, 6 y 12 meses, pero sirve cualquier número positivo.
Precio - 'Según la cuota del alumno' toma la cuota mensual vigente y la multiplica por los meses (con ajustes). 'Importe fijo' ignora la cuota y usa un total plano.
Descuentos por mes - Aplica un porcentaje a meses específicos (50% en el mes 6, 100% en el mes 12 → el clásico paquete 12 meses con el último mes gratis).
Matrícula gratis - El mayor gancho psicológico. DeTres la incluye en sus tres paquetes.
Inscripción gratis - Opcional; típicamente sólo en paquetes largos.
Documentos Legales
Documentos legales
El catálogo del que parte cada firma. Versionado - al revisar se crea una fila nueva, la predecesora se queda para que sus firmas conserven la versión congelada.
La pantalla Documentos Legales en alinaflow
Condiciones, consentimientos, autorización de imagen y políticas que las Familias deben aceptar. Engánchalos al flujo de matrícula para que la aceptación quede registrada con fecha y contra la persona correcta.
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Formulario de creación
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Un registro abierto
Campos principales
Cadena de versiones - Cada fila es una versión; la cabecera dirige las firmas nuevas.
Obligatorio al alta - Activa esto para bloquear el formulario de creación de Alumnos, Profesores o staff.
Onboarding - Activa 'disponible en onboarding' para que aparezca en el selector de pasos.
Proveedor - Manual = PDF subido. DocuSign = OAuth + envelope. Combina por documento.
Eliminar vs archivar - Los documentos con firmas no se pueden eliminar; archívalos en su lugar.
Motivos de ausencia
¿Qué son los motivos de ausencia?
Los motivos de ausencia son categorías predefinidas para explicar por qué tu Alumno o Profesor faltó a tu Clase - Enfermedad, Viaje, Personal, Emergencia Familiar, etc. Tener motivos estandarizados ayuda con los reportes de asistencia, identificar patrones (ej., tu Alumno que falta frecuentemente a los Grupos de los lunes), y mantener registros consistentes. Puedes definir motivos separados para Alumnos e Profesores ya que sus situaciones son diferentes.
La pantalla Motivos de ausencia en alinaflow
La lista contra la que se clasifica la falta de un Alumno. Mantenerla corta es lo que hace legible el informe de asistencia, y decide qué faltas generan crédito de recuperación.
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Formulario de creaciónTeacher absence reason
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Un registro abiertoA teacher absence reason
Campos principales
Nombre - Una etiqueta clara y reconocible (ej., 'Enfermedad', 'Viaje', 'Emergencia Familiar', 'Conflicto Laboral').
Justificada - Si este motivo cuenta como ausencia justificada. Las ausencias justificadas pueden permitir Clases de recuperación o crédito, según la política de tu Academia de Música.
Estado - Los motivos 'Activos' están disponibles al marcar asistencia. Los 'Inactivos' se ocultan de nuevas entradas.
Motivos de ausencia (staff)
¿Por qué se ausenta un miembro del staff?
Motivos predefinidos (Enfermedad, Vacaciones, Personal, Emergencia familiar, etc.) para registrar por qué un miembro del staff faltó. Los motivos estandarizados mantienen los reportes consistentes y permiten marcar cuáles deben pre-llenar 'Requiere suplente' al crear la ausencia.
La pantalla Motivos de ausencia (staff) en alinaflow
Lo mismo para el personal, alimentando el flujo de sustituciones y la nómina.
Campos principales
Requiere suplente por defecto - Cuando está activo, las ausencias nuevas con este motivo pre-marcan 'Requiere cobertura' para recordar asignar un suplente.
Fuentes de Referencia
¿Qué son las fuentes de referencia?
Las fuentes de referencia registran cómo los Alumnos encontraron tu Academia de Música - Redes Sociales, Boca a Boca, Sitio Web, Visita Presencial, etc. Registrar esto en cada Alumno te ayuda a entender qué canales de marketing funcionan mejor y dónde invertir. Puedes personalizar esta lista según la realidad de tu Academia de Música.
La pantalla Fuentes de Referencia en alinaflow
De dónde vienen las consultas. La lista que hay detrás del campo de origen de un contacto, y por tanto detrás de cualquier respuesta a qué marketing funciona de verdad.
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Un registro abierto
Campos principales
Nombre - Una etiqueta clara para el canal (ej., 'Instagram', 'Referido por Alumno actual', 'Google Ads', 'Jornada de Puertas Abiertas').
Estado - Las fuentes 'Activas' aparecen en el formulario de Alumno. Las 'Inactivas' se ocultan de nuevas entradas pero conservan los datos existentes.
Motivos de Baja
¿Qué son los motivos de baja?
Los motivos de baja registran por qué los Alumnos dejan tu Academia de Música - Financiero, Conflictos de Horario, Pérdida de Interés, Mudanza, Graduación, etc. Registrar esto cuando tu Alumno se da de baja ayuda a identificar patrones y tomar acciones para mejorar la retención. Puedes personalizar esta lista según la realidad de tu Academia de Música.
La pantalla Motivos de Baja en alinaflow
Por qué se van los Alumnos, recogido cuando se van. Uno a uno son anécdotas. Recogidos a lo largo de un año son el dato de retención más útil que tienes.
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Dentro de un registro
Un registro abierto
Campos principales
Nombre - Una etiqueta clara para el motivo (ej., 'Dificultad financiera', 'El horario ya no le sirve', 'Se muda a otra ciudad').
Estado - Los motivos 'Activos' aparecen en el formulario de baja. Los 'Inactivos' se ocultan de nuevas entradas pero conservan los datos existentes.
Motivos de Perdida
La pantalla Motivos de Perdida en alinaflow
Por qué una consulta no convirtió. Precio, momento, ubicación y horario piden respuestas distintas, y no se distinguen si no registras cuál fue.
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Un registro abierto
Tipos de Contrato
¿Qué es un tipo de contrato de Profesor?
Los tipos de contrato definen las modalidades laborales de tus Profesores - por ejemplo, Tiempo Completo, Medio Tiempo, Freelance o Voluntario. Esto es solo para Profesores, no para Alumnos ni otro personal. Cada tipo de contrato ayuda a categorizar tu staff docente y puede afectar cómo se gestionan su compensación y disponibilidad. A cada Profesor se le asigna un tipo de contrato, que puedes cambiar si su modalidad cambia.
La pantalla Tipos de Contrato en alinaflow
Modalidades de contratación del personal docente, como empleado, autónomo o por sesión. El tipo de contrato determina cómo lo trata la nómina.
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Un registro abierto
Campos principales
Nombre - Una etiqueta clara para esta modalidad (ej., 'Tiempo Completo', 'Medio Tiempo 20h', 'Freelance').
Estado - Los tipos 'Activos' pueden asignarse a Profesores. Los tipos 'Inactivos' se conservan para registros existentes pero se ocultan de nuevas asignaciones.
Programas de Onboarding
¿Qué son los Programas de Onboarding?
Los Programas de Onboarding son listas reutilizables de tareas que defines una sola vez por rol - Profesor, familia o empleado - y que se asignan a cada nueva persona que se suma a tu Academia de Música. Cada programa tiene pasos ordenados (firmar un contrato, subir un formulario fiscal, leer un manual, completar una capacitación). Los pasos pueden marcarse como bloqueantes, lo que significa que el usuario no puede usar la app hasta completarlos. Marca un programa como Predeterminado para cada rol para que los nuevos usuarios lo reciban automáticamente.
La pantalla Programas de Onboarding en alinaflow
Una lista de comprobación reutilizable para incorporar a alguien nuevo, sea un Alumno o una persona del staff. Define los pasos una vez para que no se salte nada en una semana ajetreada.
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Asignaciones de Onboarding
¿Qué son las Asignaciones de Onboarding?
Esta es la vista en vivo de cada usuario que actualmente está realizando un programa de onboarding. Cada fila muestra quién es el usuario, qué programa se le asignó, su progreso (pasos completados sobre el total) y si está bloqueado del acceso a la app hasta terminarlo. Usala para detectar onboardings estancados, identificar bloqueos y asegurarte de que los nuevos Profesores, familias y empleados estén quedando listos.
La pantalla Asignaciones de Onboarding en alinaflow
Qué plantilla tiene asignada cada persona, y por dónde va.
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