Inscripciones, fichas médicas, horarios de actividades, asignación de cabañas y comunicación con familias — una plataforma creada para el caos organizado del campamento de verano.
La familia quiere la Semana 2 y la Semana 5, medio día el lunes pero día completo el resto, horario extendido hasta las 6pm y descuento por hermanos. Ah, y quieren pagar en 3 cuotas. Tu formulario de inscripción no fue diseñado para esto.
Un participante tiene alergia severa al maní. Esa información está en la página 3 de un PDF que el monitor principal puede o no haber impreso. La cocina no la tiene. La enfermería tiene otra versión. Esto es un riesgo, no un proceso.
Cada participante clasificó sus 3 actividades favoritas. Ahora necesitas crear un horario para 150 participantes en 12 franjas de actividad que respete preferencias, límites de capacidad, grupos de edad y disponibilidad de monitores. Con una hoja de cálculo. Para el lunes.
Las familias quieren fotos y actualizaciones diarias, pero llamarlas individualmente tomaría horas. No hay término medio entre "silencio total toda la semana" y "los monitores pasan más tiempo enviando mensajes por WhatsApp que con los participantes."
No es una herramienta escolar adaptada para el verano. Cada funcionalidad entiende semanas, sesiones, cabañas y la realidad de gestionar un programa de temporada con más de 150 participantes.
Las familias eligen sus semanas online — mezcla y combina, medio día, día completo u horario extendido. Descuentos por hermanos calculados automáticamente entre semanas. Precios de inscripción anticipada con expiración automática. Planes de pago y cuotas integrados. Sin llamadas, sin conciliación manual.
Recopila formularios médicos, alergias, medicamentos, contactos de emergencia y restricciones alimentarias durante la inscripción — todo digital. Registro de administración de medicamentos: qué se dio, cuándo, por quién, a qué dosis. Comparte restricciones dietéticas con la cocina. Registro de visitas a enfermería para incidentes y tratamientos. Siempre accesible, nunca se pierde.
Recopila las preferencias de actividades electivas durante la inscripción. Generación automática de horarios que respeta preferencias, capacidad, grupos de edad y disponibilidad de monitores. Imprime horarios diarios por participante y por monitor. Cuando un participante cambia de actividad, el horario se actualiza en todas partes.
Recopila solicitudes de amigos durante la inscripción. Asignación algorítmica de cabañas que considera edad, género, preferencias de amigos y necesidades especiales. Asigna monitores a cabañas. Reasignación con arrastrar y soltar cuando los planes cambian. Listas de cabaña disponibles para cada monitor al instante.
El personal sube fotos diarias organizadas por cabaña o actividad. Las familias ven las fotos de su hijo sin ver las de todos los participantes. Para campamentos con pernocta, un sistema de cartas unidireccional permite a las familias enviar mensajes a los participantes (que no tienen dispositivos). Generador de lista de equipaje personalizado por sesión y grupo de edad.
Define rutas de autobús con paradas y horarios. Asigna participantes a rutas durante la inscripción. Gestión de personas autorizadas para la recogida con verificación de identificación con foto. Registro digital de entrada y salida con QR o PIN para campamentos de día. Sabe exactamente quién va en cada autobús y quién recogió a cada participante.
Perfiles completos de participantes con foto, edad, sesiones inscritas, asignación de cabaña, horario de actividades, información médica y notas. Las cuentas familiares vinculan hermanos y tutores. Almacena renuncias, formularios médicos y documentos de consentimiento. Seguimiento de familias que regresan año tras año.
Una factura por familia — inscripción, cuotas semanales, horario extendido, transporte y extras. Facturación de depósito + saldo con recordatorios automáticos. Planes de cuotas. Acepta pagos vía Stripe, PayPal, PIX o MercadoPago. Becas, descuentos por hermanos y precios de inscripción anticipada.
Check-in diario en la llegada con código QR o lista de asistencia. Registro de quién está presente, quién falta, quién llegó tarde. Participantes del autobús verificados en cada parada. Recogida por la tarde registrada con verificación de persona autorizada. Reportes de asistencia por día, semana y sesión.
Cada conversación — WhatsApp, texto, email e Instagram — en una sola bandeja de entrada. Contacta a las familias del año pasado cuando se abran las inscripciones. Secuencias de seguimiento automáticas para familias que iniciaron la inscripción pero no la completaron. Actualizaciones masivas por sesión, cabaña o grupo de actividad.
Gestiona monitores, líderes de actividades y personal de apoyo. Asignaciones de cabañas y actividades. Procesa la nómina de temporada. Seguimiento de certificaciones (RCP, socorrismo, primeros auxilios). Documentación de verificación de antecedentes. Registro de actividad de cada acción en el sistema.
Paneles que importan — tasas de ocupación por semana, tasa de familias que regresan, ingresos por sesión, popularidad de actividades. Crea reportes personalizados. Importa tus datos de participantes de años anteriores. Exporta a QuickBooks o CSV.
Gratis hasta 25 participantes. Configúralo en menos de 10 minutos. Sin tarjeta de crédito.