Informes y datos

Cuál de los tres quieres

Tres herramientas que se parecen y responden preguntas distintas. Elegir la equivocada es el motivo habitual de que un número cueste tanto sacar.

Un dashboard es para números que miras una y otra vez: inscripciones de este mes contra el anterior, saldo pendiente, tasa de asistencia. Está fijado, es visual y se actualiza solo. Si te descubres sacando el mismo informe todos los lunes, su sitio es un dashboard.

Un informe personalizado es para una pregunta que nadie había previsto. Eliges la entidad, las columnas y los filtros, y obtienes una tabla que puedes ordenar y exportar. Es la herramienta correcta para algo puntual, y para cualquier condición que un widget de dashboard no sepa expresar.

Una exportación es para sacar datos a otro sitio: la gestoría, una hoja de cálculo, otro sistema. Las importaciones funcionan igual al revés, y son la vía por la que la mayoría de academias meten a sus alumnos actuales el primer día.

Dashboards

¿Cómo funciona el editor de Dashboard?

Este es tu constructor de dashboards. El centro muestra tu dashboard en vivo exactamente como lo verán los usuarios, agrupado por pestañas de categoría. Cada widget tiene un icono de engranaje para configurar su ancho o eliminarlo. El panel derecho muestra los widgets disponibles del catálogo para la pestaña activa - pulsa + para añadir. El panel izquierdo tiene la configuración: descripción, asignación por defecto, enlace público y visibilidad por rol.

Monta tu propio panel con los widgets disponibles, y fija en la barra lateral los que consultas a menudo. Cada rol quiere números distintos, así que los paneles son por usuario y no por academia.

Crear un registro nuevo

Ponle al dashboard un nombre que diga para quién es o qué mide, por ejemplo "Recepción diaria" o "Finanzas de dirección". El nombre es obligatorio y el botón de guardar no se activa hasta que lo escribas. La descripción es opcional, pero ayuda cuando la academia tiene varios dashboards para roles distintos. Los widgets se añaden después de guardar, así que el dashboard nuevo empieza vacío.

Dentro de un registro

Este es el editor del dashboard: en el centro lo ves tal como lo verá tu staff, y el catálogo de la derecha muestra los widgets que puedes añadir a la pestaña actual con el +. Con el engranaje de cada widget cambias su ancho o lo quitas, y con el asa lo arrastras a otra posición. A la izquierda, activa Dashboard principal para que sea el predeterminado y elige un rol en Quién ve este dashboard antes de pulsar Asignar. Cuidado con Generar enlace público: cualquiera que tenga el enlace verá las cifras sin iniciar sesión.

El registro se organiza en pestañas: Finanzas, Marketing, Ventas, Grupos, Alumnos, Retención, Profesores. Cada una muestra solo los datos de este registro.

Finanzas

La pestaña Finanzas sirve para seguir lo que entra y lo que falta por cobrar, desde los ingresos por sede y mes hasta las facturas vencidas y los mayores deudores. Revisa la tabla de los 10 mayores deudores antes de cada ciclo de cobro para saber a qué familias contactar primero. El pronóstico de liquidez separa lo recibido, lo que está en compensación y lo proyectado, así que no cuentes lo proyectado como dinero disponible. Como aquí se ven saldos de familias, piénsalo bien antes de asignar esta pestaña a roles que no gestionan cobros.

Marketing

La pestaña Marketing muestra cuántos interesados nuevos llegan, de dónde vienen y en qué punto del embudo están. Mira Fuentes de leads para ver qué canales merecen tu presupuesto y Leads por estado para detectar los que siguen en Nuevo sin que nadie los haya contactado. Desde el catálogo puedes añadir campañas, el embudo de conversión y los motivos de pérdida. Estas cifras dependen de que el staff registre la fuente de cada lead, así que pídeles que no la dejen en blanco.

Ventas

La pestaña Ventas sigue las matrículas nuevas a lo largo del tiempo y por sede, además de cuántos alumnos están en clase de prueba ahora mismo. Compara la tendencia de matrículas mes a mes para ver si las jornadas de puertas abiertas o las promociones realmente funcionaron. Vigila Alumnos en prueba: una prueba que no se convierte es un alumno que estás a punto de perder, así que haz seguimiento antes de que termine. Estado de alumnos muestra activos frente a inactivos y te sirve para confirmar que las bajas se están registrando.

Grupos

La pestaña Clases resume la semana en el aula: qué clases hay programadas, qué tan llenos están los grupos y la asistencia. Si la tasa de asistencia muestra un guion o los asistentes aparecen en 0, lo más probable es que aún no se haya pasado lista, no que nadie haya venido. Desde el catálogo puedes añadir Ausencias de hoy, Plazas disponibles y Recuperaciones pendientes, muy útiles para el dashboard de recepción. Usa la ocupación para decidir qué grupos promocionar y cuáles fusionar.

Alumnos

La pestaña Alumnos muestra a quién enseñas: cómo se reparten los alumnos por sede, curso y franja de edad. Úsala para detectar un curso que crece más rápido que tu capacidad de profesores o una franja de edad a la que no estás llegando. Las edades salen de la fecha de nacimiento de cada ficha, así que si faltan fechas el gráfico queda incompleto. Añade Cómo nos conocieron desde el catálogo para ver qué canales traen alumnos que se quedan.

Retención

La pestaña Retención te dice cuántos alumnos conservas y cuántos pierdes, por sede y por mes. La tabla de cohortes es la clave: un porcentaje alto de bajas a los tres meses suele indicar un problema en la bienvenida o en la asignación del primer profesor. Añade Alumnos en riesgo desde el catálogo para que el staff contacte a la familia antes de que se dé de baja, y Motivos de baja para entender por qué se van. Los motivos solo aparecen si el staff los registra al procesar cada baja.

Profesores

La pestaña Profesores muestra cómo se reparten los alumnos entre tus profesores para equilibrar la carga y ver quién tiene hueco para más. Si un widget dice Sin datos, revisa que las clases tengan un profesor asignado y alumnos matriculados. Añade Carga de profesores y Sustituciones del mes desde el catálogo para detectar el desgaste a tiempo y ver dónde dependes de suplentes. Como compara a profesores concretos, conviene dejar esta pestaña solo a directores y coordinadores.

Informes Personalizados

¿Qué son los Informes Personalizados?

Arma tus propios informes tabulares sobre Alumnos, Familias, Profesores, Grupos, facturas, pagos y asistencia. Elige las columnas que necesitas, filtra, ordena y guarda la configuración para que siempre tengas la vista exacta a un clic. Comparte snapshots de solo lectura por enlace público, programa envíos recurrentes por email, SMS o WhatsApp, y fija los informes más usados directo en el menú lateral.

Para las preguntas que los paneles estándar no responden. Elige los campos, los filtros y la agrupación, guárdalo, y fíjalo si lo vas a volver a lanzar. Los informes guardados se pueden exportar.

Crear un registro nuevo

Ponle al informe un nombre que diga qué pregunta responde, por ejemplo "Facturas vencidas por familia", así tu staff lo encuentra sin abrir cada uno. Lo más importante es la entidad principal, porque define qué representa cada fila: un alumno, una factura o una asistencia. Si necesitas una fila por familia, empieza desde familias y no desde facturas. Los datos relacionados se pueden unir después, así que elige lo que quieres contar y continúa.

Dentro de un registro

Arma el informe con el signo más junto a cada campo de la izquierda y después añade filtros y un orden. La vista previa de abajo se actualiza al instante, así compruebas las cifras antes de compartir nada. Sin filtros, el informe devuelve todas las filas, así que acótalo primero, por ejemplo solo a facturas pendientes. Cuando esté listo, prográmalo para recibirlo por email, SMS o WhatsApp, o fíjalo en la barra lateral si lo consultas a diario. Ojo con el enlace público: cualquiera que lo tenga ve los datos, así que quita las columnas personales que no quieras que circulen.

Exportar / Importar datos

¿Qué es Exportar / Importar datos?

alinaflow envía un respaldo diario completo de tus datos al destino que vos elijas (Google Drive). Úsalo para alimentar herramientas de BI, mandarle a tu contador los CSV diarios de facturas y pagos, archivar contratos firmados para cumplimiento, o simplemente mantener una copia fuera de la plataforma. Las importaciones las hacemos nosotros - escríbele a soporte y migramos los datos sin costo. Tus datos son tuyos.

Meter y sacar datos. Las importaciones mapean tus columnas a los campos de alinaflow, así que una hoja de cálculo de otro sistema no hay que reformatearla antes. Las exportaciones cubren todo y pueden lanzarse de forma programada a tu propio almacenamiento, que es la manera más segura de tener una copia que controlas tú.