Reservas online y el Portal de las familias | Centro de ayuda de alinaflow

Portal

¿Qué es el Portal?

El Portal es tu puerta de entrada en internet. Las familias y los visitantes ven tus ofertas desde un enlace, un código QR o tu propia web y reservan en pocos pasos; las familias que inician sesión también siguen ahí sus Clases y facturas. Aquí decides qué vende, qué Profesores muestra y qué aspecto tiene.

Portal, en el menú lateral justo debajo de Admin, es donde gestionas tu puerta de entrada en internet. Las familias y los visitantes ven el resultado en tu propia dirección seguida de /portal, por ejemplo https://tuacademia.alinaflow.com/portal, donde tuacademia es el nombre de la dirección de tu espacio de trabajo. Ese es el enlace del Portal de las familias: Compartir e insertar muestra siempre el exacto, con un código QR y un widget de reserva para tu web. La pantalla abre en Ofertas, la lista de lo que vende el Portal, cada una con su estado: un Borrador solo lo ve tu personal, Publicada está en marcha y Archivada está guardada. Reservas recoge lo que reservan las familias, Profesores decide qué Profesores muestra el Portal y cómo se presentan, Ajustes decide cómo se confirman las reservas y qué aspecto tiene el Portal, Compartir e insertar tiene el enlace, y Vista previa te deja ver el Portal como un visitante, una Familia o un Profesor. Mientras la configuración no está terminada, primero se abre un asistente paso a paso: Terminar más tarde lo guarda y la tarjeta Configuración del Portal, encima de las pestañas, lo vuelve a abrir. Los Admin y los Editores gestionan las ofertas; solo los Admin cambian los ajustes del Portal. El número de la pestaña Reservas cuenta las reservas que te esperan.

Configuración del Portal

Para configurar el portal de las familias, el portal de padres, para que las familias lo vean y reserven, usa este asistente en Portal. El asistente de configuración es el camino más corto entre un Portal vacío y recibir reservas online. Tiene ocho pasos y cada uno se marca solo en cuanto los datos reales están en su sitio, así que nunca te pide confirmar algo que puede comprobar. Marca es tu logo, tus colores, una imagen de fondo y el titular que los visitantes leen primero. Sedes pide una foto de la fachada y unas palabras sobre cómo llegar a cada una. Profesores necesita al menos un Profesor visible en el Portal, con foto y una biografía corta. Cursos pide una imagen y una descripción para cada Curso a la venta. Ofertas necesita al menos una oferta publicada. Reglas de reserva es cómo se confirman, se guardan y se firman las reservas; guardar esa sección cuenta como revisarla, aunque no cambies nada. Disponibilidad pide el horario semanal de cada Profesor de una oferta de citas publicada, y solo aparece cuando tienes una. Publicar el Portal es donde lo ves como un visitante, lo abres al público y compartes el enlace. En cada paso, Falta enumera con palabras sencillas lo que queda por hacer, y lo resuelves ahí mismo sin salir del asistente. Omitir por ahora pasa al siguiente, Terminar más tarde cierra el asistente y la tarjeta Configuración del Portal lo reabre en el siguiente paso pendiente.

Ofertas

¿Qué es una oferta?

Una oferta es una cosa que vende el Portal, basada en un Curso. Grupos programados vende los Grupos que pongas a la venta; Citas vende tiempo con tus Profesores, y el Grupo se crea cuando alguien reserva. Publícala cuando esté lista: un borrador solo se ve aquí.

Una oferta es una cosa que vende el Portal, siempre basada en uno de tus Cursos. Nueva oferta, en la pestaña Ofertas, abre un asistente paso a paso. Primero eliges el Curso y cómo lo reservan las familias. Grupos programados vende los Grupos de ese Curso que pongas a la venta, y las fechas nuevas siguen tu calendario: úsalo para un Grupo semanal. Citas vende tiempo con tus Profesores: las familias eligen un Profesor y una hora libre, y el Grupo se crea cuando reserva el primer Alumno. Úsalo para Clases individuales o una sesión de prueba. Después viene Cómo se vende. El Pago puede ser Pagar para confirmar, que guarda la plaza mientras la familia paga online; Reservar ahora, pagar después, que confirma la plaza al momento y factura como siempre; o Gratis. Necesita tu aprobación hace que cada reserva espere en Reservas hasta que la aceptes, y Oferta de prueba reserva una prueba gratuita en lugar de una inscripción. Lo que dejes por defecto sigue los ajustes del Portal. En las citas eliges después quién, dónde y cuándo: los Profesores, las Sedes, los Salones si quieres, la duración, cuántos Alumnos por reserva y la ventana de reserva (con cuántas horas de antelación como mínimo, hasta cuántos días por delante, un descanso después de cada reserva y cada cuánto se ofrecen horas de inicio). En los Grupos programados activas los Grupos que vende esta oferta. Al final vienen los precios y las etiquetas del catálogo por las que filtran las familias, y la Revisión, donde la guardas como borrador o la publicas. Al publicar se comprueba que el Curso esté activo y, en las citas, que haya duración, un Profesor, una Sede (salvo que sea online) y una cuota; lo que falte aparece en una lista para que lo resuelvas. Para recuperar una oferta archivada, pon el filtro de estado de la pestaña Ofertas en Archivada, abre Más acciones en su fila y elige Publicar: vuelve a la venta al instante, y Despublicar la deja como borrador si aún no está lista. Una oferta eliminada no se puede recuperar desde la app, así que archiva lo que quizá vuelvas a vender en lugar de eliminarlo. Archivar o eliminar una oferta nunca afecta a las reservas ya hechas.

Reservas

Aquí llega cada reserva que hacen las familias en el Portal: qué reservaron, para qué Alumno, cuándo, el importe, cómo se paga y en qué punto está. Los botones de estado de arriba filtran la lista. Pendiente de aprobación significa que la oferta necesita tu aprobación: Aprobar inscribe al Alumno y envía la primera factura de siempre, y Rechazar libera la plaza y avisa a la familia, con el motivo si lo añades. Pendiente de pago es una plaza guardada mientras la familia paga online; si se acaba el tiempo, la plaza se libera y la reserva queda Caducada. Pendiente de firma significa que la plaza está ocupada y el contrato que elegiste en Ajustes está pendiente de firma; la reserva se completa cuando se firma el último. Pagada tarde es un pago que llegó cuando la plaza ya se había liberado, así que puede que ya no esté: habla con la familia y resuélvelo a mano. El menú Más acciones de cada fila abre el Alumno, el Grupo, la factura o la oferta, y desde ahí Cancelar reserva libera una reserva que aún espera pago o aprobación y anula su factura sin pagar. Para deshacer una reserva ya confirmada, da de baja la inscripción. El número de la pestaña Reservas cuenta las reservas pendientes de aprobación más los pagos tardíos, y esas mismas aparecen en Tareas para que nadie las pase por alto.

Profesores y disponibilidad

Las familias solo ven a los Profesores que actives aquí. Enciende Visible en el Portal para cada uno y usa Editar perfil para añadir una foto, un nombre visible (si lo dejas vacío, el Portal muestra el nombre y la inicial), un titular de una línea y una biografía corta. Nada más de la ficha del Profesor, como su correo o su teléfono, se muestra nunca. El enlace Ausencias de cada fila abre la pestaña Disponibilidad de ese Profesor, que es de donde sale cada hora reservable. Para que las familias elijan Profesor por instrumento y reserven una Clase dentro de la disponibilidad del Profesor, prepáralo en este orden. Haz de cada instrumento un Curso, como Piano, Guitarra o Canto. Para cada Curso, crea una oferta de Citas en Ofertas y elige los Profesores que lo imparten, la Sede, la duración de la Clase y la ventana de reserva. En la ficha de cada Profesor, abre la pestaña Disponibilidad y añade su horario semanal, una fila por día y franja, y después sus ausencias debajo, como días completos o unas horas de un día. Revisa las Reglas de reserva en Ajustes, publica la oferta y comparte el enlace. Las familias eligen el instrumento en el catálogo, escogen Profesor con Filtrar por Profesor o lo dejan en Cualquier Profesor, y solo ven horas dentro del horario semanal de ese Profesor que de verdad están libres: no en un día sin Clase, no durante una ausencia, no mientras ya imparte otra Clase y con un Salón libre. Las etiquetas del catálogo, como Cuerda o Principiantes, les ayudan a acotar la lista. Si falta una hora que esperabas, abre la oferta: en Disponibilidad, Mostrar horas no ofrecidas pone en gris cada hora del horario semanal que no se puede reservar y dice por qué, como Ausencia, Ya imparte a esa hora, No hay Salón libre, Día sin Clase, Completa o Demasiado pronto o demasiado lejos. Las familias nunca ven esos motivos, solo las horas que funcionan. Al hacer clic en una hora libre reservas para un Alumno desde recepción.

Ajustes

Ajustes decide cómo se comportan las reservas y qué aspecto tiene el Portal, y solo los Admin pueden cambiarlo. Catálogo: Catálogo público deja que cualquiera con el enlace mire sin iniciar sesión, y mientras está apagado solo las familias con sesión iniciada y tu personal ven el Portal. Mostrar precios pone un precio Desde junto a cada oferta, Pedir un teléfono hace que las familias dejen uno al reservar, y Permitir que lo encuentren los buscadores decide si el Portal puede aparecer en los resultados de búsqueda. El titular y la introducción son lo primero que lee un visitante. Reservas: Pago predeterminado y Aprobar las reservas por defecto se aplican a todas las ofertas que no eligen lo suyo. Guardar la plaza durante fija cuántos minutos se guarda una plaza mientras alguien termina de pagar, de 5 a 120. Los Grupos nuevos salen a la venta decide si los Grupos nuevos se ofrecen en el Portal en cuanto se crean, salvo que su Curso diga otra cosa. Contratos después de reservar elige las plantillas de documento que firman las familias cuando se confirma una reserva, enviadas por el servicio de firma electrónica que tengas conectado, como DocuSign o Dropbox Sign. En tu web enumera las webs que pueden insertar el Portal, una por línea y solo la dirección, como https://www.tuacademia.com. Aspecto guarda la imagen de fondo del Portal. Guarda una vez al final; guardar las reglas de reserva es también lo que marca ese paso del asistente de configuración.

Vista previa

Vista previa te deja revisar el Portal antes que nadie. Como visitante abre el Portal público tal como lo ve un visitante, borradores incluidos, con un enlace que vale una hora. Como un familiar te deja buscar una Familia, elegir un contacto con acceso al Portal y abrir el Portal como esa persona, y Como un Profesor hace lo mismo con un Profesor. Ver como otra persona abre una pestaña aparte durante 30 minutos, con un aviso del tiempo que queda y un botón Salir, y termina si esa pestaña se recarga. Ves exactamente lo que esa persona ve, porque se aplican las mismas reglas, y lo que cambies ahí queda en el registro de actividad a tu nombre, no al suyo. Todo lo que podría hacerse con su cuenta, como su acceso o sus métodos de pago guardados, queda bloqueado mientras ves como esa persona. Solo los Admin pueden ver el Portal como un familiar o un Profesor. También puedes empezar desde un contacto de una Familia o desde la ficha de un Profesor, con Ver Portal como junto a Acceso al portal. Si no se abre nada, permite las ventanas emergentes de alinaflow en tu navegador.

El Portal de las familias

Esto es lo que ven las familias y los visitantes en la dirección del Portal de las familias, https://tuacademia.alinaflow.com/portal: tu logo, tus colores y tu imagen de fondo, tu titular y una tarjeta por cada oferta publicada con su imagen, duración, edades, si es presencial u online, y un precio Desde cuando decides mostrar precios. Las etiquetas de arriba filtran el catálogo por tema. Cualquiera puede mirar sin cuenta: una familia solo demuestra quién es al reservar, escribiendo un código de 6 dígitos que recibe por correo, y a partir de ahí tiene la sesión iniciada. Una familia que ya tiene la sesión iniciada llega a su propio inicio del Portal con el mismo enlace, donde sigue el horario de sus Alumnos, facturas y pagos, recuperaciones, documentos y todo lo que compartas con ella, y puede seguir reservando desde el catálogo. Iniciar sesión, arriba, lleva a las familias que ya tienen acceso al inicio de sesión con código. Mientras tu catálogo no es público, a los visitantes se les manda a iniciar sesión. El mismo catálogo puede ir dentro de tu propia web con el fragmento de Compartir e insertar.

Páginas de oferta

Cada oferta publicada tiene su propia página, que es a donde apunta Un enlace para cada oferta en Compartir e insertar. Muestra la imagen y la descripción del Curso en Acerca de, los Profesores, cada uno con enlace a su página, y Dónde, con la foto de la fachada de la Sede, su descripción pública y, si lo permites, la dirección y un enlace al mapa. Una oferta de Grupos programados enumera los Grupos a la venta en Elige un horario, con su día, hora, fecha de inicio y plazas libres. Una oferta de citas muestra los días y horas libres de las dos próximas semanas, agrupados en mañana, tarde y noche, con Filtrar por Profesor; en una cita semanal la familia mantiene la misma hora cada semana. Tu reserva resume la elección, explica cómo se confirmará (por ejemplo, que no se cobra nada hasta que la apruebes) y Continuar lleva al pago. Cuando falta una hora, las familias simplemente no la ven; tú puedes ver por qué en la disponibilidad de la oferta en el Portal.

Páginas de profesor

La página de un Profesor muestra la foto, el nombre visible, el titular y la biografía que configuraste en Profesores dentro del Portal, y Reserva con seguido de su nombre enumera todas las ofertas publicadas que imparte, así una familia que ya sabe con quién quiere ir puede reservar directamente desde ahí. Solo tienen página los Profesores con Visible en el Portal activado, siempre con su nombre visible, y nada de la ficha del personal, como un correo o un teléfono, aparece nunca en ella.

Reserva y pago

El pago son unos pocos pasos cortos, con una línea de progreso arriba. Un visitante empieza por Tu email y recibe un código de 6 dígitos para confirmar que es él, sin contraseña; quien ya tiene acceso al Portal simplemente inicia sesión en ese momento. Después vienen Tus datos (su nombre, un teléfono si lo pides y si la reserva es para él o para su hijo) y Revisa y confirma, que muestra cuándo, con quién, dónde y para quién, y cómo se confirma la reserva. Una familia que ya tiene la sesión iniciada pasa directamente a elegir para qué Alumno es. Lo que pasa después sigue el pago de la oferta: Gratis y Reservar ahora, pagar después confirman la plaza al momento; Pagar para confirmar guarda la plaza mientras pagan online y la confirma cuando llega el pago; y una oferta que necesita tu aprobación envía una solicitud y no cobra nada hasta que la apruebes en Reservas. Cada reserva tiene su propia página de estado, que dice en qué punto está (Tu plaza está reservada, con Pagar ahora; Solicitud enviada; Un último paso, para firmar el acuerdo; o Reserva confirmada), y la página de pago devuelve a la familia ahí. Un correo que ya pertenece a una de tus Familias reserva para esa Familia; alguien nuevo se añade como Familia nueva y recibe acceso al Portal, para que pueda volver e iniciar sesión. Si un programa de onboarding está configurado para asignarse con el acceso al Portal, una familia nueva lo completa después de reservar, antes de que se abra el resto de su Portal. El personal no puede reservar desde el pago de las familias: reserva para un Alumno desde la disponibilidad de la oferta en el Portal, o abre el Portal en una ventana privada para probarlo como familia.

Acceso de las familias e inicio de sesión

Las familias y los Profesores nunca tienen contraseña para el Portal. Inician sesión en https://tuacademia.alinaflow.com/portal/login con Envíame un código por correo: alinaflow les manda un código de 6 dígitos, que vale 15 minutos, y un enlace que inicia la sesión con un toque. Una familia consigue acceso al Portal de dos formas: reserva en el Portal, y el acceso llega con el pago, o se lo das tú. Para eso, abre la Familia, haz clic en el contacto y, en Acceso al portal, pulsa Activar acceso al portal; los Profesores tienen el mismo botón en su ficha. Eso envía un correo de invitación con un enlace de acceso de un solo uso, y también un SMS o un WhatsApp cuando esos canales están activados para la invitación al Portal en Admin, Notificaciones. El enlace de invitación vale una vez, durante 7 días. Si activaste el acceso al portal pero a la familia nunca le llegó el correo, revisa primero el correo del contacto por si tiene una errata, porque ahí fue la invitación. Después pulsa Reenviar invitación, que aparece junto a Acceso al portal mientras el contacto figure como Invitado, es decir, invitado pero sin haber entrado todavía. Si la invitación no se pudo entregar, alinaflow lo avisa y ofrece Copiar enlace de invitación para que se lo mandes tú. Y pase lo que pase con la invitación, la familia siempre puede ir al enlace del Portal, elegir Iniciar sesión, escribir su correo y pedir un código nuevo; si ese correo tiene acceso al Portal, el código llega por correo, así que pídeles que miren también en la carpeta de spam. Un enlace caducado o ya usado ofrece Envíame un código nuevo. Si un programa de onboarding está configurado para asignarse automáticamente cuando alguien recibe acceso al Portal, la familia va a su onboarding la primera vez que entra y lo termina antes de que se abra nada más del Portal.

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