Relatórios e dados

Qual dos três você quer

Três ferramentas parecidas que respondem perguntas diferentes. Escolher a errada é o motivo habitual de um número custar tanto para sair.

Um dashboard é para números que você olha repetidamente: matrículas deste mês contra o anterior, saldo em aberto, taxa de frequência. Fica fixado, é visual e se atualiza sozinho. Se você se pegar rodando o mesmo relatório toda segunda-feira, o lugar dele é um dashboard.

Um relatório personalizado é para uma pergunta que ninguém previu. Você escolhe a entidade, as colunas e os filtros, e recebe uma tabela que dá para ordenar e exportar. É a ferramenta certa para algo pontual, e para qualquer condição que um widget de dashboard não consiga expressar.

Uma exportação é para levar dados para outro lugar: a contabilidade, uma planilha, outro sistema. As importações funcionam do mesmo jeito ao contrário, e são por onde a maioria das escolas coloca os alunos atuais no primeiro dia.

Dashboards

Como funciona o editor de Dashboard?

Este é o seu construtor de dashboards. O centro mostra seu dashboard ao vivo exatamente como os usuários verão, agrupado por abas de categoria. Cada widget tem um ícone de engrenagem para configurar a largura ou removê-lo. O painel direito mostra os widgets disponíveis do catálogo para a aba ativa - clique em + para adicionar. O painel esquerdo tem as configurações: descrição, atribuição padrão, link público e visibilidade por perfil.

Monte o seu painel com os widgets disponíveis, e fixe na barra lateral os que você consulta sempre. Cada função quer números diferentes, então os painéis são por usuário e não por escola.

Criar um registro novo

Dê ao dashboard um nome que deixe claro para quem ele é ou o que acompanha, como "Recepção do dia" ou "Finanças da diretoria". O nome é obrigatório e o botão de salvar só é liberado depois que você o preenche. A descrição é opcional, mas ajuda quando a escola tem vários dashboards para funções diferentes. Os widgets são adicionados depois de salvar, então o dashboard novo começa vazio.

Dentro de um registro

Este é o editor do dashboard: no centro ele aparece exatamente como o staff vai ver, e o catálogo à direita lista os widgets que você pode incluir na aba atual com o +. Use a engrenagem de cada widget para mudar a largura ou removê-lo, e arraste pela alça para reordenar. À esquerda, ative Dashboard principal para torná-lo o padrão e escolha uma função em Quem vê este dashboard antes de clicar em Atribuir. Atenção ao Gerar link público: qualquer pessoa com o link vê os números sem fazer login.

O registro é organizado em abas: Finanças, Marketing, Vendas, Turmas, Alunos, Retenção, Professores. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Finanças

A aba Finanças acompanha o que entra e o que ainda está em aberto, da receita por unidade e mês às faturas vencidas e aos maiores devedores. Consulte a tabela dos 10 maiores devedores antes de cada rodada de cobrança para saber quais famílias procurar primeiro. A previsão de liquidez separa o que já foi recebido, o que está em compensação e o que é projetado, então não trate o projetado como dinheiro em caixa. Como a aba mostra saldos de famílias, avalie bem antes de liberá-la para funções que não cuidam da cobrança.

Marketing

A aba Marketing mostra quantos novos interessados chegam, de onde vêm e em que etapa do funil estão. Veja Origem dos leads para saber quais canais merecem investimento e Leads por status para achar quem ainda está em Novo sem nenhum contato. No catálogo você adiciona campanhas, funil de conversão e motivos de perda para ir mais fundo. Os números só são confiáveis se o staff registrar a origem de cada lead, então peça que esse campo sempre seja preenchido.

Vendas

A aba Vendas acompanha as novas matrículas ao longo do tempo e por unidade, além de quantos alunos estão em aula experimental agora. Compare a tendência de matrículas mês a mês para ver se eventos abertos ou promoções de fato trouxeram resultado. Fique de olho em Alunos em experimental: uma experimental que não vira matrícula é um aluno prestes a ir embora, então faça contato antes que ela termine. Status dos alunos mostra ativos e inativos e ajuda a confirmar que os cancelamentos estão sendo registrados.

Turmas

A aba Aulas resume a semana em sala: quais aulas estão agendadas, quão cheias estão as turmas e a frequência. Se a taxa de presença mostra um traço ou os presentes aparecem como 0, provavelmente a chamada ainda não foi feita, e não que ninguém veio. No catálogo você adiciona Faltas de hoje, Vagas disponíveis e Reposições pendentes, ótimos para um dashboard da recepção. Use a taxa de ocupação para decidir quais turmas divulgar e quais unir.

Alunos

A aba Alunos mostra quem você atende: como os alunos se distribuem por unidade, curso e faixa etária. Use-a para perceber um curso que cresce mais rápido que a capacidade dos professores ou uma faixa etária que a escola ainda não alcança. As idades vêm da data de nascimento no cadastro, então datas em branco deixam o gráfico incompleto. Adicione Como nos conheceram pelo catálogo para ver quais indicações trazem alunos que permanecem.

Retenção

A aba Retenção mostra quantos alunos a escola mantém e quantos perde, por unidade e por mês. A tabela de coortes é a mais importante: uma taxa alta de saída aos três meses costuma apontar problema no acolhimento ou na escolha do primeiro professor. Adicione Alunos em risco pelo catálogo para que o staff procure a família antes do cancelamento, e Motivos de cancelamento para entender por que saem. Os motivos só aparecem se o staff registrar um ao processar cada cancelamento.

Professores

A aba Professores mostra como os alunos se distribuem entre os professores, para equilibrar a carga e ver quem ainda tem espaço. Se um widget mostrar Sem dados, confira se as turmas têm professor atribuído e alunos matriculados. Adicione Carga dos professores e Substituições do mês pelo catálogo para perceber sobrecarga cedo e ver onde a escola depende de substitutos. Como a aba compara professores individualmente, vale restringi-la a diretores e coordenadores.

Relatórios Personalizados

O que são Relatórios Personalizados?

Monte seus próprios relatórios tabulares sobre Alunos, Famílias, Professores, Turmas, faturas, pagamentos e presenças. Escolha as colunas que precisa, filtre, ordene e salve a configuração para ter a visão exata sempre a um clique. Compartilhe snapshots somente leitura por link público, agende envios recorrentes por e-mail, SMS ou WhatsApp, e fixe os relatórios mais usados direto no menu lateral.

Para as perguntas que os painéis padrão não respondem. Escolha os campos, os filtros e o agrupamento, salve, e fixe se for rodar de novo. Relatórios salvos podem ser exportados.

Criar um registro novo

Dê ao relatório um nome que deixe claro o que ele responde, como "Faturas vencidas por família", para que o staff da escola o encontre depressa. A escolha mais importante aqui é a entidade principal, porque ela define o que cada linha representa: um aluno, uma fatura ou um registro de presença. Se você quer uma linha por família, comece por famílias, e não por faturas. Dá para juntar dados relacionados depois, então escolha o que quer contar e continue.

Dentro de um registro

Monte o relatório clicando no sinal de mais ao lado de cada campo à esquerda e depois adicione filtros e uma ordenação. A prévia logo abaixo é atualizada na hora, então dá para conferir os números antes de compartilhar. Sem filtros o relatório traz todas as linhas, por isso restrinja antes, por exemplo só às faturas em aberto. Quando estiver certo, agende envios recorrentes por email, SMS ou WhatsApp, ou fixe na barra lateral se os diretores consultam todo dia. Cuidado com o link público: qualquer pessoa com ele vê os dados, então tire as colunas pessoais que você não quer ver circulando.

Exportar / Importar dados

O que é Exportar / Importar?

alinaflow envia um snapshot diário completo dos seus dados para o destino que você escolher (Google Drive). Use para alimentar ferramentas de BI, enviar ao contador os CSVs diários de faturas e pagamentos, arquivar contratos assinados para conformidade ou simplesmente manter uma cópia fora da plataforma. As importações ficam por nossa conta - escreva ao suporte e migramos os dados sem custo. Seus dados são seus.

Colocar e tirar dados. As importações mapeiam as suas colunas para os campos do alinaflow, então uma planilha de outro sistema não precisa ser reformatada antes. As exportações cobrem tudo e podem rodar em agenda para o seu próprio armazenamento, que é o jeito mais seguro de manter uma cópia sob o seu controle.