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Reservas de Salas

Reservas de Salas

Alunos reservam Salas para prática autônoma. O staff cria reservas diretamente (ficam aprovadas) ou alunos pedem pelo Portal (o staff aprova). Cada reserva fixa o preço de Sala na criação; ao concluir, o staff marca se Aconteceu - em caso positivo, é gerada fatura em Família do solicitante. A detecção de conflitos alerta sobre Aulas sobrepostas de turmas ativas para o staff ver quando uma sala já está ocupada.

Reservar uma Sala para algo que não é Aula: um ensaio, uma reunião de pais, uma locação. As reservas disputam as mesmas Salas com as Turmas, então a detecção de conflitos cobre as duas coisas.

Criar um registro novo

Escolha a sala, a data, o horário de início e a duração, e depois busque o aluno que está reservando. Antes de salvar, confira se o horário não coincide com uma aula de uma turma ativa, porque a detecção de conflitos vai marcar a sala como ocupada. A reserva guarda o preço que a sala tem agora, então mudanças de preço depois disso não a afetam. As notas da solicitação aparecem para a família no Portal da Família; as notas internas ficam só com o staff.

Dentro de um registro

Abra uma reserva para conferir o status, o horário, o solicitante e o preço com que ela foi feita. Reservas criadas pelo staff já ficam aprovadas, mas os pedidos vindos do Portal da Família aguardam aqui até você aprovar. Quando a sessão terminar, use Marcar como concluída para registrar o que aconteceu. Se o aluno não for usar a sala, cancele a reserva para que nenhuma fatura seja gerada.

O registro é organizado em abas: Marcar concluída. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Marcar concluída

Quando a sessão de prática terminar, use esta opção para registrar se ela de fato aconteceu. Marque que aconteceu só se o aluno usou a sala, porque isso lança uma fatura na conta da família com o preço salvo. Se ele não compareceu, registre isso e a família não é cobrada. Confira antes de confirmar, já que uma fatura lançada precisa ser corrigida pelo faturamento.

Aluguéis

O que é um aluguel?

Um aluguel é um empréstimo de um ou mais itens do inventário para um Aluno, retirado numa data específica de uma sede e com data de devolução. Você pode combinar unidades serializadas (um violino específico) e unidades em massa (3 pastas de partituras) no mesmo aluguel. Aluguéis devolvidos no prazo e sem taxa não deixam rastro de cobrança. Quando há taxa ou multa por atraso, uma fatura é gerada automaticamente no momento da devolução e segue pelo fluxo normal de faturamento (notificações, contabilidade, débito automático). Aluguéis marcados como perdidos passam as unidades serializadas para Perdido, removendo-as do estoque disponível.

Equipamento que sai do prédio com um Aluno, quase sempre instrumentos. Registra quem está com o quê, desde quando e quanto custa. A taxa de locação pode ir na fatura da Família em vez de ser cobrada à parte.

Criar um registro novo

Escolha o aluno e o local de onde os itens saem, depois defina a data de retirada e o prazo de devolução. É preciso adicionar pelo menos um item para salvar, e o mesmo aluguel pode juntar uma unidade com número de série, como um violino específico, e uma quantidade de itens avulsos. Para um empréstimo gratuito, deixe a taxa em branco; se preencher, ela não é cobrada na hora, mas vira fatura automaticamente na devolução. As notas são internas e ficam visíveis apenas para o staff da escola.

Dentro de um registro

Ao abrir um aluguel você confere o status de imediato: o selo Atrasado indica que o prazo já passou e que pode haver cobrança por atraso na devolução. O aluno e a data de retirada ficam travados depois de criado, mas dá para estender o prazo de devolução se você combinar uma prorrogação com a família. Use Devolver quando os itens voltarem, ou Marcar como perdido se não forem voltar, o que tira as unidades com número de série do estoque disponível. Só exclua um aluguel criado por engano, porque a exclusão apaga o registro em vez de encerrá-lo.

O registro é organizado em abas: Devolver. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Devolver

Registre a devolução aqui assim que os itens estiverem de volta na escola. Confira a data com atenção, porque uma data depois do prazo é o que gera a cobrança por atraso. Se o aluguel tinha taxa ou voltou atrasado, uma fatura é criada automaticamente e segue o fluxo normal de cobrança, com notificações e débito automático; um empréstimo gratuito devolvido no prazo é encerrado sem fatura. As unidades com número de série voltam na hora para o estoque disponível, então vale inspecioná-las antes de confirmar.

Inventário

O que é um item de inventário?

Um item é uma entrada do catálogo - o 'o quê' de algo que a Escola de Música tem (por exemplo, 'Clarinete Yamaha', 'Sapatilhas de ballet tamanho 38', 'Cabo HDMI'). Você define o item uma única vez com nome, SKU opcional, categoria e ajustes de rastreamento, e depois registra cada peça física como uma unidade dele. Ative 'rastrear cada unidade' para equipamentos com número de série, para que cada peça tenha identificador e histórico próprios; deixe desligado para estoque a granel ou consumíveis em que você só conta a quantidade total.

O que você tem e onde está: instrumentos, equipamento, material didático, figurino. Os itens podem estar em uma Sala, em um Show ou emprestados, então a resposta para onde algo está não depende de a quem você pergunta.

Criar um registro novo

Use este formulário para cadastrar um novo item no catálogo da escola, como um modelo de violão, um tamanho de figurino ou um tipo de cabo. Só o nome é obrigatório, e se você deixar o SKU em branco o sistema cria um automaticamente. Antes de lançar estoque, decida se vai rastrear cada unidade individualmente: vale para instrumentos e tablets com número de série, mas não para material a granel que você só conta por quantidade. Ative Consumível apenas para o que se gasta em aulas ou eventos, como cola ou cópias de partitura.

Aqui você registra cada peça física de um item e define onde ela fica: uma unidade da escola, uma sala, um depósito ou a escola inteira. Para itens com número de série, informe o serial ou a etiqueta no campo Identificador, assim fica fácil diferenciar peças iguais depois. Para material a granel, deixe o identificador vazio e informe a quantidade. Preencher a data e o preço de compra agora ajuda muito na depreciação e na hora de decidir a reposição.

Dentro de um registro

Ao abrir um item você ajusta as configurações do catálogo e vê, numa só lista, todas as unidades cadastradas com a localização, a condição e o status de cada uma. Use Nova unidade no fim da página para incluir outra peça sem sair dali. Cuidado ao mudar o rastreamento individual depois que já existem unidades, porque isso altera como quantidades e identificadores funcionam para todas elas. Se a escola deixou de usar um modelo, desative em vez de excluir para manter o histórico.

Abra uma unidade para atualizar a condição e o status conforme ela se desgasta ou vai para conserto. Para trocá-la de lugar use Mover, e não apenas edite a localização, assim cada deslocamento fica no histórico de movimentações com quem fez e quando. Em itens com número de série a quantidade fica travada em 1, porque cada peça é um registro próprio. Os históricos de consertos, movimentações e consumo são preenchidos conforme o staff usa a unidade, então confira antes de comprar uma reposição.

O checklist diário mostra todas as aulas e eventos de uma unidade da escola na data escolhida, junto com os itens que cada um precisa. Imprima na noite anterior ou logo cedo para que o staff prepare as salas sem adivinhar. Se Itens necessários aparecer zerado mesmo com aulas acontecendo, vincule o inventário certo aos tipos de evento ou aos eventos para a lista ter conteúdo. A data segue o fuso horário da unidade, então confira quando ela fica em outra região.

Manutenção

O que é Manutenção?

Duas listas complementares para manter cada sede funcionando. Problemas rastreiam coisas que precisam de conserto - ar quebrado, tinta descascando, gavetas travadas - com fotos para que o staff de manutenção veja o problema antes de chegar. Suprimentos rastreiam consumíveis e ferragens que precisam ser comprados (tinta, fita crepe, parafusos). Ambas alimentam Tarefas automaticamente: o que estiver aberto aqui também aparece na caixa do staff.

Manutenção e conserto contra os itens do inventário. Um piano que precisa de afinação a cada seis meses é uma tarefa agendada aqui, e não algo que alguém lembra.

Criar um registro novo

É aqui que você registra algo quebrado ou com defeito em uma unidade. Título e local são obrigatórios. Vale indicar a sala ou o ponto exato (corredor, recepção, banheiro) para que quem for consertar encontre o problema de primeira. A descrição é interna e não aparece para as famílias. As fotos entram depois de salvar, na página do próprio chamado.

Use este formulário para pedir a compra de algo para uma unidade, de tinta a parafusos. A quantidade é texto livre (20L, x2, 1 lata) e o link de compra garante que o staff traga exatamente o item certo. Preencher o custo estimado ajuda os diretores a prever o gasto. A prioridade define a posição do pedido na caixa de tarefas do staff.

Dentro de um registro

Na página do chamado você acompanha o conserto: marque em andamento quando alguém assumir e concluído quando estiver resolvido. Adicione fotos aqui para que quem vai consertar veja o estrago antes de chegar. Se não precisar mais de reparo, cancele; exclua apenas registros criados por engano, já que os cancelados ficam no histórico. Alterações nos campos só valem depois de clicar em Salvar alterações.

Um item fica como solicitado até alguém comprá-lo. Assim que chegar à unidade, clique em Marcar como comprado para tirá-lo da lista de pendentes e das tarefas do staff. Se não for mais necessário, cancele em vez de excluir, para manter o registro do pedido. Se o produto indicado estiver em falta, atualize aqui a quantidade ou o link.