Salas, equipamentos e as coisas físicas que as Aulas consomem. Útil assim que você tem mais Turmas do que Salas, ou instrumentos que vão para casa com os Alunos.
Reservas de Salas
Reservas de Salas
Alunos reservam Salas para prática autônoma. O staff cria reservas diretamente (ficam aprovadas) ou alunos pedem pelo Portal (o staff aprova). Cada reserva fixa o preço de Sala na criação; ao concluir, o staff marca se Aconteceu - em caso positivo, é gerada fatura em Família do solicitante. A detecção de conflitos alerta sobre Aulas sobrepostas de turmas ativas para o staff ver quando uma sala já está ocupada.
A tela Reservas de Salas no alinaflow
Reservar uma Sala para algo que não é Aula: um ensaio, uma reunião de pais, uma locação. As reservas disputam as mesmas Salas com as Turmas, então a detecção de conflitos cobre as duas coisas.
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Um registro aberto
Aluguéis
O que é um aluguel?
Um aluguel é um empréstimo de um ou mais itens do inventário para um Aluno, retirado numa data específica de uma sede e com data de devolução. Você pode combinar unidades serializadas (um violino específico) e unidades em massa (3 pastas de partituras) no mesmo aluguel. Aluguéis devolvidos no prazo e sem taxa não deixam rastro de cobrança. Quando há taxa ou multa por atraso, uma fatura é gerada automaticamente no momento da devolução e segue pelo fluxo normal de faturamento (notificações, contabilidade, débito automático). Aluguéis marcados como perdidos passam as unidades serializadas para Perdido, removendo-as do estoque disponível.
A tela Aluguéis no alinaflow
Equipamento que sai do prédio com um Aluno, quase sempre instrumentos. Registra quem está com o quê, desde quando e quanto custa. A taxa de locação pode ir na fatura da Família em vez de ser cobrada à parte.
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Um registro aberto
Campos principais
Sede de origem - Onde os itens ficam antes da retirada e para onde voltam após a devolução. Influencia a disponibilidade e o checklist diário da sede.
Retirado em - O momento em que o Aluno leva os itens. Bloqueia a disponibilidade para eventos/aulas/aluguéis que se sobreponham.
Devolver até - Quando os itens precisam voltar. Determina o indicador de atraso, a seção de devolução do checklist e o cron de lembretes (T-7 / T-1 / T0 / T+1 / T+7).
Taxa de aluguel - Valor fixo opcional cobrado em uma fatura quando o aluguel é devolvido. Deixe em branco para empréstimo gratuito. Soma-se a qualquer multa por atraso.
Status - 'Ativo': os itens estão com o Aluno. 'Devolvido': todos os itens voltaram; a fatura (se houver) foi emitida. 'Perdido': o staff escalou um aluguel não devolvido; unidades serializadas foram marcadas como Perdidas no inventário.
Itens - Uma linha por item do inventário neste aluguel. Itens serializados (TrackEachUnit = true) exigem uma unidade específica; itens em massa usam uma quantidade. A lista de itens fica travada após a criação - cancele e recrie se houver erros.
Inventário
O que é um item de inventário?
Um item é uma entrada do catálogo - o 'o quê' de algo que a Escola de Música tem (por exemplo, 'Clarinete Yamaha', 'Sapatilhas de ballet tamanho 38', 'Cabo HDMI'). Você define o item uma única vez com nome, SKU opcional, categoria e ajustes de rastreamento, e depois registra cada peça física como uma unidade dele. Ative 'rastrear cada unidade' para equipamentos com número de série, para que cada peça tenha identificador e histórico próprios; deixe desligado para estoque a granel ou consumíveis em que você só conta a quantidade total.
A tela Inventário no alinaflow
O que você tem e onde está: instrumentos, equipamento, material didático, figurino. Os itens podem estar em uma Sala, em um Show ou emprestados, então a resposta para onde algo está não depende de a quem você pergunta.
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Formulário de criaçãoNew unit
Dentro de um registro
Um registro abertoA tracked unitA location checklist
Manutenção
O que é Manutenção?
Duas listas complementares para manter cada sede funcionando. Problemas rastreiam coisas que precisam de conserto - ar quebrado, tinta descascando, gavetas travadas - com fotos para que o staff de manutenção veja o problema antes de chegar. Suprimentos rastreiam consumíveis e ferragens que precisam ser comprados (tinta, fita crepe, parafusos). Ambas alimentam Tarefas automaticamente: o que estiver aberto aqui também aparece na caixa do staff.
A tela Manutenção no alinaflow
Manutenção e conserto contra os itens do inventário. Um piano que precisa de afinação a cada seis meses é uma tarefa agendada aqui, e não algo que alguém lembra.
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Formulário de criaçãoNew supply
Dentro de um registro
Um registro abertoA supply record
Campos principais
Ciclo de vida - Problemas: Aberto → Em andamento → Resolvido. Suprimentos: Solicitado → Comprado → Consumido. Pedir novamente cria uma linha nova quando algo acaba.
Fotos - Anexe ou tire uma foto pelo celular em cada problema para que o staff de manutenção veja o que está quebrado.
Integração com Tarefas - Problemas Abertos e suprimentos Solicitados aparecem automaticamente na caixa do staff; ao marcá-los resolvidos somem dali.
Prioridade - Alta é urgente. Definida na criação; o staff ordena por prioridade e data.
Sede - Sempre defina uma sede para que a linha vá ao local físico correto. Sala opcional ou texto livre de área para o local específico dentro da sede.
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