Configurações

Dias sem Aula

O que é um dia sem Aula?

Dias sem Aula são datas em que não se agendam Aulas - feriados, férias, dias de capacitação docente ou qualquer outro fechamento. Quando você marca um dia como dia sem Aula, o sistema de agendamento pula automaticamente, e o sistema não gera Turmas para essa data. Isso se aplica a toda a Escola de Música.

Feriados e fechamentos. Sessões que caem nessas datas não são agendadas, não são cobradas e não contam como falta, o que poupa muita correção depois. Defina as datas do ano antes do semestre começar.

Criar um registro novo

Escolha a data em que a escola vai fechar e dê a ela um nome que o staff reconheça, como "Natal" ou "Capacitação de professores". Cada registro vale para um único dia, então um recesso de uma semana precisa de um lançamento para cada dia. Ative "Repete todo ano" só para feriados de data fixa, como o Natal. Para datas móveis, como Carnaval ou Páscoa, deixe desativado, senão o fechamento do ano seguinte cai no dia errado.

Dentro de um registro

Abra um dia de folga para mudar a data ou o nome, ou para trocar entre uma vez só e todo ano, e depois clique em Salvar alterações. Antes de mudar uma data, confirme que o staff e as famílias já sabem, porque as aulas passam a ser puladas no novo dia. Se a escola acabar abrindo, use Excluir e o sistema de agendamento deixa de pular essa data.

Tipos de Curso

O que é um tipo de Curso?

Os tipos de Curso permitem categorizar seus Cursos em grupos - por exemplo, Individual, Grupo, Workshop ou Intensivo. Além de organização e filtragem, os tipos de Curso são úteis para atribuir faixas salariais e mensalidades no nível do tipo em vez de Curso por Curso - por exemplo, todos os Cursos 'Grupo' podem compartilhar a mesma estrutura de preços e valor de Professor. Isso pode simplificar significativamente sua configuração de cobrança e remuneração.

Um agrupamento acima dos Cursos, usado em relatórios e em regras de preço que valem para uma família inteira de Cursos de uma vez.

Criar um registro novo

Digite um nome curto e fácil de entender, como Individual, Em grupo ou Workshop. Esse nome aparece na configuração dos cursos e nos filtros, então escolha algo que o seu staff reconheça na hora. O botão Salvar alterações só fica disponível depois que o nome é preenchido. Se precisar registrar mais informações sobre cada tipo, crie campos personalizados pelo botão Campos antes de começar.

Dentro de um registro

Aqui você renomeia o tipo, ajusta o número de ordenação para definir onde ele aparece nas listas ou o desativa pela chave Ativo. Desativar costuma ser mais seguro do que excluir, porque os cursos que já usam esse tipo mantêm o histórico. Antes de clicar em Excluir, confira quais cursos estão vinculados a ele e quais valores ou remunerações de professores você definiu nesse nível. Depois de mudar o nome, clique em Salvar alterações.

Tipos de Avaliação

O que é um tipo de Avaliação?

Uma categoria reutilizável para Avaliações - Recital, Audição, Bimestral, Final, Casting, etc. O tipo controla a etiqueta no calendário, o token do título nas notificações e o corpo padrão do certificado. Cada workspace nasce com um conjunto inicial; o admin pode renomear, recolorir (cor do calendário), colocar emoji ou adicionar tipos novos para encaixar no vocabulário da Escola de Música. Excluir (soft delete) esconde o tipo do seletor de Avaliações novas; as Avaliações existentes continuam referenciando.

Os tipos de avaliação que você faz, como avaliação do semestre, prova de Nível ou prática. O tipo decide qual rubrica e quais consequências valem.

Criar um registro novo

Use o nome que a sua escola realmente usa, como Recital ou Audição de fim de ano, porque ele vira a etiqueta no calendário e o título das notificações enviadas às famílias. A cor vem preta por padrão, então escolha um tom que se destaque no calendário antes de salvar. Emoji e descrição são opcionais, e dá para incluir campos personalizados depois pelo botão Campos.

Dentro de um registro

Aqui você ajusta o nome, o emoji ou a cor e clica em Salvar alterações. A mudança vale daqui em diante para a etiqueta do calendário e o título das notificações das avaliações que usam este tipo. Para aposentar um tipo, desligue a chave ou use Excluir: ele some da lista ao criar novas avaliações, mas as avaliações antigas continuam com ele, sem perder nada do histórico.

Tipos de Show

O que é um tipo de Show?

Os tipos de Show categorizam atividades especiais que não são Aulas regulares - recitais, concertos, audições ou provas de música. Cada tipo de Show pode ter configurações padrão (duração, local, descrição) que são pré-preenchidas quando você cria um novo Show desse tipo, economizando seu tempo.

Os tipos de Show que você faz, como recital, oficina ou concurso. Define os padrões de ingresso e participação para você não configurar cada um do zero.

Criar um registro novo

Para criar o tipo basta um nome. Escolha algo que o staff reconheça logo numa lista, como Recital ou Exame de nível. A cor escolhida marca no calendário todos os Shows desse tipo, então vale usar uma cor diferente para cada tipo. Os padrões, como local, duração, ingressos e descrição, aparecem depois que você salva e abre o tipo de novo.

Dentro de um registro

Aqui você define os padrões do modelo, que vêm preenchidos em cada Show novo desse tipo: local, duração em minutos, se tem ingresso ou é público, e uma descrição e notas iniciais. Alterar um padrão aqui não muda os Shows já criados, só os próximos. O Número (ordenação) define a posição do tipo nas listas. Para aposentar um tipo sem perder o histórico, desative Ativo, e use Excluir apenas em tipos que nunca foram usados.

O registro é organizado em abas: Inventário. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Inventário

Use Adicionar requisito para listar o material que esse tipo de Show costuma precisar, como estantes de partitura, um teclado ou luzes extras. A lista é copiada para cada Show novo criado a partir desse tipo, e o staff pode conferir a disponibilidade com antecedência. Coloque só o que quase todo Show desse tipo usa e deixe os itens pontuais para o próprio Show.

Descontos

O que são Descontos?

Descontos são regras nomeadas que o motor aplica às mensalidades no momento da fatura. Quatro gatilhos cobrem todos os casos: Manual (a staff atribui a uma Família/Aluno), FamilyTier (% automático por nº de irmãos no domicílio), MultiCourseTier (% automático por nº de matrículas de Aluno), PromoCode (código que o cliente digita na inscrição). Dois descontos no mesmo grupo de empilhamento não se acumulam - o motor escolhe o de maior impacto. Descontos em grupos diferentes sempre se somam. Convênios também podem isentar a inscrição ou a matrícula.

Reduções reutilizáveis: irmãos, várias Turmas, pagamento antecipado, staff. Definidas uma vez como regra e aplicadas sozinhas no faturamento, que é o que as mantém consistentes e auditáveis.

Pagamento antecipado

O que é o Pagamento antecipado?

Vários meses pagos adiantado, 3, 6 ou 12, em troca de um benefício como um mês grátis ou sem taxa de inscrição. Você recebe antes e a Família fica. Os meses já cobertos não são faturados de novo.

Vários meses de mensalidade pagos adiantado, normalmente 3, 6 ou 12, em troca de um benefício como um mês grátis ou a inscrição sem custo. Aqui você define as opções, e a venda é feita na aba Pagamentos do Aluno; os meses cobertos não são faturados de novo, e Pagamentos antecipados por terminar avisa quando um está perto do fim.

Documentos Legais

Documentos legais

O catálogo do qual cada assinatura parte. Versionado - ao revisar uma nova linha é criada, a predecessora fica para que suas assinaturas mantenham a versão congelada.

Termos, consentimentos, autorização de imagem e políticas que as Famílias precisam aceitar. Ligue ao fluxo de matrícula para que o aceite fique registrado com data e contra a pessoa certa.

Criar um registro novo

Dê ao documento um nome fácil de reconhecer e escolha a categoria e quem vai assinar: alunos ou famílias. Escolha Digital se um provedor conectado, como o DocuSign, cuidar da assinatura, ou Tinta se a pessoa for imprimir, assinar e devolver digitalizado. Um documento digital só pode ser salvo depois que você escolhe o provedor, então conecte um antes em Configurações, Integrações. Escreva o texto no editor e use os campos à direita para inserir nomes, datas e o local da assinatura, que são preenchidos automaticamente para cada signatário no envio.

Dentro de um registro

Aqui você envia o documento para assinatura, visualiza a prévia ou desativa com a chave Ativo para que ninguém mais seja convidado a assiná-lo. Se já houver assinaturas, altere o texto com Revisar (nova versão), e não com Editar. Isso cria a próxima versão e mantém a anterior, então quem já assinou continua ligado ao texto exato que aceitou. Confira o número de assinaturas antes de excluir, porque um documento já assinado faz parte dos seus registros.

Motivos de ausência

O que são motivos de falta?

Motivos de falta são categorias predefinidas para explicar por que um Aluno ou Professor faltou a uma Aula - Doença, Viagem, Pessoal, Emergência Familiar, etc. Ter motivos padronizados ajuda nos relatórios de frequência, identificar padrões (ex., um Aluno que falta frequentemente às Turmas de segunda), e manter registros consistentes. Você pode definir motivos separados para Alunos e Professores já que suas situações são diferentes.

A lista contra a qual a falta de um Aluno é classificada. Mantê-la curta é o que torna o relatório de presença legível, e ela decide quais faltas geram crédito de reposição.

Criar um registro novo

Dê ao motivo um nome curto e claro, como Doença ou Viagem, e ative Justificada se esse tipo de falta deve contar como abonada. Nomes curtos ajudam o staff, que escolhe desta lista ao registrar a frequência. Confira se já não existe um motivo parecido, para que os relatórios não dividam a mesma causa em dois rótulos. O botão Salvar alterações só fica disponível depois que você preenche o nome.

Este formulário adiciona um motivo à lista de professores, que é separada da lista de alunos, então crie aqui apenas o que se aplica ao staff docente. Use motivos típicos de professores, como Capacitação ou Substituto providenciado, e ative Justificada para as faltas que sua escola considera aprovadas. Um motivo criado aqui não aparece quando você registra a falta de um aluno.

Dentro de um registro

Abra um motivo de alunos para renomeá-lo, definir se conta como justificado ou ajustar o número de ordenação, que controla a posição na lista. Alterar Justificada muda como as faltas com esse motivo entram nos relatórios de frequência, então decida uma vez e mantenha. Se o motivo não for mais usado, desative Ativo em vez de excluí-lo, para que o histórico de frequência mantenha o rótulo. Clique em Salvar alterações antes de sair da página.

Este é um motivo de professores aberto para edição. Funciona como o de alunos, mas afeta apenas a frequência do staff. Dê um número de ordenação baixo aos motivos mais comuns, como Doença, para que apareçam primeiro na seleção. Pense bem antes de desativar Justificada num motivo já em uso, pois isso muda como as faltas anteriores dos professores aparecem nos relatórios. Prefira desativar a excluir, assim o histórico fica preservado.

Motivos de ausência (funcionários)

Por que um funcionário se ausenta?

Motivos predefinidos (Doença, Férias, Pessoal, Emergência familiar, etc.) para registrar a ausência. Motivos padronizados mantêm os relatórios consistentes e permitem marcar quais devem pré-marcar 'Requer substituto' ao criar a ausência.

O mesmo para o staff, alimentando o fluxo de substituição e a folha.

Seções desta tela

Esta tela é dividida em seções: Adicionar motivo. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.

Adicionar motivo

Dê ao motivo um nome curto que o staff reconheça logo, como Doença ou Férias. Antes de criar, confira a lista ao fundo para não ter dois motivos quase iguais, o que divide os relatórios de ausência. O emoji e a cor são opcionais, mas ajudam a identificar o motivo no calendário. Ative Requer substituto por padrão apenas nos motivos em que a aula precisa acontecer mesmo assim, como doença, para que a escola não esqueça de designar alguém para cobrir.

Fontes de Indicação

O que são fontes de indicação?

Fontes de indicação registram como os Alunos encontraram sua Escola de Música - Redes Sociais, Boca a Boca, Site, Visita Presencial, etc. Registrar isso em cada Aluno ajuda a entender quais canais de marketing funcionam melhor e onde investir. Você pode personalizar esta lista conforme a realidade da sua Escola de Música.

De onde vêm os contatos. A lista por trás do campo de origem de um lead, e portanto por trás de qualquer resposta sobre qual marketing funciona de verdade.

Criar um registro novo

Digite o nome do canal exatamente como o staff vai vê-lo ao escolher a origem de um aluno, por exemplo Instagram, Busca no Google ou Aula experimental aberta. Só o nome é obrigatório. Use as Notas para definir o que entra nessa origem, assim todos registram do mesmo jeito. Evite nomes quase iguais, como Facebook e Redes sociais - Facebook, porque os relatórios vão tratá-los como dois canais diferentes.

Dentro de um registro

Aqui você pode renomear a origem, mudar o número de ordenação para subir ou descer na lista de opções, ou desligá-la no botão Ativo. Quando um canal deixar de fazer sentido, prefira desativar em vez de excluir, assim os alunos que já têm essa origem mantêm o histórico e os relatórios antigos continuam corretos. As Notas são internas e só o staff consegue ver.

Motivos de Saída

O que são motivos de saída?

Motivos de saída registram por que os Alunos deixam sua Escola de Música - Financeiro, Conflitos de Horário, Perda de Interesse, Mudança, Formatura, etc. Registrar isso quando um Aluno sai ajuda a identificar padrões e tomar ações para melhorar a retenção. Você pode personalizar esta lista conforme a realidade da sua Escola de Música.

Por que os Alunos saem, capturado na hora em que saem. Um a um são anedotas. Reunidos ao longo de um ano são o dado de retenção mais útil que você tem.

Criar um registro novo

Dê um nome curto e claro ao motivo, porque o staff vai escolhê-lo numa lista sempre que um aluno sair. Evite motivos repetidos: com "Muito caro" e "Financeiro" ao mesmo tempo, os relatórios de retenção da sua escola dividem a mesma causa em duas. Use as Notas para orientar o staff sobre quando aplicar esse motivo, por exemplo a diferença entre Mudança de cidade e Conflito de horário. O botão Salvar alterações só fica ativo depois que você preencher o nome.

Dentro de um registro

Aqui você pode renomear o motivo, mudar o número de ordenação para subir ou descer na lista que o staff vê, ou desligá-lo pelo botão Ativo. Um motivo desativado some das novas saídas, mas continua registrado nos alunos que já o usaram, então o histórico da escola fica preservado. Se o motivo já foi usado, prefira desativar em vez de excluir. As Notas são internas e nunca aparecem para as famílias.

Motivos de Perda

Por que um contato não converteu. Preço, momento, localização e horário pedem respostas diferentes, e não dá para distingui-los sem registrar qual foi.

Criar um registro novo

Dê um nome curto e claro, que o staff reconheça na hora, como "Preço alto" ou "Horário não serviu", pois é isso que eles escolhem ao marcar um lead como perdido. Use as Notas para explicar quando o motivo se aplica, assim todos registram da mesma forma. O botão Salvar alterações só fica ativo depois que você preenche o nome. Se precisar de mais informações, adicione campos personalizados pelo botão Campos.

Dentro de um registro

Aqui você pode renomear o motivo ou ajustar as notas internas e depois clicar em Salvar alterações. O número de ordenação define a posição dele na lista que o staff usa. Quando um motivo deixar de fazer sentido, desligue a opção Ativo em vez de excluir, para que os leads já marcados com ele e os relatórios de leads perdidos mantenham o histórico.

Tipos de Contrato

O que é um tipo de contrato de Professor?

Os tipos de contrato definem os arranjos de trabalho dos seus Professores - por exemplo, Integral, Meio Período, Freelancer ou Voluntário. Isso é apenas para Professores, não para Alunos ou outro pessoal. Cada tipo de contrato ajuda a categorizar sua staff docente e pode afetar como a remuneração e disponibilidade são gerenciadas. Um Professor recebe um tipo de contrato, que você pode alterar se o arranjo mudar.

Formas de contratação do corpo docente, como CLT, autônomo ou por sessão. O tipo de contrato determina como a folha trata a pessoa.

Criar um registro novo

Digite o nome do tipo de contrato do jeito que ele deve aparecer ao vinculá-lo a um professor, como Integral ou Freelancer. O nome é o único campo obrigatório, e o botão Salvar alterações só fica ativo depois que você o preenche. Prefira uma lista curta e sem repetições, porque cada professor da sua escola recebe apenas um tipo e nomes quase iguais acabam separando os relatórios.

Dentro de um registro

Aqui você pode renomear o tipo, mudar o número de ordenação para definir a posição dele nas listas ou desligá-lo pelo botão Ativo. Renomear altera o tipo de todos os professores que já o usam, então faça isso só quando o acordo continuar o mesmo. Se o tipo não é mais oferecido mas alguns professores ainda o têm, desative em vez de excluir, assim o histórico deles fica preservado. Use Open Fields para registrar informações extras, como aviso prévio ou carga horária semanal.

Programas de Onboarding

O que são os Programas de Onboarding?

Os Programas de Onboarding são listas reutilizáveis de tarefas que você define uma única vez por papel - Professor, família ou funcionário - e que são atribuídas a cada nova pessoa que entra na sua Escola de Música. Cada programa tem uma sequência de passos (assinar um contrato, enviar um documento fiscal, ler um manual, concluir um treinamento). Os passos podem ser marcados como bloqueantes, o que impede o usuário de usar o app até concluí-los. Marque um programa como Padrão para cada papel para que novos usuários sejam atribuídos automaticamente.

Um checklist reutilizável para integrar alguém novo, seja um Aluno ou alguém do staff. Defina os passos uma vez para nada ser pulado em uma semana corrida. Ligue Atribuir automaticamente quando alguém recebe acesso ao Portal e cada família ou Professor que você convidar para o Portal, ou que reservar nele, recebe este checklist e o termina antes de o resto do Portal abrir.

Criar um registro novo

Dê à modelo um nome que o seu staff reconheça, como "Integração de novos professores", e escolha a Função alvo: instrutor, família ou funcionário. Use Adicionar etapa para montar a lista na ordem em que as pessoas devem cumpri-la, e só marque uma etapa como bloqueante quando for indispensável, pois a pessoa fica sem acesso ao aplicativo até concluí-la. Ative Modelo padrão se todos os novos nessa função devem recebê-lo automaticamente ao entrar na sua escola. Cada função tem apenas um padrão, então ativar aqui substitui o anterior.

Atribuições de Onboarding

O que são as Atribuições de Onboarding?

Esta é a visão ao vivo de cada usuário que está passando por um programa de onboarding no momento. Cada linha mostra quem é o usuário, qual programa foi atribuído, seu progresso (passos concluídos sobre o total) e se ele está bloqueado do acesso ao app até terminar. Use-a para identificar onboardings travados, detectar bloqueios e garantir que os novos Professores, famílias e funcionários estejam sendo preparados corretamente.

Qual modelo está atribuído a quem, e em que ponto a pessoa está.