Pacotes de aulas, planos mensais e créditos
Um plano é o que uma família compra para vir às aulas, junto com a mensalidade ou no lugar dela. Um Pacote de aulas é um número de aulas, ou aulas ilimitadas, para usar dentro de um prazo, pago uma vez. Um Plano mensal é pago todo mês e dá aulas ilimitadas ou um limite por semana, por mês ou por ciclo de faturamento; ele se renova sozinho no mesmo faturamento automático das mensalidades. Os Créditos funcionam como dinheiro para aulas: cada aula custa um número de créditos, 1 a menos que o Curso diga outra coisa, então uma aula mais longa pode custar mais. São vendidos como um pacote único ou como uma assinatura mensal.
Escolha pelo jeito que as suas famílias realmente frequentam. A mensalidade continua sendo o melhor para uma vaga fixa na mesma Aula toda semana. Um Pacote de aulas combina com quem vem quando pode, como um pacote de 4 ou 8 aulas que vence no fim do mês, ou um pacote experimental que cada Aluno ou família compra uma única vez. Um Plano mensal combina com quem vem sempre e quer flexibilidade, com fidelidade mínima se você precisar. Os Créditos combinam com uma grade em que as aulas não valem o mesmo, como um workshop longo que custa mais que uma aula normal.
Ative os que você usa em Admin, Módulos: Pacotes de aulas, Planos mensais e Créditos. A aba Planos aparece então em Valores, dentro de Faturamento, ao lado das abas de mensalidades e taxas, com cada plano no seu cartão.
Criar plano abre um assistente de cinco passos. Tipo: Pacote de aulas, Plano mensal ou Créditos, e nos créditos, Pacote único ou Assinatura mensal; só aparecem os tipos que os seus módulos permitem, e o tipo fica fixo depois que o plano é criado. Preço e aulas: o nome que as famílias veem nas faturas e no Portal, o preço e quantas aulas ou créditos ele dá, ou Aulas ilimitadas. O Plano mensal pede também Quantas aulas, Passar o que sobrar (no máximo) e Fidelidade mínima (meses): com 3, ele não pode ser cancelado antes de 3 pagamentos. Com mais de uma Unidade, dá para limitar o plano a uma delas.
Validade: escolha Sem vencimento, Um número de dias, Até o fim do mês ou Até uma data; em Quando começa?, Ao vender, Ao pagar ou Na primeira reserva; e o Prazo de cancelamento, o das Suas regras de negócio ou Outro número de horas só para este plano. Até o fim do mês quer dizer o último dia do mês da compra: um pacote comprado em 18 de setembro vence em 30 de setembro. Quem e onde: Para um Aluno, com saldo próprio, ou Para toda a Família, com um saldo que os filhos compartilham; Pode ser usado em, os Cursos que ele cobre; Só pode ser comprado uma vez; Vendido online, para que as famílias comprem sozinhas, em Pacotes e planos mensais no Portal de Matrículas e em Comprar um plano no próprio Portal; e a Categoria de imposto. Revisar mostra o plano como cada família vai comprá-lo.
Você pode editar um plano pelo cartão quando quiser. Quem já comprou continua com o plano do jeito que foi vendido, com preço e condições, então uma mudança só vale a partir da próxima venda. Desativar impede novas vendas e Excluir tira o plano do catálogo; nos dois casos, quem já comprou continua com ele até o fim.
Vender um plano e ver o saldo
Um plano é vendido pelo Aluno ou pela Família. No Aluno, a aba Pagamentos mostra em Planos tudo o que ele pode usar: os próprios planos e os que a Família inteira compartilha. Na Família, a aba Planos mostra os planos de cada filho e os compartilhados. Clique em Vender plano, escolha o plano e, se for compartilhado, quem usa, e depois a Data de início, o Desconto e as Observações, todos opcionais. O Resumo mostra o que vai na fatura, quando o plano começa e até quando vale; Vender e faturar emite a fatura como qualquer outra, com a categoria de imposto do plano, e o pagamento automático cobra o cartão salvo quando a família tem essa opção ativada.
Cada plano mostra o seu status: Ativo, Pendente, Pausado, Esgotado, Vencido ou Cancelado. Um plano que começa Ao pagar fica Pendente até a fatura ser paga por completo, e um que começa na primeira reserva mostra Começa na primeira aula reservada. O saldo aparece do jeito que uma família falaria, como Restam 3 de 4 aulas, Restam 2 de 3 nesta semana, Ilimitadas ou os créditos que sobram, com a data de vencimento ou de renovação logo abaixo. Histórico mostra cada movimento e quem fez: a compra, cada reserva, cada aula usada ou devolvida, as renovações, o saldo transferido ou vencido, e cada ajuste com o seu motivo.
Em Mais ações ficam as mudanças. Ajustar saldo adiciona aulas ou créditos, como uma aula de cortesia, ou retira como correção, com um motivo que fica no histórico; o saldo nunca fica abaixo de zero. Pausar, nos planos mensais e nas assinaturas de créditos, impede o uso entre duas datas e avança o vencimento e a próxima renovação os mesmos dias da pausa; Retomar volta antes e devolve os dias não usados. Cancelar encerra o plano Agora, e o que sobrar vence, ou, num Plano mensal ou numa assinatura de créditos, No fim do período, então ele continua valendo até lá e não renova. O Reembolso opcional é emitido como nota de crédito na fatura do plano, e o que já foi pago vira crédito da Família.
Um Plano mensal com fidelidade mínima não pode ser cancelado, nem agora nem no fim do período, até que esse número de pagamentos tenha sido faturado, e a janela de Cancelar mostra a partir de que data será possível. Um plano que nunca começou sempre pode ser cancelado. As famílias também ficam sabendo: Plano perto do vencimento, Plano quase no fim e Plano renovado são avisos que você gerencia, com os seus canais, em Admin, Notificações.
Reservar aulas com um plano
Uma reserva coloca um Aluno em uma única aula, sem vaga fixa na Aula. A reserva é feita pelo calendário: abra a aula e, em Reservas, clique em Reservar um Aluno. Escolha o Aluno e Como é paga mostra cada plano dele, ou da Família, que pode cobrir aquela aula, com o marcado como Recomendado primeiro, o preço de Aula avulsa quando o Curso tem um, e Grátis. Um plano que não pode pagar explica o motivo, por exemplo que é de outro Curso ou que não tem mais aulas nesta semana. A aba Aulas do Aluno e a aba Reservas da Família listam as reservas, próximas e anteriores, com Mover e Cancelar.
O Recomendado segue uma regra: o plano que vence primeiro, e um plano com limite antes de um ilimitado, então um pacote perto do fim é usado antes de um Plano mensal. Um plano só entra na conta se cobre o Curso e a Unidade, vale na data da aula e ainda tem aulas ou créditos suficientes naquele período. Mesmo assim, você pode escolher outro plano, a Aula avulsa ou Grátis, que não cobra nada nem usa aula; reservar grátis é só para o staff. Um Aluno que já tem vaga naquela aula pela matrícula não precisa de reserva.
As vagas são compartilhadas: uma aula recebe os matriculados mais as reservas, até a capacidade da Aula. Se estiver lotada, marque Adicionar à lista de espera se estiver lotada. Quando uma vaga se abre, o primeiro da lista é reservado automaticamente e paga como qualquer reserva; se nada puder pagar, ele mantém o lugar e a vaga vai para o próximo. A família recebe o aviso Vaga confirmada da lista de espera. O staff pode reservar uma aula até o fim do dia dela, então dá para incluir quem chega sem reserva depois que a aula começou, mas nunca em um dia passado; as famílias, pelo Portal, reservam até a aula começar.
A aula é usada na reserva, não quando o Aluno aparece, e o prazo de cancelamento decide se um cancelamento devolve a aula. Ele é definido uma vez em Admin, Suas regras de negócio, em Reservas de aulas: horas antes do início da aula, 24 se você não mudar, e 0 significa até o início. Um plano pode ter o próprio prazo, no passo Validade. Cancelando antes do prazo, a aula ou os créditos voltam para o plano, ou, numa Aula avulsa, a cobrança é creditada à Família. Cancelando depois, a aula conta como usada e uma Aula avulsa continua cobrada. A janela Cancelar reserva mostra qual é o caso, e o staff ainda pode escolher Devolver a aula mesmo assim, com um motivo que fica registrado na reserva. As famílias não conseguem devolver sozinhas uma aula cancelada fora do prazo.
Mover leva a reserva para outra aula: escolha uma das próximas aulas da mesma Aula, ou Ou outro dia. Quando possível, o mesmo plano paga a nova aula. Se a aula original já estiver dentro do prazo de cancelamento, ela conta como usada e a nova é paga de novo. Quando você cancela uma aula para todos, todas as reservas dela são canceladas e tudo é devolvido, aulas, créditos e cobranças de Aula avulsa, e cada família recebe o aviso Reserva cancelada pela escola.
Presença nas aulas reservadas
Os Alunos com reserva entram na chamada da aula que reservaram, junto com os matriculados, com a etiqueta Reserva. Eles aparecem em Frequência, ao clicar em Finalizar numa aula do calendário e no Portal dos Professores, e o número de Alunos da aula já os inclui, então o Professor sempre sabe quem esperar.
A presença fecha a reserva. A aula já saiu do plano na hora da reserva, então Presente ou Atraso só marca que o Aluno compareceu. Ausente mantém a aula usada: ele faltou. Ausente com um motivo de ausência que devolve a aula marca a falta como justificada e devolve a aula ou os créditos ao plano, e o Histórico do plano registra o motivo. Se você corrigir a marcação depois, o saldo acompanha, quantas vezes for preciso, sem nunca contar uma aula duas vezes.
Os motivos que devolvem a aula são escolhidos em Configurações, Motivos de ausência, na aba De Aluno: abra um motivo e marque Devolve a aula. A sua escola já vem com um motivo Atestado médico que faz isso, marcado como justificado. Na linha de um Aluno com reserva, a lista de motivos indica esses motivos com devolve a aula, então quem faz a chamada, na recepção ou num tablet pelo Portal dos Professores, vê o efeito antes de salvar. Quando a chamada está concluída, o Portal dos Professores mostra Aula devolvida ao plano naquele Aluno, e a tela da aula conta as vagas ocupadas junto com as reservas e a lista de espera.
Aulas reservadas nunca geram créditos de reposição: devolver a aula ao plano é a forma de compensar uma falta justificada. Numa Aula avulsa, a marcação só muda o status da reserva; para devolver o dinheiro, emita uma nota de crédito na fatura dela.
Pagamento por aula
O Pagamento por aula permite vir a uma única aula sem plano nem vaga fixa, por um preço definido. Ative Pagamento por aula em Admin, Módulos e dê a cada Curso vendido assim o seu preço de Aula avulsa; um Curso sem preço só é vendido com plano ou com mensalidade. No Portal Studio, O que vende de cada oferta escolhe Matrícula, Aulas avulsas ou Ambas. Uma oferta de horários marcados que vende aulas avulsas, como as Aulas individuais, ganha Preço de uma aula com cada Professor, para que uma aula com um Professor custe mais do que com outro; em branco, o Professor usa o preço de aula avulsa do Curso.
Quando o staff reserva um Aluno e nenhum plano cobre a aula, Como é paga oferece a Aula avulsa com o seu preço. No Portal de Matrículas, uma oferta que vende aulas avulsas lista as próximas aulas com as vagas livres, e com Ambas o visitante responde antes Como você quer reservar?, Matrícula ou Aula avulsa; um visitante paga o preço de aula avulsa, e uma família com login pode usar um dos seus planos. No Portal da família, Reservar uma Aula oferece Aula avulsa quando nenhum plano cobre a aula. O preço é o do Professor quando a aula vem de uma oferta de horários marcados que define um, e o do Curso nos outros casos.
Quando a cobrança é faturada depende de como a Família é faturada. Uma Família faturada antecipado recebe a fatura na hora, com uma linha Aula avulsa que traz o Curso, o Aluno e a data. Uma Família faturada no mês vencido não recebe nada na reserva: cada Aula avulsa do período, com presença, falta ou cancelada fora do prazo, entra na fatura daquele período, uma linha por aula.
Cancelando no prazo, a cobrança é devolvida. A fatura é anulada quando aquela aula é tudo o que ela tem e nada foi pago; senão, uma nota de crédito tira a aula, e o que já foi pago vira crédito da Família para as próximas faturas. Cancelada fora do prazo ou com falta, a aula continua cobrada. Quando a escola cancela a aula, a cobrança é sempre devolvida.
Vender pagamento antecipado
O Pagamento antecipado permite que uma família pague vários meses de mensalidade de uma vez, normalmente 3, 6 ou 12, em troca de um benefício. Ative Pagamento antecipado e descontos em Admin, Módulos e defina as opções em Configurações, Pagamento antecipado. Adicionar pagamento antecipado pede um nome, os Meses e o Preço: Baseado na mensalidade do aluno multiplica a mensalidade do Aluno pelos meses, e Valor total fixo cobra um total fechado. Descontos por mês tira uma porcentagem de meses específicos, como o último de 12 grátis, e Inclui inscrição grátis e Inclui matrícula grátis somam os benefícios de sempre.
A venda é feita no Aluno: aba Pagamentos, Pagamento antecipado e descontos, Vender pagamento antecipado, a partir do mês que você escolher. Uma única fatura cobre todos os meses. Daí em diante, o faturamento automático pula os meses cobertos nas Aulas em que o Aluno estava na hora da venda, então esses meses nunca são faturados duas vezes. Numa escola que fatura por semana acontece o mesmo, e uma semana que cruza o primeiro ou o último dia só é faturada pelos dias que ficam de fora. O Pagamento antecipado cobre as mensalidades recorrentes: um Curso pago de uma só vez não entra. Ative Vendido online numa opção da página Pagamento antecipado e as famílias podem comprar sozinhas, no Portal de Matrículas ou em Comprar um plano no próprio Portal, escolhendo o primeiro mês.
Os benefícios são aplicados sozinhos. Uma taxa isenta que o Aluno ainda deve aparece na fatura do pagamento antecipado com o seu valor e o desconto total, para a família ver quanto economizou, e nunca é cobrada depois. Uma taxa já cobrada na primeira fatura de uma Aula coberta pela compra, se essa Aula começou no máximo um mês antes do primeiro mês pago, é creditada; se já estava paga, vira crédito da Família.
Quando o último mês termina, o Pagamento antecipado passa a Concluído, a mensalidade normal volta a ser faturada e você pode vender um novo; um Aluno tem um em andamento por vez. Pagamentos antecipados por terminar, em Faturamento, lista os que estão perto do fim, em vermelho com 7 dias ou menos, laranja com 14 e amarelo com 30, e é a hora de ligar para a família. Cancelar pagamento antecipado mantém faturados o mês em curso e os anteriores, e credita os meses que ainda não começaram, que voltam a ser faturados como mensalidade normal.
Faturamento antecipado ou mês vencido
Cada Família é faturada antecipado, com cada mês faturado quando começa, ou no mês vencido, com cada mês faturado depois que termina. Empresas e outras organizações costumam pagar no mês vencido. Defina o padrão da sua escola em Admin, Suas regras de negócio, no faturamento automático: Momento de faturamento padrão, Adiantado ou Vencido. Para mudar numa Família, use a aba Faturamento dela, no campo Faturamento: a primeira opção segue o padrão da escola, ou escolha Antecipado ou Mês vencido. A mesma opção aparece na aba Pagamentos de cada Aluno.
As mensalidades seguem essa opção. Antecipado, a primeira fatura na matrícula cobre o período atual, proporcional, e cada mês seguinte é faturado no seu dia de faturamento. No mês vencido, a matrícula não gera fatura de mensalidade, e cada mês é faturado pela primeira execução depois que termina. A taxa de inscrição e a taxa de matrícula são cobradas na matrícula nos dois casos.
Os planos mensais e as assinaturas de créditos também seguem, na mesma fatura das mensalidades daquela Família naquela Unidade. Antecipado, cada mês do plano é faturado no dia de faturamento, incluindo o seguinte quando ele começa antes do fim do período. No mês vencido, o plano começa no dia da venda, sem fatura na venda, e cada mês é faturado depois que termina. Os pacotes de aulas e de créditos são pagos uma vez e sempre são faturados na venda.
As Aulas avulsas também. Antecipado, cada uma é faturada na reserva. No mês vencido, as Aulas avulsas do período entram na fatura daquele período, uma linha cada, incluindo as faltas e as canceladas fora do prazo.
Mudar uma Família de uma opção para a outra nunca fatura um mês duas vezes, e uma escola em que nenhuma Família muda o padrão continua faturando exatamente como antes. Quando você roda o faturamento automático manualmente para um período, cada Família é faturada pela própria opção.
