Alunos e famílias

Alunos

Quem são seus Alunos?

Os Alunos são as pessoas que frequentam Turmas na sua Escola de Música. Cada Aluno pode estar matriculado em múltiplas Turmas, tem um Nível por Curso, e pode estar vinculado a um ou mais Integrantes que gerenciam sua Família. Os Alunos também podem estar associados a uma Família que determina quem paga pela matrícula. Se você está começando, adicione alguns Alunos e depois matricule-os em Turmas.

A lista abre filtrada por Ativo. Mude o seletor para Lead, Experimental ou Ex-aluno para ver os outros. Use Campos para escolher as colunas e busque por nome, e-mail ou telefone. Clique em qualquer Aluno para abrir o cadastro completo. O telefone e o e-mail de cada linha levam direto para a caixa de entrada, então dá para falar com uma Família sem sair da lista. Para ver em quais Turmas um Aluno está matriculado agora, abra o Calendário, mude para Família e escolha a Família dele: aparecem todas as Aulas dos Alunos dessa Família naquela semana, e as setas avançam semana a semana. Você também pode perguntar à Recepção IA, por exemplo "em quais Turmas a Heloisa está matriculada?", ou abrir o Portal como essa Família pela Pré-visualização para ver os horários exatamente como eles veem. Do outro lado, o painel Inscrições de cada Turma em Turmas mostra todos os matriculados. Um Aluno que vai ficar fora por um tempo pode entrar em licença: agende pelo cadastro dele com Agendar licença, ou aprove o pedido que a família enviou pelo Portal, que também chega em Tarefas.

Dentro de um registro

Ao abrir um aluno, você acessa o cadastro completo dele. Os cartões de status no topo mostram a situação atual: dá para agendar um afastamento ou definir uma data de saída, e cancelar essa saída depois se o aluno resolver continuar. Altere os dados em Informações pessoais e clique em Salvar alterações antes de trocar de aba, pois o que não for salvo se perde. As abas reúnem o restante da vida do aluno na escola, como saúde, créditos de reposição, avaliações, documentos e cobrança, e o link da família leva a quem administra a conta dele.

O registro é organizado em abas: Saúde, Créditos de reposição, Habilidades, Ingressos, Aluguéis, Avaliações, Certificados, Documentos, Bolsas de estudo. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Saúde

Informe alergias, restrições alimentares e o contato de saúde de emergência para que o staff saiba como agir se o aluno passar mal durante a aula. As Notas de saúde são internas, então são o lugar certo para condições médicas ou necessidades especiais que só a escola deve ver. Nada fica salvo até você clicar em Salvar alterações, por isso salve antes de mudar de aba.

Créditos de reposição

Aqui aparecem os créditos de reposição que o aluno ainda pode usar para recuperar uma aula perdida. Consulte antes de responder a uma família que pede reposição, assim você sabe se ainda há crédito ou se será preciso agendar uma aula paga. Lista de ativos vazia significa que não há nada a resgatar.

Habilidades

As habilidades ficam agrupadas por nível, então você vê rapidamente no que o aluno está trabalhando agora. Use antes de uma aula ou de uma conversa com a família para falar de progresso concreto. Se o nível estiver errado, ajuste primeiro o nível do aluno naquele curso, pois as habilidades listadas dependem dele.

Ingressos

Todos os ingressos emitidos para o aluno aparecem aqui com código, evento, data, preço e quem comprou. Muitas vezes quem pagou foi a família, não o aluno, então confira essa coluna antes de responder dúvidas sobre cobrança ou reembolso. O QR code é o que será lido na entrada.

Aluguéis

Acompanhe os instrumentos ou materiais que o aluno pegou emprestado e use Adicionar aluguel para registrar um novo. Os que passam da data de devolução ficam marcados como atrasados, sinal para falar com a família. Um aluguel com 0 itens ainda não tem material vinculado, então abra e adicione os itens antes de entregar qualquer coisa.

Avaliações

Veja todas as avaliações agendadas para o aluno, como revisões de período ou provas de nível, com data, horário e status. Confira antes de marcar outra para não duplicar a mesma avaliação. Quando uma avaliação é concluída, o resultado pode gerar certificados e atualizar o nível do aluno.

Certificados

É o histórico de certificados do aluno, sejam os emitidos automaticamente após uma avaliação ou os adicionados manualmente. A coluna Origem mostra de onde cada um veio, útil quando uma família pergunta sobre um certificado. O status Autêntico indica que ele é válido e pode ser verificado por quem receber uma cópia.

Documentos

Contratos e formulários enviados à família do aluno aparecem aqui com a versão e o status de assinatura. Enviado quer dizer que a família recebeu, mas ainda não assinou, então faça o acompanhamento antes do início das aulas. Confira também a versão, pois a família pode ter assinado uma cópia antiga.

Bolsas de estudo

As solicitações de bolsa do aluno aparecem com a família, a data do pedido e o prazo de resposta. Prazo em vermelho significa que já venceu ou vence hoje, então decida esse pedido primeiro. As aprovadas aguardando ligação ainda precisam que alguém do staff fale com a família para fechar o desconto.

Famílias

O que é Família?

Cada registro de Família é o centro de faturamento para um ou mais Alunos - ou seja, quem paga e quem é responsável. Adultos que pagam por si mesmos são gerenciados pelo perfil de Aluno. Esta seção mostra Famílias onde outra pessoa paga pelos Alunos: famílias, empresas ou patrocinadores. Cada Família tem Integrantes (pais, responsáveis, contatos de emergência, autorizados para buscar), um saldo e um histórico de pagamentos. Ao registrar um Aluno, você o vincula a uma Família existente ou cria uma nova Família.

Use esta tela para descobrir quem paga por um Aluno, conferir quanto uma Família deve ou cadastrar uma Família nova. A busca encontra a Família pelo nome, e o botão Campos permite escolher quais colunas aparecem. O contador no canto inferior mostra quantas Famílias batem com o filtro atual. Cada linha já traz o e-mail e o telefone do contato principal, então dá para falar com os pais sem abrir o cadastro. O filtro de status ao lado da busca começa em Ativo, por isso as Famílias inativas ficam escondidas até você trocar essa opção. Se sentir falta de alguma Família, confira esse filtro primeiro. Saldo em aberto vazio quer dizer que a Família não deve nada no momento. Classificação de pagamento em branco não quer dizer que a Família paga mal, só que ainda não tem classificação. Antes de uma rodada de cobrança, ordene por Saldo em aberto para saber com quem falar primeiro.

Criar um registro novo

O único campo obrigatório é o nome. Use algo fácil de reconhecer para o staff, como "Família Garcia" ou o nome da empresa patrocinadora. Se já tiver o e-mail e o endereço de cobrança, preencha agora: as faturas e os recibos vão para esse e-mail e saem com esse endereço. As notas são internas e os responsáveis não as veem. Depois de salvar a família, cadastre os pais ou responsáveis como contatos.

Dentro de um registro

Em Adicionar contato você inclui pais, responsáveis, contatos de emergência e pessoas autorizadas a buscar o aluno. Confira quem está marcado como principal e quem cuida da cobrança, porque os avisos de pagamento vão para esse contato. Os status no topo valem para a família inteira, então suspender ou desligar aqui afeta todos os alunos vinculados. Saldo, faturas e pagamentos ficam nas abas Cobrança e Extrato.

O registro é organizado em abas: Faturamento, Extrato, Ingressos, Aluguéis, Certificados, Bolsas de estudo. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Faturamento

Nesta aba você define quem recebe as faturas e para onde elas vão. O e-mail de cobrança vem do contato de cobrança, então só altere se as faturas precisarem ir para outro endereço, como o e-mail de trabalho de um responsável. Preencha o endereço e o documento fiscal quando suas faturas exigirem e clique em Save Changes antes de sair da aba. Use a opção de marcar como incobrável apenas quando a dívida estiver realmente perdida, porque isso altera a classificação do pagador para todo o staff.

Extrato

O extrato reúne todas as faturas, pagamentos, notas de crédito e reembolsos da conta, com o saldo após cada lançamento. Use os botões acima da tabela para lançar uma cobrança avulsa, registrar um pagamento feito na recepção ou emitir um crédito ou reembolso, mantendo o saldo sempre correto. Uma data em vermelho em Debt since indica valor em aberto, então confira a coluna Pending para achar a fatura pendente. Lançamentos anulados ficam ocultos até você ativar Include voided.

Ingressos

Todos os ingressos de eventos comprados por esta família aparecem aqui, com o código, a data do evento, o setor ou assento e a situação. Consulte esta aba primeiro quando um responsável não encontrar o ingresso ou quiser saber se a compra foi concluída. Cada ingresso também gera uma fatura na aba Ledger, então um ingresso não pago aparece lá como saldo em aberto.

Aluguéis

Acompanhe aqui instrumentos, figurinos ou outros materiais que a família pegou emprestado ou alugou da sua escola. Clique em Add rental para registrar o que saiu, para qual aluno e quando deve voltar. A etiqueta Overdue significa que a data de devolução já passou, então entre em contato antes que outro aluno precise do item.

Certificados

Os certificados emitidos para os alunos desta família, como conclusão de curso ou resultados de avaliação, aparecem aqui depois de gerados. Use esta aba para reenviar um certificado quando um responsável perder o original. Se a lista estiver vazia, nenhum certificado foi emitido ainda para os alunos da conta.

Bolsas de estudo

As solicitações de bolsa ou ajuda financeira desta família chegam aqui com a situação de cada uma. Fique de olho na data Reply by: quando ela fica vermelha, a família está aguardando resposta, então abra a solicitação e aprove ou recuse. A coluna Decided by registra quem do staff tomou a decisão, o que ajuda se a família perguntar depois.

Documentos

Documentos de Alunos

Acompanhe termos, autorizações, formulários médicos e qualquer papel assinado de um Aluno. Cada linha é uma assinatura contra uma versão específica de modelo - as versões anteriores seguem válidas; revisar o modelo só muda o que será enviado a partir daquele momento.

Arquivos anexados ao cadastro de um Aluno: fichas de matrícula, atestados, autorização de imagem, documentos. Suba aqui e eles ficam com o Aluno em vez de na caixa de e-mail de alguém. Se a sua configuração exige um documento antes do Aluno começar, é aqui que o staff vai procurar.

Assinaturas de documentos

Documentos de Alunos

Acompanhe termos, autorizações, formulários médicos e qualquer papel assinado de um Aluno. Cada linha é uma assinatura contra uma versão específica de modelo - as versões anteriores seguem válidas; revisar o modelo só muda o que será enviado a partir daquele momento.

Abra qualquer linha das listas de documentos de Alunos, Professores ou staff e você chega aqui. O registro mostra qual versão do modelo foi enviada, para quem, em que ponto está a assinatura e o arquivo assinado quando volta. As versões importam: uma assinatura fica presa à versão vigente no envio, então revisar o modelo depois muda o que será enviado a seguir sem invalidar nada já assinado.

Bolsas de estudo

Bolsas de estudo

Acompanhe as solicitações de auxílio do início ao fim. Ciclo: solicitação → decisão → ligação para a família → desconto aplicado automaticamente. Solicitações pendentes e aguardando ligação aparecem na sua Caixa de tarefas.

Um desconto com nome ligado a um Aluno, e não a um preço. Crie a bolsa, vincule, e o faturamento aplica sozinho daí em diante. Use isso em vez de editar faturas avulsas, para que o motivo do valor reduzido continue visível.

Criar um registro novo

Comece buscando a família; o seletor de aluno só fica disponível depois disso. Deixe o aluno em branco para a bolsa valer para todos os alunos ativos da conta, ou escolha um só para que os irmãos sem bolsa continuem pagando o valor cheio. O prazo de resposta vem preenchido com sete dias após a solicitação, então ajuste para a data que o staff realmente combinou com a família. Anexe aqui o formulário da família e registre o contexto sigiloso nas notas internas, que a família nunca vê.

Dentro de um registro

É aqui que você decide o pedido com Aprovar ou Rejeitar e acompanha a linha do tempo até a ligação para a família e a aplicação do desconto. Quando o prazo de resposta aparece em vermelho, ele já chegou ou venceu, então trate esses pedidos primeiro. Enquanto não houver decisão, o pedido continua na sua caixa de Tarefas. Use Editar para corrigir datas ou notas e prefira o botão Inativo em vez de Excluir se quiser manter o histórico.

Saídas Programadas

Saídas programadas

Saídas com data futura em andamento. Quando a família avisa que vai sair, marque aqui para que a vaga de hoje continue ocupada (segue no quadro, segue contando em MaxStudents) mas fique sinalizada como "libera no dia X" para o time de Matrículas vender.

Alunos com saída agendada, com a data em que saem. Como a saída é agendada e não imediata, eles mantêm a vaga e continuam sendo cobrados até a data chegar, e você fica com a lista de quem está de saída enquanto ainda dá tempo de mudar isso.

Ex-Alunos

O que é a visão de Ex-alunos?

Uma lista de entrevistas de saída - cada Aluno marcado como Inativo com data de saída aparece aqui para que o staff registre as palavras textuais da família. Fechar o ciclo em cada saída é o que permite identificar padrões de churn antes que eles se espalhem.

Todo mundo que saiu. Separados dos Ativos para os seus números ficarem honestos, e mantidos em vez de apagados para que o histórico, os pagamentos e o motivo da saída continuem lá se a pessoa voltar.

Mensagens em Massa

O que são Comunicações em massa?

Envie a mesma mensagem - Email, SMS ou WhatsApp - para um grupo de Contas (filtrado por Sede, Curso ou Turma), Professores (filtrado por Sede ou Turma que ensinam) ou Staff (filtrado por função). Escolha canais, digite assunto e corpo e envie agora ou agende para depois. Regras recorrentes (diária, semanal, mensal) continuam disparando sozinhas - úteis para lembrete de revisão da folha no fim do mês, newsletter mensal ou verificação semanal de presença. Cada envio mostra quem recebeu o quê em qual canal e quais destinatários estavam sem dados de contato.

Uma mensagem para muitos Alunos ou Famílias de uma vez. Escolha o público, escreva uma vez e envie pelo canal que cada destinatário usa. Melhor para avisos que realmente valem para um grupo inteiro, como mudança de data ou fechamento.

Criar um registro novo

Defina primeiro o tipo de destinatário e marque unidades, cursos ou turmas para filtrar quem vai receber. Confira o contador antes de escrever: ele mostra quantas pessoas têm email e quantas têm telefone, e se o envio for por SMS ou WhatsApp com poucos telefones cadastrados, algumas famílias ficarão sem a mensagem. Para avisos de fechamento da escola, use Tem aula nestas datas, assim só recebe quem tem aula naquele dia. Depois escolha os canais e decida entre enviar agora, agendar uma vez ou repetir, ideal para lembretes semanais ou mensais.

Pesquisas

O que é uma pesquisa?

Uma campanha de feedback reutilizável. Escolha o público, o canal (ligação ou link de formulário externo) e a frequência, e o sistema dispara por cada membro do público. Cada workspace nasce com três pesquisas: feedback de adaptação 1 mês, entrevista de saída e NPS trimestral para alunos com +90 dias. O admin pode renomear, trocar canal ou desativar qualquer uma.

Feedback estruturado em vez de mensagens soltas. Envie uma pesquisa para um grupo e recolha as respostas no cadastro do Aluno, para que um padrão de insatisfação apareça ao lado da presença e do histórico de pagamento, e não em outra ferramenta.

Criar um registro novo

Dê um nome que o staff reconheça e escolha o Tipo com cuidado: Genérico, NPS ou Entrevista de saída define o que será perguntado ao concluir cada resposta. Defina primeiro a coorte em Público e só depois restrinja por Curso. Ligação telefônica gera uma tarefa para cada pessoa, enquanto um link externo envia o formulário por email ou WhatsApp. Em pesquisas por coorte, como a de adaptação de um mês, prefira a recorrência Diária; a opção Única dispara apenas uma vez na data escolhida, e o texto da Descrição aparece para o destinatário no portal.

Dentro de um registro

Aqui você ajusta uma pesquisa existente, inclusive as três que já vêm criadas, e salva as alterações. Em Ações de execução você acompanha a última rodada: contatos sem resposta recebem nova tentativa automaticamente e Ver respostas abre cada resultado. Executar agora dispara a pesquisa na hora mesmo desativada, pois desligá-la só interrompe o envio diário automático. Para pausar uma pesquisa padrão, desative-a em vez de excluí-la e mantenha o histórico.