Um Aluno é quem frequenta. Uma Família é quem recebe a fatura. Manter os dois separados é o que permite cobrar de uma casa só uma vez por três filhos em seis Turmas, e falar com um responsável sem abrir o cadastro de cada filho.
Alunos
Quem são seus Alunos?
Os Alunos são as pessoas que frequentam Turmas na sua Escola de Música. Cada Aluno pode estar matriculado em múltiplos Turmas, tem um Nível por Curso, e pode estar vinculado a um ou mais Integrantes que gerenciam sua Família. Os Alunos também podem estar associados a Família que determina quem paga pela matrícula. Se você está começando, adicione alguns Alunos e depois matricule-os em Turmas.
A tela Alunos no alinaflow
A lista abre filtrada por Ativo. Mude o seletor para Lead, Experimental ou Ex-aluno para ver os outros. Use Campos para escolher as colunas e busque por nome, e-mail ou telefone. Clique em qualquer Aluno para abrir o cadastro completo. O telefone e o e-mail de cada linha levam direto para a caixa de entrada, então dá para falar com uma Família sem sair da lista.
Dentro de um registro
Um registro aberto
O registro é organizado em abas: Saúde, Créditos de reposição, Habilidades, Ingressos, Aluguéis, Avaliações, Certificados, Documents, Bolsas de estudo. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.
Saúde
Aba Saúde
Créditos de reposição
Aba Créditos de reposição
Habilidades
Aba Habilidades
Ingressos
Aba Ingressos
Aluguéis
Aba Aluguéis
Avaliações
Aba Avaliações
Certificados
Aba Certificados
Documents
Arquivos guardados neste Aluno: ficha de matrícula, atestado, autorização de imagem, documentos. Suba aqui em vez de deixar na caixa de e-mail.
Aba Documents
Bolsas de estudo
Aba Bolsas de estudo
Campos principais
Nível - O nível de habilidade atual de Aluno em um determinado Curso. Registrado por Curso.
Integrante - A pessoa responsável por este Aluno (pai, responsável, patrocinador, ou o próprio Aluno se for adulto).
Família - Qual Família é faturada pela matrícula deste Aluno.
Status - 'Ativo' significa atualmente matriculado. 'Inativo' significa pausado ou formado. Apenas Alunos vigentes contam para o limite do seu plano.
Famílias
O que é Família?
Cada registro de Família é o centro de faturamento para um ou mais Alunos - ou seja, quem paga e quem é responsável. Adultos que pagam por si mesmos são gerenciados pelo perfil de Aluno. Esta seção mostra Famílias onde outra pessoa paga pelos Alunos: famílias, empresas ou patrocinadores. Cada Família tem Integrantes (pais, responsáveis, contatos de emergência, autorizados para buscar), um saldo e um histórico de pagamentos. Ao registrar um Aluno, você o vincula a Família existente ou cria um novo.
A tela Famílias no alinaflow
A Família é a unidade de cobrança. Abra uma para ver todos os Alunos ligados a ela, um saldo único e os contatos que podem receber mensagem. Saldo em aberto e Classificação de pagamento são as duas colunas que valem atenção: a primeira é o que se deve agora, a segunda é o quanto essa casa costuma pagar em dia.
Criar um registro novo
Formulário de criação
Dentro de um registro
Um registro aberto
O registro é organizado em abas: Faturamento, Extrato, Ingressos, Aluguéis, Certificados, Bolsas de estudo. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.
Faturamento
Aba Faturamento
Extrato
Aba Extrato
Ingressos
Aba Ingressos
Aluguéis
Aba Aluguéis
Certificados
Aba Certificados
Bolsas de estudo
Aba Bolsas de estudo
Campos principais
Nome - Como este Família aparece em listas e faturas. Para famílias, tipicamente o sobrenome (ex., 'Família Silva'). Para empresas, o nome da empresa.
Integrantes - As pessoas neste Família: pais, responsáveis, contatos de emergência, pessoas autorizadas para buscar. Cada um pode ter acesso ao portal para ver horários, acompanhar o progresso e fazer pagamentos.
Saldo em Aberto - Quanto este Família deve atualmente. Positivo = deve dinheiro. Atualizado automaticamente quando faturas são criadas ou pagamentos são recebidos.
Classificação do Pagador - Uma nota de confiabilidade (Excelente, Bom, Regular, Ruim) para acompanhar o comportamento de pagamento rapidamente. Ajuda a identificar Famílias que precisam de acompanhamento.
Status - 'Ativo': tudo certo, Alunos matriculados. 'Suspenso': os Alunos mantêm suas vagas nas Turmas mas não podem frequentar (ex., dívida pendente). 'Desligar': remove permanentemente todos os Alunos das Turmas - não pode ser desfeito.
Documentos
Documentos de Alunos
Acompanhe termos, autorizações, formulários médicos e qualquer papel assinado de um Aluno. Cada linha é uma assinatura contra uma versão específica de modelo - as versões anteriores seguem válidas; revisar o modelo só muda o que será enviado a partir daquele momento.
A tela Documentos no alinaflow
Arquivos anexados ao cadastro de um Aluno: fichas de matrícula, atestados, autorização de imagem, documentos. Suba aqui e eles ficam com o Aluno em vez de na caixa de e-mail de alguém. Se a sua configuração exige um documento antes do Aluno começar, é aqui que o staff vai procurar.
Campos principais
Versão - Cada linha guarda a versão do modelo assinada. Revisar um modelo nunca invalida assinaturas anteriores.
Integração com Tarefas - Assinaturas pendentes e enviadas aparecem na sua caixa para não serem esquecidas.
Bloqueio no cadastro - Modelos marcados como 'obrigatórios no cadastro' bloqueiam o criar-Aluno até cada linha ser enviada, marcada em papel ou pulada com motivo.
DocuSign - Conecte em Integrações para enviar documentos para assinar com um clique; webhooks atualizam o status aqui.
Fluxo Manual - Sem provedor, envie PDFs assinados à mão e marque a linha como Em papel para registrar a assinatura.
Assinaturas de documentos
Documentos de Alunos
Acompanhe termos, autorizações, formulários médicos e qualquer papel assinado de um Aluno. Cada linha é uma assinatura contra uma versão específica de modelo - as versões anteriores seguem válidas; revisar o modelo só muda o que será enviado a partir daquele momento.
A tela Assinaturas de documentos no alinaflow
Abra qualquer linha das listas de documentos de Alunos, Professores ou staff e você chega aqui. O registro mostra qual versão do modelo foi enviada, para quem, em que ponto está a assinatura e o arquivo assinado quando volta. As versões importam: uma assinatura fica presa à versão vigente no envio, então revisar o modelo depois muda o que será enviado a seguir sem invalidar nada já assinado.
Dentro de um registro
Um registro aberto
Campos principais
Versão - Cada linha guarda a versão do modelo assinada. Revisar um modelo nunca invalida assinaturas anteriores.
Integração com Tarefas - Assinaturas pendentes e enviadas aparecem na sua caixa para não serem esquecidas.
Bloqueio no cadastro - Modelos marcados como 'obrigatórios no cadastro' bloqueiam o criar-Aluno até cada linha ser enviada, marcada em papel ou pulada com motivo.
DocuSign - Conecte em Integrações para enviar documentos para assinar com um clique; webhooks atualizam o status aqui.
Fluxo Manual - Sem provedor, envie PDFs assinados à mão e marque a linha como Em papel para registrar a assinatura.
Bolsas de estudo
Bolsas de estudo
Acompanhe as solicitações de auxílio do início ao fim. Ciclo: solicitação → decisão → ligação para a família → desconto aplicado automaticamente. Solicitações pendentes e aguardando ligação aparecem na sua Caixa de tarefas.
A tela Bolsas de estudo no alinaflow
Um desconto com nome ligado a um Aluno, e não a um preço. Crie a bolsa, vincule, e o faturamento aplica sozinho daí em diante. Use isso em vez de editar faturas avulsas, para que o motivo do valor reduzido continue visível.
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Formulário de criação
Dentro de um registro
Um registro aberto
Campos principais
Sem notificações automáticas - tema sensível. O staff precisa ligar para a família antes de marcar o resultado como comunicado.
Ao Aprovar + Comunicar, o alinaflow cria automaticamente um Desconto na Família para que faturas futuras respeitem o % e as isenções. Reabrir revoga o desconto.
Bolsas pendentes e aguardando ligação aparecem na Caixa de tarefas para que ninguém esqueça.
Funciona tanto para Famílias em status Lead quanto para Famílias já ativas - auxílio retroativo é suportado.
Saídas Programadas
Saídas programadas
Saídas com data futura em andamento. Quando a família avisa que vai sair, marque aqui para que a vaga de hoje continue ocupada (segue no quadro, segue contando em MaxStudents) mas fique sinalizada como "libera no dia X" para o time de Matrículas vender.
A tela Saídas Programadas no alinaflow
Alunos com saída agendada, com a data em que saem. Como a saída é agendada e não imediata, eles mantêm a vaga e continuam sendo cobrados até a data chegar, e você fica com a lista de quem está de saída enquanto ainda dá tempo de mudar isso.
Campos principais
O aluno permanece Ativo até a data programada - uma tarefa diária troca para Inativo nesse dia. Cancelar a saída programada reverte a marca, a não ser que a vaga futura já tenha sido vendida a um sucessor.
Cada vaga liberada é vendida UMA vez. Ao vender a vaga futura, a nova matrícula fica vinculada ao predecessor como sucessora; a capacidade permanece correta porque o predecessor conta hoje e o sucessor conta a partir da data.
Se a família decidir sair de uma vez, use Dar saída agora - é o fluxo padrão (a vaga de hoje libera imediatamente).
Ex-Alunos
O que é a visão de Ex-alunos?
Uma lista de entrevistas de saída - cada Aluno marcado como Inativo com data de saída aparece aqui para que o staff registre as palavras textuais da família. Fechar o ciclo em cada saída é o que permite identificar padrões de churn antes que eles se espalhem.
A tela Ex-Alunos no alinaflow
Todo mundo que saiu. Separados dos Ativos para os seus números ficarem honestos, e mantidos em vez de apagados para que o histórico, os pagamentos e o motivo da saída continuem lá se a pessoa voltar.
Campos principais
Quem aparece: um Aluno com status Inativo e data de saída registrada. Inativos sem data (pausa / em espera) NÃO aparecem aqui.
Toggle "feedback pendente" - filtra os casos sem entrevista ou sem citação capturada. Trate como uma caixa diária/semanal a limpar.
Clique em qualquer linha para abrir o modal de feedback - data de saída, motivo (da sua lista de Motivos de Saída) e as palavras textuais da família. Nenhum e-mail automático é enviado.
Cada linha traz saldo, idade, tempo de permanência, motivo de saída, quem ensinou e em que grupos esteve - contexto suficiente para entender cada citação sem sair da página.
Mensagens em Massa
O que são Comunicações em massa?
Envie a mesma mensagem - Email, SMS ou WhatsApp - para um grupo de Contas (filtrado por Sede, Curso ou Turma), Professores (filtrado por Sede ou Turma que ensinam) ou Staff (filtrado por função). Escolha canais, digite assunto e corpo e envie agora ou agende para depois. Regras recorrentes (diária, semanal, mensal) continuam disparando sozinhas - úteis para lembrete de revisão da folha no fim do mês, newsletter mensal ou verificação semanal de presença. Cada envio mostra quem recebeu o quê em qual canal e quais destinatários estavam sem dados de contato.
A tela Mensagens em Massa no alinaflow
Uma mensagem para muitos Alunos ou Famílias de uma vez. Escolha o público, escreva uma vez e envie pelo canal que cada destinatário usa. Melhor para avisos que realmente valem para um grupo inteiro, como mudança de data ou fechamento.
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Formulário de criação
Pesquisas
O que é uma pesquisa?
Uma campanha de feedback reutilizável. Escolha o público, o canal (ligação ou link de formulário externo) e a frequência, e o sistema dispara por cada membro do público. Cada workspace nasce com três pesquisas: feedback de adaptação 1 mês, entrevista de saída e NPS trimestral para alunos com +90 dias. O admin pode renomear, trocar canal ou desativar qualquer uma.
A tela Pesquisas no alinaflow
Feedback estruturado em vez de mensagens soltas. Envie uma pesquisa para um grupo e recolha as respostas no cadastro do Aluno, para que um padrão de insatisfação apareça ao lado da presença e do histórico de pagamento, e não em outra ferramenta.
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Dentro de um registro
Um registro aberto
Campos principais
Genérica = observações livres + nota opcional + categoria. NPS = nota 0-10 obrigatória com categoria Promotor/Neutro/Detrator automática. Entrevista de saída = grava nos campos de saída do Aluno, mantendo Ex-alunos como única fonte de verdade. A entrevista de saída fixa o público a ex-Alunos sem feedback porque é o único caso em que faz sentido.
O público é fixo por preset (cobre o que as escolas costumam rodar). Filtros opcionais de Unidade e Curso restringem mais. O construtor de filtros completo chega quando o recurso de Comunicações em massa estabilizar.
Ligação gera uma tarefa por resposta - o staff liga e registra o resultado. Link ENVIA AUTOMATICAMENTE a URL do formulário por email + SMS + WhatsApp (conforme os toggles por canal do workspace em Admin → Notificações). O envio automático acontece tanto ao clicar Executar agora quanto quando o sweep diário dispara a pesquisa - sem passo manual. Respostas Genéricas e NPS por link são marcadas como concluídas no envio (ainda não lemos as respostas do formulário até o ingestor por webhook). Entrevistas de saída por link ficam em Pendente para que o staff transcreva o motivo e o feedback no registro do Aluno - a pesquisa segue autosserviço para a família, mas a gravação é do staff.
Diária dispara todos os dias; use com públicos como entrevista de saída ou adaptação 1 mês (o dispatcher deduplica por sujeito, então ninguém é re-enfileirado). Única dispara uma vez na data informada. Mensal dispara no dia 1-28. Trimestral dispara no dia 1-28 em janeiro / abril / julho / outubro. Use Executar agora para disparar manualmente sem esperar.
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