Configuração do workspace inteiro: quem tem acesso, como você recebe, o que conecta com o quê, e a automação que roda sem ninguém apertar nada.
O básico do workspace: nome, marca, idioma, moeda, formato de data e a terminologia que a sua escola usa. A terminologia merece atenção, porque renomeia as entidades no produto inteiro para bater com o jeito que o seu negócio fala.
Contas do staff e seus papéis. Admin, Editor e Viewer valem em todo lugar, inclusive na API e no servidor MCP, então uma chave Viewer não escreve por mais que peçam. Dê a cada pessoa o menor papel que permita fazer o trabalho dela.
Esta tela é dividida em seções: Professores, Famílias. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.
Esta aba mostra os professores que já conseguem entrar no portal do professor. Nada é criado aqui: o acesso é liberado na página de detalhes de cada professor e, depois disso, ele passa a aparecer nesta lista. Lista vazia quer dizer que nenhum professor tem acesso ao portal ainda, mesmo que já estejam cadastrados para agenda e pagamento.
Nesta aba você confere quais pais e responsáveis têm login no portal das famílias. O acesso é liberado na página de detalhes do contato de cada conta, não aqui, e o contato aparece nesta lista assim que você libera. Só os contatos liberados recebem login. Se uma família disser que não consegue entrar, confira se o acesso foi dado ao responsável certo.
Esta tela é configurada quando a escola começa a usar o sistema e só volta a ser mexida se a forma de faturar realmente mudar. Na aba Documentos você define o que as famílias veem nos papéis que recebem: o nome dado à fatura, o prefixo de cada fatura, pagamento, nota de crédito e reembolso, e se os preços lançados já incluem o imposto ou se ele é somado por fora. A caixa de prévia, logo abaixo das chaves de numeração, mostra como vai sair o próximo número, então mexa nos prefixos e nas chaves até ficar do jeito certo e só depois salve; o botão de salvar continua apagado enquanto nada for alterado. Na mesma aba fica a identidade dos certificados: o nome, o signatário padrão e as linhas curtas de cabeçalho e rodapé impressas em cada PDF. Se o nome ou o signatário ficarem em branco, o certificado usa o nome da escola e quem estiver emitindo. Dois pontos passam despercebidos. Cada tipo de documento tem seu próprio contador por unidade, então quem tem mais de uma unidade deve ligar o código da unidade no número, senão duas unidades podem emitir números parecidos. Já o reinício anual zera todos os contadores em 1º de janeiro e acrescenta o ano ao número. Por isso vale decidir tudo antes da primeira fatura: o que já foi emitido mantém o formato antigo, e uma mudança no meio do ano deixa seus registros com dois padrões misturados.
Esta tela é dividida em seções: Pagamentos, Cobrança, Automação, Ciclo de vida. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.
Defina quantos dias separam a emissão de uma fatura do vencimento quando o staff cria uma fatura manual sem mudar a data. Com a conciliação de pagamentos ligada, pagamentos por cartão, cheque, transferência e carteira digital ficam como Pendente até você confirmar o depósito. O fechamento de caixa diário faz o mesmo com o dinheiro em espécie, que só é conciliado depois que alguém conta o caixa na página de Pagamentos. Clique em Salvar alterações antes de sair.
Escolha se faturas vencidas recebem multa por atraso e defina o período de carência, o percentual ou valor fixo e um teto por fatura. Deixe o modo em Nenhum até as famílias conhecerem a regra, porque as multas começam a ser aplicadas na próxima rodada de cobrança. A seção de aluguéis cobra uma multa separada quando instrumentos ou outros itens voltam com atraso. Ative a cobrança automática para enviar lembretes de atraso e mantenha a aprovação manual no último nível, para que alguém do staff confirme antes desse passo.
Ative o faturamento automático para gerar as faturas de mensalidade em uma agenda e defina o ciclo, o momento da cobrança e o dia de faturamento padrão para novas mensalidades. Use um dia entre 1 e 28 para que meses curtos não pulem nenhuma rodada. Criar as faturas como Rascunho é um bom começo, porque você confere tudo antes de entrar na contabilidade. A folha automática gera todo mês rascunhos de folha de professores e staff, que você revisa e finaliza.
Decida se o staff precisa confirmar a presença lançada pelos professores antes que ela conte para a folha. As opções de expiração liberam vagas de aula experimental e reservas que nunca viraram matrícula, e encerram leads e pré-matrículas paradas, para que as vagas e os seus relatórios fiquem corretos. Dê às aulas experimentais de turmas contínuas dias suficientes para o staff registrar o resultado antes de a vaga ser liberada. Cada regra roda sozinha na verificação diária, então ative só as que fizerem sentido para você. Licença aprovada define quanto um aluno paga durante uma licença que você aprovou: preço integral, uma porcentagem, um valor fixo ou grátis, e nesse caso a fatura é emitida mesmo assim, com valor 0. Vale para as faturas geradas depois da aprovação, os descontos são aplicados depois sobre o preço reduzido e cada linha com preço de licença recebe uma observação com as datas. Escolha como cobrar uma licença que cobre parte de um período (proporcional como a mensalidade, só períodos completos ou qualquer dia de licença) e, se quiser, um máximo anual de meses de licença por aluno. Pacotes e aulas avulsas não são afetados.
Use esta tela quando os termos do alinaflow não batem com o jeito que a sua escola fala. Por exemplo, quando os pais dizem "Módulo" e o sistema diz "Curso", ou quando você chama de "Unidade" o que aparece como "Local". A subaba Geral é um formulário só, dividido em blocos: Geral, Pessoas, Acadêmico, Locais e Eventos e apresentações. Cada campo já vem preenchido com o termo atual e traz embaixo uma dica curta do que ele representa. O primeiro campo é o nome genérico da sua escola, usado nos textos que falam do negócio como um todo. Vale ajustar se o nome do segmento não combina com o que você oferece. Nada é salvo enquanto você digita. Altere todos os campos que precisar e depois clique no botão de salvar no fim do formulário, abaixo do bloco de eventos. As outras subabas da fila de cima (Alunos, Famílias, Professores, Cursos, Turmas e assim por diante) são para os campos personalizados de cada entidade. Se a que você procura não aparece, clique em "Mostrar mais" no fim da fila.
Esta tela é dividida em seções: Alunos, Famílias, Integrantes. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.
Nesta aba você escolhe quais informações registra sobre cada aluno. Marque ou desmarque os campos flexíveis sugeridos para o seu tipo de escola para exibi-los ou ocultá-los nos formulários e relatórios de alunos. Para qualquer outro dado, como tamanho do uniforme ou dia preferido de aula, use Add Field. Antes de criar um campo personalizado, confira se algum campo flexível já cobre essa informação, para não registrar o mesmo dado em dois lugares.
Aqui você cria campos personalizados para informações da família como um todo, e não de uma pessoa só, como a forma pela qual conheceram a escola ou o dia de pagamento combinado. Todos os cadastros de família recebem esses campos, então mantenha a lista enxuta e crie apenas o que o seu staff vai preencher de fato. Se a informação for de um aluno ou de um responsável específico, use a aba Students ou Family Members.
Use esta aba para as informações de cada pai, mãe, responsável ou outro contato ligado a uma família, como local de trabalho ou se tem autorização para buscar a criança. Esses campos ficam em cada pessoa, então dois responsáveis da mesma família podem ter respostas diferentes. Deixe os dados dos alunos na aba Students para não misturá-los com os cadastros dos adultos.
Use esta tela ao configurar a escola pela primeira vez ou depois de uma mudança de identidade visual, para que o staff e as famílias vejam a sua marca no lugar do roxo padrão. Em Enviar logo você escolhe o arquivo. O texto cinza logo abaixo do botão traz o tamanho recomendado, então vale conferir o arquivo antes de enviar. Cada cor tem uma amostra que abre um seletor quando você clica nela e, ao lado, um campo para digitar ou colar o código hexadecimal exato, como #7246c1. É o jeito mais fácil de reproduzir as cores do seu manual de marca. Nada é aplicado até você clicar em Salvar alterações, no fim do formulário. Se sair da aba ou abrir outra seção do Admin antes de salvar, o logo ou as cores novas se perdem. Escolha uma cor primária escura o suficiente para o texto branco dos botões continuar legível. A secundária também precisa ser bem diferente da cor de destaque, senão os títulos deixam de se destacar sobre os fundos.
É aqui que você escolhe quais mensagens automáticas saem e por qual canal. Não precisa configurar nada antes: o aviso no topo explica que as mensagens já são enviadas de um endereço compartilhado alinaflow.email e de números compartilhados da alinaflow para SMS e WhatsApp. Para enviar com o domínio, o telefone ou o nome de remetente da sua escola, use Ir para Integrações. Cada canal é ligado mensagem por mensagem, então dá para mandar Aluno ausente hoje por SMS e a despedida só por e-mail. Algumas linhas têm ajustes extras. Próximo dia sem aula tem um campo de antecedência em dias, que define quantos dias antes de um fechamento as Famílias e os Professores são avisados. Se você colocar 0, esse aviso deixa de ser enviado. A mensagem em massa e o convite de pesquisa também têm período de carência, então você ainda pode cancelar um comunicado avulso por alguns minutos depois de enviá-lo.
Esta tela é dividida em seções: Alunos, Staff, Faturamento. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.
Nesta aba você escolhe como os alunos recebem as boas-vindas a uma turma nova e a mensagem de aniversário, ligando ou desligando email, SMS e WhatsApp em cada uma. A carência em minutos é quanto tempo a mensagem espera antes de sair, então, se matricular alguém na turma errada, dá para desfazer antes que o aluno seja avisado. Use Personalizar para deixar o texto com a cara da sua escola.
Aqui ficam as mensagens para professores e staff: boas-vindas com acesso ao portal, atribuição de turmas e eventos, pedidos de substituto, lembretes e exportação de relatórios. Mantenha a carência nas boas-vindas do professor, porque é esse intervalo que permite apagar um cadastro feito por engano antes que as credenciais sejam enviadas. As mensagens com 0 minutos, como o link da aula virtual, saem na hora e não podem ser canceladas. Os avisos de relatório seguem apenas por email.
Aqui você controla as mensagens financeiras para as famílias: fatura nova, lembretes de vencimento e de atraso, e vale-presente. Os lembretes de atraso saem sozinhos aos 7, 14, 30 e 60 dias, por isso revise o texto em Personalizar antes de deixar rodando. Lembretes e mensagens de vale-presente são enviados na hora, com carência 0, enquanto a fatura nova espera 60 minutos para você corrigir algum erro antes que a família receba.
Use esta tela quando a escola estiver chegando ao limite de Alunos do plano, quando quiser trocar a cobrança mensal pela anual ou quando precisar de uma fatura para os seus registros. O banner no topo mostra quantos Alunos você tem em relação ao limite do plano, a porcentagem desse limite já usada e as datas de início e fim do ciclo atual. Cada plano mostra o seu limite de Alunos, e um plano com limite menor do que o seu número atual fica esmaecido e não pode ser escolhido. Por isso vale conferir o número de Alunos antes de passar para um plano menor. A chave Mensal/Anual acima dos planos só muda os preços exibidos. No cartão do plano que você já tem, o botão não é Selecionar plano: ele oferece a mudança para a cobrança anual, e é assim que se troca o ciclo sem trocar de plano. Gerenciar pagamentos e faturas abre a forma de pagamento e as faturas anteriores, e a opção de cancelar a assinatura fica separada, no fim da página, abaixo dos planos.
O que é uma unidade?
Uma unidade representa um local físico onde sua Escola de Música opera - um prédio, campus ou filial. Se sua Escola de Música tem um único endereço, você terá uma unidade. Se opera em múltiplos locais, cada local é uma unidade separada. Cada unidade pode ter múltiplas Salas dentro, e as Turmas são agendados em Salas específicas. As unidades também ajudam na filtragem - Professores e funcionários podem ser atribuídos a unidades específicas.
Unidades e as Salas dentro delas. As Salas são onde Turmas e reservas são agendadas, e o que a detecção de conflitos protege. Escolas com várias unidades podem separar o staff e relatórios por unidade. Cada Unidade também diz como aparece no Portal: uma foto da fachada, uma descrição pública (como chegar, onde estacionar, o que levar) e uma chave para mostrar ou não o endereço.
Só o nome da unidade é obrigatório, então dá para salvar logo e completar o resto depois. Defina o fuso horário antes de agendar qualquer coisa aqui, porque lembretes e notificações seguem esse horário. Os preços desta unidade são considerados líquidos, e a categoria de imposto padrão é somada por cima. As imagens de cabeçalho e rodapé dos e-mails só podem ser enviadas depois que a unidade for salva pela primeira vez.
Escolha a unidade primeiro, porque cada sala pertence a uma só e esse vínculo não pode ser alterado depois pela sala. A capacidade é o campo mais importante: ela impede que uma turma nesta sala receba mais alunos do que o espaço comporta. Escolha uma cor para identificar a sala facilmente no calendário.
Abra uma unidade para atualizar contatos, endereço, dados fiscais e as formas de pagamento que as famílias podem usar ali. Se a unidade fechar, desligue a opção Ativo em vez de excluí-la, para que aulas e faturas anteriores mantenham o histórico. O número de ordenação define a posição da unidade nas listas, e a aba Inventário mostra os equipamentos guardados no local.
O registro é organizado em abas: Inventário, Impostos e faturamento. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.
Nesta aba você acompanha os itens físicos guardados nesta unidade da escola, como instrumentos, cavaletes ou projetores. Clique em Add Unit para cadastrar cada item e use a busca e o filtro de status para achar uma unidade ou ver quais precisam de atenção. O checklist de inventário do dia permite que o staff confirme rapidamente, todos os dias, o que está no local. Itens que ficam sempre na mesma sala devem ser cadastrados pela aba Inventário daquela sala, para que a localização fique precisa.
Defina aqui a alíquota padrão desta unidade. Ela vale para tudo o que é cobrado nesse local, a menos que o item tenha uma alíquota própria. A tabela mostra cada tipo de cobrança, das mensalidades às multas por atraso e às taxas de cartão, e indica quais usam o padrão. Os itens marcados como Todas as unidades seguem uma configuração única da escola, então alterá-los aqui altera em todos os locais. Antes de emitir a primeira fatura, confirme cada alíquota com seu contador usando a lista de perguntas, porque as sugestões não são orientação fiscal.
Aqui você renomeia a sala, ajusta a capacidade ou troca a cor no calendário. A unidade fica fixa, então se a sala foi criada na unidade errada, crie outra no lugar certo e desative esta. Confira as turmas agendadas na sala antes de reduzir a capacidade.
Campos principais
O que são Métodos de Pagamento?
Métodos de pagamento são as diferentes formas como sua Escola de Música recebe dinheiro das famílias - dinheiro, transferência bancária, processadores de cartão (Visa, Mastercard), carteiras digitais, cheques. Configure cada um uma vez com sua porcentagem de comissão, dias de liquidação e suporte a parcelas, e a staff seleciona ao registrar um pagamento ou emitir um reembolso. Você também pode ativar 'repassar comissão' em qualquer método para adicionar automaticamente uma linha extra à fatura, fazendo a família cobrir a comissão em vez de Escola de Música absorver.
Quais formas de pagamento você aceita, e qual é oferecida por padrão. É diferente da conexão com o processador: isto é a lista que a Família vê, aquilo é o encanamento por trás.
Campos principais
O que são as Categorias de Imposto?
As Categorias de Imposto são as alíquotas que sua Escola de Música cobra sobre mensalidades, taxas e produtos. Defina cada categoria uma única vez com seu nome e alíquota (por exemplo, ICMS 18%, ISS 5%, Isento) e reutilize-as em todo o seu workspace. Cada categoria também tem uma flag 'Imposto incluído' que controla se os preços digitados para itens que a usam são brutos (o imposto já está dentro) ou líquidos (o imposto é adicionado ao preço). Você pode então atribuir uma categoria padrão para cada Unidade e Local de Eventos, para que a alíquota correta se aplique automaticamente às mensalidades e ingressos cobrados ali - ideal para Escola de Músicas com filiais em estados ou países diferentes.
Alíquotas e as regras de aplicação, para as faturas saírem corretas para a sua jurisdição sem pensar fatura a fatura.
O que são os Apps conectados?
Cada serviço externo com o qual a alinaflow conversa em seu nome - os canais de mensageria pelos quais seus clientes recebem notificações (Email, WhatsApp), as ferramentas de automação que conectam a alinaflow ao resto do seu stack (API pública, Zapier) e os sistemas de identidade para equipes maiores (SSO, SCIM). Email e WhatsApp já estão conectados desde o primeiro dia usando os remetentes compartilhados da alinaflow; abra um card para trazer seu próprio domínio ou número quando quiser ter sua marca completa.
Conexões com as ferramentas que você já usa: processadores de pagamento, canais de mensagem, calendários, contabilidade e armazenamento. Conecte primeiro o processador de pagamento e os canais de mensagem, porque quase toda a automação depende deles.
Para adicionar, abra Admin e depois Apps conectados, abra o cartão do Zoom e ative-o. Depois cada professor conecta a própria conta em Minhas Conexões, no perfil dele, porque a reunião fica hospedada na conta de quem dá a aula; o Host padrão do workspace cobre quem ainda não conectou a sua. Para usar, marque uma Aula como Virtual ou Híbrida e a reunião é criada sozinha: o link aparece na Aula, vai junto com os lembretes e acompanha a aula quando você reagenda. Para remover, use Desconectar nesse mesmo cartão para revogar a conexão do workspace, ou Desconectar em Minhas Conexões para remover apenas a sua conta; nos dois casos o alinaflow apaga na hora os tokens guardados e para de criar reuniões. Google Meet e Microsoft Teams usam esse mesmo painel, campo a campo, então estes passos valem para os três.
O que são as Tarefas automatizadas?
As tarefas de rotina que a alinaflow executa para você em uma programação: lembretes e mensagens, faturamento e cobranças, folha de pagamento e limpezas automáticas. Estão agrupadas pelo que fazem, com as mais comuns no topo. Tudo que estiver desligado, bloqueado por uma regra de negócio ou aguardando uma integração aparece em 'Sem execução'. Use Executar agora para disparar uma na hora, ou abra uma tarefa para mudar a programação e ver o histórico.
Rotinas agendadas que rodam sem ninguém presente: faturamento, disparos de lembrete, entrega de relatórios, exportações. Esta página mostra o que está agendado, quando rodou pela última vez e se deu certo.
Ainda não encontrou?
Falar com o suporte