Como configurar o Portal das Famílias
Não há nada para montar: o Portal de uma família fica pronto assim que ela tem acesso, e ela consegue isso de dois jeitos. Reserva no Portal de Matrículas, e o acesso vem junto com a reserva, ou você libera para ela: abra a Família, clique no contato e aperte Ativar acesso ao portal. O acesso é por contato, então cada mãe, pai ou responsável entra com o próprio e-mail, sempre com um código e nunca com senha. Acesso das famílias e login explica o convite, como reenviar e o que fazer se ele não chegar.
Tudo o que uma família vê vem dos cadastros que o seu staff já mantém: as Turmas e as Aulas dos Alunos, as faturas e os pagamentos do Financeiro, os documentos que você envia para assinatura e os créditos de reposição que eles ganharam. Por isso o Portal das Famílias nunca precisa de atualização manual e nunca contradiz o que o seu staff vê. O que você decide é a aparência, que vem da sua marca no Portal Studio, e quais mensagens saem e por quais canais, em Admin, Notificações.
Para conferir o que uma família vê, um Admin pode abrir o Portal como ela: Ver Portal como, ao lado de Acesso ao portal no contato, ou Como um familiar na Pré-visualização do Portal Studio. Abre em uma aba separada por 30 minutos, e tudo o que você alterar lá fica registrado no seu nome.
O alinaflow tem quatro portais, cada um para um público diferente. O Portal de Matrículas é a sua loja online pública, para quem ainda não estuda com você. O Portal das Famílias é onde as famílias da sua escola entram com login. O Portal dos Professores é onde os seus Professores organizam o dia. O Portal do Desenvolvedor serve para conectar outros sistemas e agentes de IA à sua escola. Os três primeiros compartilham o mesmo link: um visitante vê a sua loja, e uma família ou um Professor que entra com login vê o próprio Portal.
Início, horários e progresso
Uma família com login chega ao Início, a página que o link do Portal abre para ela. Ele mostra as próximas Aulas de hoje e de amanhã, o saldo em aberto com as faturas em aberto e Ver e pagar, uma lista de Pendências com o que está esperando por ela, como um documento para assinar, e Seus Alunos. Horários lista dia a dia cada Aula futura de todos os Alunos da conta, com um botão para entrar quando a Aula é online. Progresso lista os Alunos, e cada um abre a própria página: Turmas atuais e anteriores, próximas Aulas, frequência com o recado do Professor e a lição de casa, o nível e as habilidades, resultados de avaliações, certificados para baixar em PDF e créditos de reposição. Cadastro reúne os formulários de onboarding que você atribuir; quando um modelo é atribuído ao liberar o acesso ao Portal, uma família nova preenche antes de qualquer outra coisa abrir. No celular, Início, Horários, Reservar e Pagar ficam em uma barra embaixo, e o resto em Mais. Nada aqui é atualizado à mão: matricule um Aluno, registre a frequência ou emita uma fatura, e a família vê.
Acesso das famílias e login
Famílias e Professores nunca têm senha para o Portal. Eles entram em https://seunome.alinaflow.com/portal/login com Enviar um código por e-mail: o alinaflow manda um código de 6 dígitos, que vale 15 minutos, e um link que faz o login com um toque. Uma família ganha acesso ao Portal de duas formas: reserva no Portal, e o acesso vem junto com o pagamento, ou você dá o acesso. Para isso, abra a Família, clique no contato e, em Acesso ao portal, aperte Ativar acesso ao portal; os Professores têm o mesmo botão no próprio cadastro. Isso envia um e-mail de convite com um link de acesso de uso único, e também um SMS ou um WhatsApp quando esses canais estão ligados para o convite do Portal em Admin, Notificações. O link do convite vale uma vez, por 7 dias. Se você ativou o acesso ao portal mas a família nunca recebeu o e-mail, confira primeiro se o e-mail do contato não tem erro de digitação, porque foi para lá que o convite foi. Depois aperte Reenviar convite, que fica ao lado de Acesso ao portal enquanto o contato aparecer como Convidado, ou seja, convidado mas ainda sem ter entrado. Se o convite não pôde ser entregue, o alinaflow avisa e oferece Copiar link do convite para você mesmo enviar. E aconteça o que acontecer com o convite, a família sempre pode ir ao link do Portal, escolher Entrar, digitar o e-mail e pedir um código novo; se esse e-mail tem acesso ao Portal, o código chega por e-mail, então peça para olharem também a pasta de spam. Um link expirado ou já usado oferece Enviar um novo código. Se um programa de onboarding estiver configurado para ser atribuído automaticamente quando alguém recebe acesso ao Portal, a família vai para o onboarding na primeira vez que entra e o termina antes de qualquer outra coisa do Portal abrir.
Mensagens e comunicados
As famílias não perdem o que você envia. Cada mensagem que você manda para uma família, de um lembrete de fatura a um aviso de Aula cancelada ou um comunicado geral, também aparece no Portal dela, atrás do sino no topo, mesmo que ela tenha desativado o e-mail, o SMS e o WhatsApp. O sino conta o que não foi lido, a lista vai da mais nova para a mais antiga, agrupada em Hoje e Ontem, e Marcar tudo como lido deixa tudo em dia. Os recados dos Professores chegam do mesmo jeito: quando um Professor termina uma Aula, o recado para a família e a lição de casa aparecem na página do Aluno no Portal. Você decide quais mensagens saem e por quais canais em Admin, Notificações, e cada pessoa escolhe entre os canais que você oferece nas próprias Preferências de notificação.
Faturas e pagamentos das famílias
As famílias veem e pagam o que devem pelo Portal, sem ligar para a recepção. Faturas lista todas as faturas da Família; ao abrir uma, elas veem os itens, o desconto e os impostos quando houver, o que já foi pago e o saldo em aberto, com Pagar para quitar online e Baixar PDF para guardar. Pagamentos lista o que já foi pago, e cada pagamento abre como um recibo com o valor, a data, a forma de pagamento e as faturas em que foi aplicado, com Baixar recibo. Extrato é o extrato da Família: todas as faturas e pagamentos de um período (este mês, os últimos 3 meses, este ano ou datas personalizadas) com o saldo depois de cada lançamento, o saldo no início e no fim, e o Saldo hoje, ou Crédito quando estão adiantadas. Forma de pagamento deixa salvar um cartão, trocar ou remover, e ligar o Pagamento automático para que o cartão salvo seja cobrado sozinho a cada fatura nova. Dependendo de como você configurou, ligar também cobra o que está em aberto hoje ou vale só para as faturas novas, e a confirmação diz qual antes de a família aceitar. Para salvar um cartão é preciso ter pagamentos com cartão online conectados; enquanto isso as famílias continuam pagando cada fatura pela própria página dela. Os valores são os mesmos que o seu staff vê, então o Portal de uma Família e o cadastro dela em Famílias nunca se contradizem.
Documentos e contratos das famílias
As famílias encontram todos os contratos e formulários que você envia em Documentos, dentro do Portal. Para assinar mostra o que está esperando por elas, com Assinar agora, e cada cartão indica quando foi enviado e, quando se aplica, até quando vale. Depois de assinado, passa para Assinados e encerrados, com a data, e Baixar cópia assinada entrega o arquivo assinado sempre que precisarem, sem ter que pedir a você. Um documento que você decidiu assinar no papel avisa isso, e você recolhe na recepção. O início do Portal também lembra a família quando há documentos para assinar. Os contratos enviados depois de uma reserva no Portal são escolhidos em Portal Studio, Configurações, em Contratos depois da reserva, e cada assinatura, saia do Portal ou do app, fica nos mesmos registros de documentos que o seu staff já usa.
Reservas, reposições e aulas individuais
As famílias com login reservam pelo mesmo catálogo que os visitantes veem. Reservar online abre o catálogo, ou Reservar na barra do celular, e a reserva pula direto para a escolha do Aluno. Aulas individuais mostra só as suas ofertas de horários marcados, com as reservas da própria família no topo, então a próxima Aula individual fica a poucos toques. Créditos de reposição lista os créditos que um Aluno ganhou, por uma falta ou por uma Aula que você cancelou, cada um com a data de Use até e o status: Disponível, Utilizado, Vencido ou Reembolsado. Resgatar mostra as Aulas em que aquele crédito pode ser usado, marca as que aparecem como Cheio, e escolher uma agenda a reposição; a página de cada Aluno também oferece Agendar uma reposição. Quais Aulas valem e quanto tempo um crédito dura seguem as suas regras de reposição. Reservas de Sala deixa uma família pedir uma sala para praticar: ela escolhe o Aluno, a Sala, a data, o horário de início e a duração, e o pedido espera o seu staff aprovar. Aluguéis lista o que ela tem emprestado com você, ativo e devolvido, e Ingressos guarda os ingressos para os seus shows e eventos, cada um com um QR code para mostrar na entrada.
Pedidos de licença
Uma licença deixa um Aluno continuar matriculado e manter a vaga enquanto fica fora por um tempo, por uma viagem longa ou uma lesão. As famílias pedem sozinhas: no Portal escolhem Solicitar licença, o Aluno, as datas de início e de término e, se quiserem, um motivo, e apertam Enviar pedido. Seus pedidos mostra cada um e em que pé está (Aguardando aprovação, Aprovada, Não aprovada ou Retirada), e um pedido que ainda está aguardando pode ser retirado. Se você define um limite anual, o formulário também mostra quantos meses de licença ainda restam para aquele Aluno no ano. Do seu lado, cada pedido cria uma tarefa e aparece também no cadastro do Aluno, onde você aprova ou recusa; ao recusar, pode deixar uma observação para a família. A família é avisada nos dois casos, e uma licença aprovada aparece nos horários dela no Portal como De licença. Um pedido que passaria do limite anual avisa, e Aprovar mesmo assim deixa você permitir de propósito; ele fica marcado como Acima do limite anual. O staff também pode agendar uma licença direto pelo cadastro do Aluno. Quanto um Aluno paga durante a licença é definido uma vez em Admin, Suas regras de negócio, Ciclo de vida, em Licença aprovada: preço integral, uma porcentagem do preço, um valor fixo por período de cobrança (nunca acima do preço normal) ou grátis, e nesse caso a fatura é emitida mesmo assim, com valor 0. O preço de licença vale para as faturas geradas depois que a licença é aprovada, nunca para as já emitidas, e os descontos são aplicados depois sobre o preço reduzido. Cada linha com preço de licença recebe uma observação com as datas da licença, para a família entender o motivo. Para uma licença que cobre só parte de um período, você escolhe uma de três regras: Proporcional, como a mensalidade (só os dias ou Aulas em licença recebem o preço de licença, medidos como o rateio das mensalidades está configurado), Só períodos completos, ou Qualquer dia de licença (um dia basta para o período inteiro). Máximo de meses de licença por ano limita a licença por Aluno e por ano civil; deixe vazio para não ter limite. Pacotes e Aulas avulsas não são afetados pelo preço de licença.
Galeria de fotos e vídeos
Galeria é onde as famílias veem as fotos e os vídeos que os seus Professores compartilham das Aulas e dos shows, os mais recentes primeiro. O Professor adiciona na tela da Aula, no Portal dos professores, e escolhe quem pode ver cada um: Famílias ou Só administração. Só os marcados para as famílias chegam à Galeria. Uma família com mais de um Aluno pode usar Ver fotos de para ver um filho de cada vez, ou Todos. Os Professores também têm Galeria, com o que compartilharam das Aulas e shows que dão.
Materiais de estudo no Portal
Materiais de estudo, no Portal, mostra às famílias os arquivos que você compartilha para os Cursos que os Alunos delas fazem: partituras, fichas, leituras, vídeos de prática. Cada família só vê os materiais dos Cursos dos próprios Alunos, e Ver materiais de filtra por um Aluno. As famílias abrem ou baixam os arquivos ali mesmo. Você adiciona e organiza os materiais em Materiais de Estudo, no app, por Curso e, se quiser, por Nível. Um material salvo sem arquivo mostra Ainda não há arquivos, então anexe o arquivo antes de avisar as famílias.
Dados da família
Meus dados é onde uma família mantém os próprios dados em dia, para que os seus registros fiquem certos sem ninguém digitar tudo de novo. Ela pode editar o endereço da casa e os telefones e e-mails das pessoas da Família. Cada pessoa que entra no Portal é dona dos próprios dados de acesso: o e-mail é o que ela usa para entrar, então quem muda é o seu staff, não ela, e qualquer outra pessoa da Família com acesso próprio ao Portal cuida dos próprios dados. Quando um telefone é alterado, o alinaflow envia um aviso de segurança, para a pessoa saber se outra pessoa fez a mudança. Os Professores também têm Meus dados, para a foto e os dados deles.
Preferências de notificação
Cada pessoa com acesso ao Portal escolhe como você fala com ela: e-mail, mensagem de texto (SMS) ou WhatsApp, em Notificações, dentro do Portal. Ela precisa deixar pelo menos uma forma ligada. SMS e WhatsApp precisam de um telefone, então quem não tem recebe por e-mail até adicionar um em Meus dados. Algumas coisas sempre chegam, seja qual for a escolha: os códigos de login e os convites para o Portal. E as mensagens que mais importam, faturas, contratos para assinar, reservas e decisões sobre licenças, sempre chegam por pelo menos um canal, então ninguém perde uma fatura por ter desligado tudo. Você continua decidindo quais mensagens saem e por quais canais em Admin, Notificações; cada pessoa escolhe entre os canais que você oferece.
