CRM

Inbox Unificado

Caixa de Entrada Unificada

Seu centro de mensagens centralizado. Veja e responda todas as conversas com familias e contactos em todos os canais (Email, SMS, WhatsApp e mais) a partir de um so lugar. Use os filtros para focar em conversas abertas, pendentes ou atribuidas. As notas internas permitem que o staff se comunique de forma privada sobre uma conversa sem que o contacto veja.

Um fio por Família e por canal, cobrindo SMS, e-mail, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger e chat do site. Uma Família que manda SMS na segunda e e-mail na quinta continua sendo uma conversa com um histórico. A recepção IA responde desta mesma caixa, então a passagem entre a Alina e uma pessoa é contínua e não um recomeço.

Seções desta tela

Esta tela é dividida em seções: Nova conversa. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.

Nova conversa

Abra esta janela quando precisar tomar a iniciativa de falar com uma família, sem esperar que ela escreva primeiro. Procure a família, escolha o canal e clique em Iniciar conversa para criar uma nova conversa. O botão só fica disponível depois que você seleciona uma família. Confira o canal antes de começar: SMS e WhatsApp exigem um celular cadastrado, e o e-mail exige um endereço válido na ficha da família.

Notificações

O que é o caixa de Notificações?

É a caixa de saída - cada notificação agendada para uma família, aluno ou professor aparece aqui com uma janela de carência antes do envio real. Durante essa janela (padrão 60 minutos, configurável por tipo) a staff pode clicar na lixeira para cancelar um erro, ou em Reenviar para remontar e enviar de novo. O envio real é feito pela tarefa automatizada a cada 10 minutos; esta página oferece a auditoria e o botão de desfazer.

Cada mensagem que o sistema está prestes a enviar para uma Família, um Aluno ou um Professor espera aqui primeiro. Essa espera é proposital e é a razão desta página existir: por 60 minutos por padrão, a notificação fica Pendente e pode ser cancelada na lixeira da linha. Cancele e a Família nunca saberá que existiu. É isto que torna seguro cancelar uma Aula, corrigir uma fatura ou arrumar um erro de digitação sem que saia mensagem sobre isso: faça o trabalho, venha aqui e jogue fora a notificação que ele gerou, tudo dentro da janela. A janela é configurável por tipo, então um lembrete de fatura pode ter uma janela maior que uma mudança de Aula. Depois que ela fecha, a tarefa automática de dez em dez minutos envia a mensagem e a linha vira um registro em vez de uma decisão. Reenviar recompõe e manda de novo, que é o que você quer depois de corrigir os dados de origem.

Prospectos

O que é o CRM?

O CRM (gestão de relacionamento com clientes) é onde você acompanha todas as pessoas interessadas na sua Escola de Música *antes* da matrícula: os Leads. Um Lead é um possível Aluno ou Família que entrou em contato mas ainda não pagou nada. Cada Lead tem um status (Novo, Contatado, Experimental, Ganho, Perdido), um responsável do staff, uma origem (como te encontrou) e o histórico de cada interação. Quando um Lead converte, vira uma Família e Aluno reais sem perder nenhum dado. Use a página de CRM para o seu funil comercial, a Caixa de Entrada para conversas ao vivo, os Segmentos para fatiar a base e as Sequências para automatizar o follow-up.

Contatos que ainda não viraram Alunos. Cada lead carrega sua origem, seu estágio e seu histórico, então dá para ver quais canais produzem matrícula de verdade e não só contato. Perder um lead pede um motivo, que é o que torna o relatório de perdas útil mais adiante.

Segmentos

O que são Segmentos?

Um Segmento é um filtro salvo sobre seus contatos/Famílias/Alunos - por exemplo, 'todos os Alunos matriculados em Piano que não comparecem a uma Aula há 3 semanas', ou 'todas as Famílias com faturas em atraso'. Você cria uma vez com o construtor visual de filtros, salva, e o segmento fica vivo: à medida que registros começam a atender aos critérios, eles entram no segmento automaticamente. Use segmentos para alimentar Sequências (mandar e-mails para todo o segmento), Comunicações em massa, prevenção de churn e relatórios.

Uma definição salva de um grupo de pessoas, como todo mundo que fez experimental e não matriculou, ou toda Família com saldo acima de trinta dias. Os segmentos são o público para onde campanhas e sequências enviam, e se mantêm atualizados sozinhos em vez de serem uma lista que você refaz.

Criar um registro novo

Dê ao segmento um nome que deixe claro quem faz parte dele, como "Alunos de piano sem aula há 3 semanas", porque é esse nome que você vai escolher depois em Sequências e Comunicações em massa. Defina primeiro o Tipo de entidade, pois as condições disponíveis dependem de você estar filtrando contas, famílias ou alunos. O registro só entra no segmento se atender a todas as condições em Filtros, então comece com uma ou duas e acrescente outras apenas se a lista ficar ampla demais. O botão Salvar alterações só é liberado depois que o Nome é preenchido.

Dentro de um registro

Abra um segmento aqui para ajustar as condições e depois clique em Salvar alterações e em Recalcular, para que a contagem no topo mostre o resultado das novas regras. Se esse número não bater com o de Ver correspondências, recalcule antes de usar o segmento em qualquer envio. Expanda Ver correspondências para conferir quem realmente está incluído. Quando quiser tirar um segmento de uso sem perdê-lo, desligue a chave Ativo em vez de excluir, já que a exclusão o remove de qualquer Sequência ou campanha que dependia dele.

Sequências

O que são Sequências?

Uma Sequência é um fluxo automatizado de várias etapas que roda ao longo do tempo. Você escolhe um gatilho ('Lead criado com origem = Instagram', 'Aluno matriculado em um Curso', 'Aula experimental concluída') e adiciona etapas que executam em um cronograma: mandar um e-mail/WhatsApp, esperar N dias, mandar outro, ramificar conforme o destinatário responder. Sequências são como você automatiza o follow-up sem precisar lembrar quem perseguir. Usos comuns: nutrir Leads frios, dar boas-vindas a Alunos recentes, recuperar ex-Alunos, drip pós-experimental.

Follow-up de vários passos que roda sozinho. Uma sequência espera, envia, verifica se a pessoa respondeu e se ramifica conforme isso. Onde mais serve é logo depois de uma experimental e logo depois de um primeiro atraso de pagamento, que são os dois momentos em que o follow-up manual costuma escapar.

Criar um registro novo

Dê à Sequência um nome fácil de identificar e escolha o gatilho que vai iniciá-la. Cada etapa espera o número de dias que você definir antes de enviar, então deixe a Etapa 1 em 0 se quiser que a primeira mensagem saia assim que o gatilho acontecer. O campo de assunto só existe no email. Se mudar uma etapa para WhatsApp, confira se a mensagem faz sentido sem ele. Use Adicionar etapa para montar o restante do acompanhamento, e escreva nas Notas o que for só para o staff da escola.

Dentro de um registro

Abra uma Sequência para ajustar o gatilho, as etapas ou o texto das mensagens e clique em Salvar alterações. As mudanças valem para as mensagens que ainda não foram enviadas, então confira Execuções ativas antes de reescrever uma etapa que alguém já está percorrendo. Para pausar, desligue a chave Ativa em vez de excluir a Sequência, assim as etapas ficam guardadas e você pode reativá-la depois. O campo Número (ordenação) define a posição dela na lista.

O registro é organizado em abas: Disparar Manualmente. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Disparar Manualmente

Disparar manualmente inicia esta Sequência para uma família na hora, sem esperar o gatilho acontecer. Procure a conta da família, selecione e clique em Disparar, e ela começa pela Etapa 1. É útil para incluir alguém que o gatilho automático deixou passar, ou para testar uma Sequência nova na sua própria conta antes de liberar para todos. Verifique se a família já não está na Sequência, senão ela pode receber as mesmas mensagens duas vezes.

Campanhas

O que são Campanhas?

Uma Campanha é uma iniciativa de marketing com a qual você marca Leads para medir quanto negócio cada campanha realmente gerou. Está rodando uma promo de Black Friday? Marque cada Lead que entrar com a campanha 'BlackFriday2025'. No fim você pode perguntar: quantos Leads, quantos converteram, qual o faturamento por Lead, qual o ROI. Diferente das Origens: uma Origem é *de onde* veio o Lead (Instagram, Google); uma Campanha é *qual iniciativa* o atraiu (um anúncio específico, um push de indicações, uma janela de desconto).

Um envio pontual para um segmento, ao contrário de uma sequência que roda continuamente. Use para campanhas de captação, avisos de semestre e reconquista de ex-alunos.

Criar um registro novo

Dê à campanha um nome que você vai reconhecer daqui a alguns meses, como "BlackFriday2025" ou "Indicações de primavera", porque é esse nome que o staff escolhe ao marcar cada Lead. O único campo obrigatório é o nome, e o botão de salvar só fica ativo depois de preenchê-lo. Use as Notas para registrar datas, oferta ou orçamento, assim você terá o contexto na hora de avaliar quantos Leads a campanha trouxe e quanto gerou de receita. A campanha é a ação, não o canal: Instagram ou Google ficam em Origens.

Dentro de um registro

Aqui você pode renomear a campanha, acrescentar notas ou mudar a posição dela na lista pelo número de ordenação. Quando uma promoção terminar, desligue a opção Ativo em vez de excluir, assim ela some na hora de marcar novos Leads, mas os Leads já marcados mantêm o histórico para os relatórios. As notas são internas, visíveis só para o staff da escola. Use Excluir apenas para campanhas criadas por engano e sem nenhum Lead vinculado.