Primeiros passos

Como o alinaflow é montado

Cinco ideias sustentam quase todo o produto, e valem dez minutos antes de você mexer em qualquer coisa, porque todas as telas partem delas.

Um aluno é quem frequenta. Uma família é quem recebe a cobrança. São cadastros separados de propósito: é o que permite cobrar uma única vez de uma casa com três filhos em seis turmas diferentes, e falar com um responsável sem abrir cada filho de uma vez. Uma família com um único aluno adulto dentro é perfeitamente normal; o cadastro de família continua existindo, só tem um membro.

Um curso é o que você ensina. Uma turma é uma instância programada dele, com sala, professor e horário. Você define o curso uma vez, com seus níveis, e cada turma criada a partir dele herda essa estrutura. Uma aula individual é a mesma ideia com um aluno só.

Uma matrícula liga um aluno a uma turma. É o cadastro que move tudo o que vem depois: a frequência espera os alunos matriculados, a mensalidade é cobrada por matrícula, e um aluno que sai no meio do período deixa uma matrícula encerrada, não apagada, para que as faturas do período anterior continuem fazendo sentido.

Uma fatura pertence à família, não ao aluno. Os pagamentos são baixados contra faturas, e o que sobra é o saldo que você cobra. Tudo em Financeiro é construído sobre essa única relação.

A ordem em que convém montar, se você começa de um espaço vazio: unidades e salas, depois cursos e seus níveis, depois professores, depois turmas, depois valores e taxas, e só então alunos e famílias. Cada passo depende dos anteriores, e importar alunos antes de existirem turmas onde colocá-los significa fazer as matrículas duas vezes.

Você não precisa usar tudo. Uma escola que só quer grade de aulas e frequência pode ignorar completamente o CRM, os shows e as instalações; nada quebra no resto por deixar essas seções vazias.

Recepção IA

Escreva o que você quer em linguagem natural e a Alina faz. Ela lê dados ao vivo da sua própria escola e pode matricular um Aluno, remarcar uma Aula, enviar uma fatura ou atualizar um cadastro. Antes de gravar qualquer coisa ela mostra a mudança exata e espera sua aprovação, então ler é imediato e escrever sempre precisa de um sim. Quando algo realmente não dá para saber pelos seus dados, ela diz isso em vez de chutar. As sugestões abaixo da caixa de chat são um bom jeito de ver o que ela faz.

Peça o que quiser em linguagem natural e Alina faz, e depois conta o que aconteceu, inclusive quando algo não deu certo.

Uma conversa em andamento

Peça à Alina o que precisa com suas próprias palavras e continue a conversa no mesmo tópico. Ela lembra as famílias e as turmas que você já citou. Antes de enviar qualquer coisa, como um SMS para as famílias, ela mostra o texto exato e aguarda sua aprovação, então leia a mensagem com calma antes de confirmar. Se o envio falhar, por exemplo por um telefone cadastrado inválido, a Alina avisa o motivo e sugere outra saída, como mandar por e-mail. Só considere as famílias avisadas depois de conferir o resultado.

Seções desta tela

Esta tela é dividida em seções: Conversas anteriores. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.

Conversas anteriores

Em Previous chats você reabre uma conversa anterior com a Alina e continua de onde parou, com as mais recentes no topo. Cada chat recebe um título conforme o assunto e mostra a data, então procure pelo tema e pelo dia em vez de rolar a lista inteira. As respostas de um chat antigo refletem os dados da sua escola naquele momento, por isso, se alunos, turmas ou faturas mudaram desde então, pergunte de novo à Alina antes de agir.

Dashboard

Como funciona o editor de Dashboard?

Este é o seu construtor de dashboards. O centro mostra seu dashboard ao vivo exatamente como os usuários verão, agrupado por abas de categoria. Cada widget tem um ícone de engrenagem para configurar a largura ou removê-lo. O painel direito mostra os widgets disponíveis do catálogo para a aba ativa - clique em + para adicionar. O painel esquerdo tem as configurações: descrição, atribuição padrão, link público e visibilidade por perfil.

Cada aba no topo responde a uma pergunta diferente: Geral para os números principais, Financeiro para o que entra e o que está em aberto, Marketing e Vendas para de onde vêm os contatos e quantos convertem, Turmas e Alunos para ocupação e presença, Retenção para quem está em risco, Professores para carga e custo. Comece no Geral e vá para a aba que corresponde ao que está te preocupando nesta semana.

Tarefas e Lembretes

O que são Tarefas e Lembretes?

Sua lista de Tarefas e Lembretes - tudo o que o staff precisa tratar: aprovações de reservas de sala, empréstimos vencidos, sugestões de mudança de nível, pedidos de instrutor substituto, revisões de presença, reservas do Portal aguardando aprovação, pedidos de licença, faturas vencidas, escalações de cobrança, jobs com erros - além de notas livres que você deixa para os colegas. O número em vermelho no ícone de Tarefas mostra os itens abertos atribuídos a você (ou sem responsável). Os lembretes do sistema somem sozinhos quando a origem se resolve (o empréstimo volta, a reserva é aprovada). Adiar esconde um lembrete até depois; Descartar esconde um lembrete do sistema até você Reabrir.

Isto é o mais próximo de uma lista de tarefas compartilhada que o alinaflow tem, e quase tudo se preenche sozinho. Uma locação que venceu, uma reserva do Portal aguardando aprovação, uma família pedindo uma licença, uma lista de presença sem revisar, um Professor que avisa uma falta ou marca folga em cima das Aulas: cada uma dessas coisas cria uma tarefa sem ninguém digitar nada. O número no ícone do topo é o que está aberto e é seu. Trabalhe de cima para baixo e a lista se esvazia sozinha: uma tarefa do sistema some quando o que a causou é resolvido, então devolver o instrumento apaga a linha. Você não marca como feita, você resolve o que está por trás. Crie as suas com Nova tarefa quando quiser deixar um recado para quem estiver na recepção amanhã. Uma reserva do Portal aguardando aprovação é resolvida em Portal Studio, Reservas, e um pedido de licença é aprovado ou recusado na própria tarefa ou no cadastro do Aluno.

Criar um registro novo

Use este formulário para registrar uma tarefa livre, como retornar a ligação de uma família ou deixar um lembrete para alguém do staff. Só o título é obrigatório, então escreva uma ação clara que um colega consiga executar sem precisar te perguntar. Escolha um responsável em Atribuído a ou deixe em branco para que a tarefa fique visível para todo o staff da escola. As notas internas nunca aparecem para as famílias, por isso coloque ali qualquer informação sensível, e não na descrição.

Dentro de um registro

Abra uma tarefa para atualizá-la conforme o trabalho anda: aumente ou reduza a prioridade, adie a data de vencimento ou passe para outra pessoa do staff em Atribuído a. Nada é salvo até você clicar em Salvar alterações, então confira as edições antes de sair da página. Registre nas Notas internas o que já foi tentado, para que quem assumir depois não repita o mesmo contato.