Financeiro

Valores

Como funciona a cobrança

Três abas, três tipos de valor. Cobrança recorrente cobre o custo contínuo de assistir a um Curso. Taxa de Matrícula é cobrada toda vez que o Aluno se matricula em um Curso, ou seja, repete se ele se rematricular no ano seguinte. Taxa de Inscrição é cobrada uma única vez, quando o Aluno entra pela primeira vez em Escola de Música, e NÃO se repete a cada ano. Cada valor se fixa a uma combinação (Curso + Unidade) - um cartão de grade por célula - e um Aluno que frequente várias Unidades paga a Inscrição UMA única vez, na sua Unidade de origem.

É aqui que você define quanto custa cada Curso, uma única vez, e tudo o que cobra um Aluno busca o preço nesta tela. Vale seguir as abas na ordem: primeiro Cobrança recorrente, depois Taxa de Matrícula e por último Taxa de Inscrição. Em cada aba, os Cursos aparecem agrupados por Unidade. Cada cartão com preço mostra o valor, a unidade de cobrança (/mês, por aula, ou nada quando é por curso) e duas etiquetas: Recorrente e o modo de cobrança (Por Mês, Por Aula ou Por Curso). Mudar um preço aqui vale só para as próximas faturas. O que já foi faturado continua como está. Um cartão tracejado com + Configurar é um Curso que ainda não tem preço naquela Unidade, e os Alunos matriculados ali não são cobrados enquanto você não definir um. O preço fica preso ao Curso em uma Unidade específica, não ao Curso como um todo. Se você dá aula de Violão em duas Unidades, precisa definir o preço em cada uma, e os valores podem ser diferentes. Os cartões marcados com (example) são Cursos de exemplo que já vêm na escola nova, então troque ou apague esses cartões antes de cobrar Famílias de verdade.

Seções desta tela

Esta tela é dividida em seções: Matrículas, Taxas de inscrição. Cada uma faz parte da mesma tela, não é uma página separada.

Matrículas

Os cursos ficam agrupados por Unidade, e um cartão tracejado com + Configurar indica que aquele curso ainda não tem taxa de inscrição nessa Unidade. Clique em Configurar para definir o valor único cobrado quando o aluno entra no curso naquela Unidade. Cada Unidade tem seu próprio preço, então se a escola oferece o mesmo curso em duas unidades, preencha os dois cartões. Curso sem configuração não gera nenhuma taxa de inscrição.

Taxas de inscrição

Cada cartão representa uma Unidade, e nele você define a taxa de matrícula que o aluno paga ao entrar na escola pela primeira vez por aquela Unidade. Quem frequenta aulas em mais de uma unidade paga essa taxa uma única vez, na sua Unidade principal, sem cobrança em dobro. Confira a etiqueta de cada cartão: Recorrente quer dizer que o valor é cobrado a cada período, e não só uma vez, então verifique se era essa a intenção.

Extratos

O que são Extratos?

Extratos é o caminho mais rápido para o livro de um cliente - escolha uma Família e você vê cada fatura, pagamento, nota de crédito e reembolso que já tiveram, em ordem cronológica com saldo acumulado. É a mesma visão da aba Faturamento no detalhe de Família, mas com um seletor no topo para pular o passo de buscar e abrir. Abra quando uma família ligar e perguntar 'quanto eu devo?' e você terá tudo em um clique.

O histórico financeiro completo de uma Família em um documento: o que foi cobrado, o que foi pago, o que está em aberto. É isto que você manda quando um responsável pergunta o que deve e por quê, e costuma bastar para encerrar a conversa.

Faturas

Como funcionam as faturas?

Cada fatura pertence a uma Família (família/cliente) em uma Unidade específica, e carrega uma ou mais linhas - mensalidades, matrículas, ingressos de eventos, etc. Você pode criar manualmente a partir desta página, ou elas serão geradas automaticamente ao matricular Alunos ou vender ingressos. A numeração é sequencial por unidade e por tipo: NYC vê INV-NYC-000001, LAX vê INV-LAX-000001. Faturas anuladas ficam para auditoria mas são excluídas dos totais do livro.

Todas as faturas emitidas, com status e saldo. Faturas normalmente são geradas a partir das matrículas e do faturamento automático, e não criadas na mão, então se você estiver criando manualmente vale revisar a configuração de mensalidades. Daqui você envia, reenvia, cancela ou baixa em PDF.

Criar um registro novo

Comece buscando a conta, já que a fatura é emitida para a família ou o cliente, e não para um aluno específico. O vencimento é preenchido automaticamente para 15 dias após a emissão, então ajuste se essa família paga em outro prazo. Inclua uma linha por cobrança e, sempre que possível, escolha uma mensalidade cadastrada para manter preço e descrição padronizados. Matrículas e vendas de ingressos já geram fatura sozinhas, por isso confira se a cobrança ainda não existe antes de lançar manualmente.

Dentro de um registro

Abra uma fatura para conferir o que foi cobrado, quanto já foi pago e qual saldo ainda está em aberto. O botão Baixar PDF gera uma cópia para enviar ou imprimir para a família. Se houver algum erro, anule a fatura e emita outra. A anulada continua registrada para auditoria, sai dos totais do razão e o número dela não é reaproveitado.

Pagamentos

Como funcionam os pagamentos?

Um pagamento registra dinheiro recebido de uma Família - dinheiro, transferência, cartão, cheque, qualquer forma. Quando você registra um pagamento, o alinaflow executa a alocação FIFO contra as faturas em aberto da conta: primeiro a fatura mais antiga, depois a próxima, até fechar todas ou esgotar o pagamento. O que sobrar fica em Família como saldo a favor - visível no extrato e aplicado automaticamente à próxima fatura que você criar.

Dinheiro recebido, tenha chegado como for: cartão, dinheiro, transferência, carteira. Um pagamento é alocado contra uma ou mais faturas, que é o que zera o saldo. Pagamentos manuais como dinheiro ou transferência começam como pendentes e são conciliados quando os fundos são confirmados.

Dentro de um registro

Abra um pagamento para conferir quais faturas ele quitou e quanto sobrou como crédito. O detalhamento da alocação lista cada fatura coberta, da mais antiga para a mais recente. Use Baixar recibo para enviar o comprovante à família. Se o pagamento foi lançado na conta errada ou com o valor errado, anule e lance de novo, lembrando que a anulação reabre as faturas que ele cobria.

O registro é organizado em abas: Fechamento de caixa. Cada uma mostra apenas os dados deste registro.

Fechamento de caixa

Feche o caixa no fim do turno ou do dia para conferir o dinheiro de uma unidade. Conte as notas, digite o total em Dinheiro contado e o alinaflow compara com o valor esperado pelos pagamentos em dinheiro lançados desde o último fechamento. Se a diferença não for zero, escreva uma observação explicando a sobra ou a falta antes de fechar, pois ela fica registrada internamente. Só entram pagamentos em dinheiro; cartão e transferência não mexem nesse total.

Faturamento Automático

Como funciona o faturamento automático?

É o motor de faturamento recorrente. Uma tarefa agendada roda todos os dias e fatura cada matrícula cuja mensalidade corresponde a hoje - mensal ou semanal, adiantada ou vencida, conforme você definiu em Suas Regras de Negócio. Use esta página para ver a saúde do motor, revisar execuções anteriores e disparar uma execução manual para qualquer mês ou semana que precise regularizar.

A programação que emite as faturas recorrentes sem ninguém apertar nada. Defina a frequência e o dia de execução, e a mensalidade sai em dia todo ciclo. É a maior economia de toda a seção financeira, então vale configurar direito.

Inadimplentes

Como funciona a cobrança?

O worker de cobrança persegue faturas vencidas automaticamente. Cada fatura sobe de nível conforme os dias de atraso: N1 a 7 dias, N2 a 14, N3 a 30, N4 a 60. Cada nível envia um lembrete pelos canais habilitados pelo cliente (email / SMS / WhatsApp) na voz do diretor. O Nível 4 (cobrança) exige aprovação do staff por padrão para revisar antes do passo crítico.

A fila de contas vencidas e a cobrança automática que vem junto. Os lembretes escalam em um cronograma que você controla, no canal que a Família realmente usa. A ideia é que ninguém precise lembrar de cobrar, e que ninguém seja cobrado duas vezes.

Pagamentos antecipados por terminar

O que é Pagamentos antecipados por terminar?

Pagamentos antecipados que terminam em breve. Ligue para estas Famílias antes que a mensalidade normal volte: é o melhor momento para que fiquem. Vermelho é 7 dias ou menos, laranja 14, amarelo 30.

Famílias cujo pagamento antecipado termina em breve. Ligar antes que a mensalidade normal volte é a diferença entre uma renovação e um buraco, então esta lista merece uma olhada semanal.

Relatório de Inadimplência

O que é o relatório de inadimplência?

Um detalhamento por (conta, sede) de cada Família com saldo pendente em uma fatura aberta. Ordenado pela maior dívida primeiro para que o contato de cobrança comece onde a recuperação é maior. Os quatro cards no topo mostram o pulso do workspace de relance: dívida total, quantas Famílias devem dinheiro, a média por devedor e a idade da fatura mais antiga sem pagar.

Tudo o que se deve, organizado por quanto tempo está atrasado. Use para ver se um saldo é uma Família com um problema grande ou muitas Famílias com problemas pequenos, porque isso pede respostas completamente diferentes.