Reservas on-line e o Portal das famílias | Central de ajuda do alinaflow

Portal

O que é o Portal?

O Portal é a sua porta de entrada on-line. Famílias e visitantes veem suas ofertas a partir de um link, um QR code ou o seu próprio site e reservam em poucos passos; as famílias que entram na conta também acompanham ali suas Aulas e faturas. Aqui você decide o que ele vende, quais Professores mostra e como ele fica.

Portal, no menu lateral logo abaixo de Admin, é onde você gerencia a sua porta de entrada on-line. Famílias e visitantes veem o resultado no seu próprio endereço seguido de /portal, por exemplo https://seunome.alinaflow.com/portal, onde seunome é o nome no endereço do seu workspace. Esse é o link do Portal das famílias: Compartilhar e incorporar sempre mostra o link exato, com um QR code e um widget de reserva para o seu site. A tela abre em Ofertas, a lista do que o Portal vende, cada uma com o seu status: um Rascunho só o seu staff vê, Publicada está no ar e Arquivada está guardada. Reservas reúne o que as famílias reservam, Professores decide quais Professores o Portal mostra e como eles se apresentam, Configurações decide como as reservas são confirmadas e como o Portal fica, Compartilhar e incorporar tem o link, e Pré-visualização deixa você ver o Portal como um visitante, uma Família ou um Professor. Enquanto a configuração não termina, um assistente passo a passo abre primeiro: Terminar depois o guarda e o cartão Configuração do Portal, acima das abas, o abre de novo. Admins e Editores gerenciam as ofertas; só Admins mudam as configurações do Portal. O número na aba Reservas conta as reservas que esperam por você.

Configuração do Portal

Para configurar o portal das famílias, o portal dos pais, para que as famílias o vejam e reservem, use este assistente em Portal. O assistente de configuração é o caminho mais curto entre um Portal vazio e receber reservas on-line. São oito passos, e cada um se marca sozinho assim que os dados reais estão no lugar, então ele nunca pede para você confirmar algo que pode verificar. Marca é o seu logo, as suas cores, uma imagem de fundo e o título que os visitantes leem primeiro. Unidades pede uma foto da fachada e algumas palavras sobre como chegar a cada uma. Professores precisa de pelo menos um Professor visível no Portal, com foto e uma biografia curta. Cursos pede uma imagem e uma descrição para cada Curso à venda. Ofertas precisa de pelo menos uma oferta publicada. Regras de reserva é como as reservas são confirmadas, seguradas e assinadas; salvar essa seção conta como revisá-la, mesmo sem mudanças. Disponibilidade pede o horário semanal de cada Professor de uma oferta de agendamentos publicada, e só aparece quando você tem uma. Publicar o Portal é onde você o vê como visitante, abre ao público e compartilha o link. Em cada passo, Falta lista em palavras simples o que ainda falta, e você resolve ali mesmo sem sair do assistente. Pular por enquanto passa para o próximo, Terminar depois fecha o assistente e o cartão Configuração do Portal o reabre no próximo passo pendente.

Ofertas

O que é uma oferta?

Uma oferta é uma coisa que o Portal vende, baseada em um Curso. Turmas programadas vende as Turmas que você coloca à venda; Agendamentos vende tempo com seus Professores, e a reserva cria a Turma. Publique quando estiver pronta: um rascunho só aparece aqui.

Uma oferta é uma coisa que o Portal vende, sempre baseada em um dos seus Cursos. Nova oferta, na aba Ofertas, abre um assistente passo a passo. Primeiro você escolhe o Curso e como as famílias o reservam. Turmas programadas vende as Turmas desse Curso que você colocar à venda, e as datas novas seguem o seu calendário: use para uma Turma semanal. Agendamentos vende tempo com os seus Professores: as famílias escolhem um Professor e um horário livre, e a Turma é criada quando o primeiro Aluno reserva. Use para Aulas individuais ou uma aula experimental. Depois vem Como é vendido. O Pagamento pode ser Pagar para confirmar, que segura a vaga enquanto a família paga on-line; Reservar agora, pagar depois, que confirma a vaga na hora e fatura como sempre; ou Grátis. Precisa da sua aprovação faz cada reserva esperar em Reservas até você aceitar, e Oferta experimental reserva uma aula experimental grátis em vez de uma matrícula. O que ficar no padrão segue as configurações do Portal. Nos agendamentos você escolhe depois quem, onde e quando: os Professores, as Unidades, as Salas se quiser, a duração, quantos Alunos por reserva e a janela de reserva (com quantas horas de antecedência no mínimo, até quantos dias à frente, um intervalo depois de cada reserva e de quanto em quanto tempo os horários de início são oferecidos). Nas Turmas programadas você ativa as Turmas que essa oferta vende. No fim vêm os preços e as etiquetas do catálogo pelas quais as famílias filtram, e a Revisão, onde você salva como rascunho ou publica. Ao publicar, o sistema confere se o Curso está ativo e, nos agendamentos, se há duração, um Professor, uma Unidade (a menos que seja on-line) e uma mensalidade; o que faltar aparece em uma lista para você resolver. Para recuperar uma oferta arquivada, ponha o filtro de status da aba Ofertas em Arquivada, abra Mais ações na linha dela e escolha Publicar: ela volta à venda na hora, e Despublicar a deixa como rascunho se ainda não estiver pronta. Uma oferta excluída não pode ser recuperada pelo app, então arquive o que você talvez volte a vender em vez de excluir. Arquivar ou excluir uma oferta nunca mexe nas reservas já feitas.

Reservas

Aqui chega cada reserva que as famílias fazem no Portal: o que reservaram, para qual Aluno, quando, o valor, como é pago e em que ponto está. Os botões de status no topo filtram a lista. Aguardando aprovação quer dizer que a oferta precisa da sua aprovação: Aprovar matricula o Aluno e envia a primeira fatura de sempre, e Recusar libera a vaga e avisa a família, com o motivo se você acrescentar um. Aguardando pagamento é uma vaga segurada enquanto a família paga on-line; se o tempo acabar, a vaga é liberada e a reserva fica Expirada. Aguardando assinatura quer dizer que a vaga está ocupada e o contrato escolhido em Configurações está esperando assinatura; a reserva se conclui quando o último é assinado. Paga com atraso é um pagamento que chegou quando a vaga já tinha sido liberada, então ela pode não existir mais: fale com a família e resolva à mão. O menu Mais ações de cada linha abre o Aluno, a Turma, a fatura ou a oferta, e ali Cancelar reserva libera uma reserva que ainda espera pagamento ou aprovação e anula a fatura não paga. Para desfazer uma reserva já confirmada, cancele a matrícula. O número na aba Reservas conta as reservas aguardando aprovação mais os pagamentos atrasados, e essas mesmas aparecem em Tarefas para ninguém deixar passar.

Professores e disponibilidade

As famílias só veem os Professores que você ativar aqui. Ligue Visível no Portal para cada um e use Editar perfil para colocar uma foto, um nome exibido (em branco, o Portal mostra o primeiro nome e a inicial), um título de uma linha e uma biografia curta. Nada mais do cadastro do Professor, como o e-mail ou o telefone, aparece em momento algum. O link Folgas de cada linha abre a aba Disponibilidade desse Professor, que é de onde sai cada horário reservável. Para as famílias escolherem o Professor por instrumento e reservarem uma Aula dentro da disponibilidade do Professor, monte nesta ordem. Faça de cada instrumento um Curso, como Piano, Violão ou Canto. Para cada Curso, crie uma oferta de Agendamentos em Ofertas e escolha os Professores que dão esse Curso, a Unidade, a duração da Aula e a janela de reserva. No cadastro de cada Professor, abra a aba Disponibilidade e acrescente o horário semanal, uma linha por dia e faixa de horário, e depois as folgas logo abaixo, como dias inteiros ou algumas horas de um dia. Revise as Regras de reserva em Configurações, publique a oferta e compartilhe o link. As famílias escolhem o instrumento no catálogo, escolhem o Professor com Filtrar por Professor ou deixam em Qualquer Professor, e só veem horários dentro do horário semanal desse Professor que estão livres de verdade: fora de um dia sem Aula, fora das folgas, fora das Aulas que ele já dá e com uma Sala livre. Etiquetas do catálogo, como Cordas ou Iniciantes, ajudam a filtrar a lista. Se faltar um horário que você esperava, abra a oferta: em Disponibilidade, Mostrar horários não oferecidos deixa em cinza cada horário do horário semanal que não pode ser reservado e diz por quê, como Folga, Já dá aula nesse horário, Nenhuma Sala livre, Dia sem Aula, Lotada ou Cedo demais ou longe demais. As famílias nunca veem esses motivos, só os horários que funcionam. Clicar em um horário livre ali reserva para um Aluno direto da recepção.

Configurações

Configurações decide como as reservas funcionam e como o Portal fica, e só Admins podem mudar. Catálogo: Catálogo público deixa qualquer pessoa com o link navegar sem entrar na conta, e enquanto estiver desligado só as famílias com login e o seu staff veem o Portal. Mostrar preços coloca um preço A partir de ao lado de cada oferta, Pedir um telefone faz as famílias deixarem um ao reservar, e Deixar os buscadores encontrarem decide se o Portal pode aparecer nos resultados de busca. O título e a introdução são as primeiras palavras que um visitante lê. Reservas: Pagamento padrão e Aprovar reservas por padrão valem para toda oferta que não escolhe o seu. Segurar a vaga por define quantos minutos uma vaga fica segurada enquanto alguém termina de pagar, de 5 a 120. As Turmas novas entram à venda decide se as Turmas novas são oferecidas no Portal assim que são criadas, a menos que o Curso diga outra coisa. Contratos depois da reserva escolhe os modelos de documento que as famílias assinam quando uma reserva é confirmada, enviados pelo serviço de assinatura eletrônica que você conectou, como DocuSign ou Dropbox Sign. No seu site lista os sites que podem incorporar o Portal, um por linha e só o endereço, como https://www.seusite.com.br. Aparência guarda a imagem de fundo do Portal. Salve uma vez no fim; salvar as regras de reserva também é o que marca esse passo do assistente de configuração.

Pré-visualização

Pré-visualização deixa você conferir o Portal antes de todo mundo. Como visitante abre o Portal público exatamente como um visitante vê, rascunhos incluídos, com um link que vale uma hora. Como um familiar deixa você procurar uma Família, escolher um contato com acesso ao Portal e abrir o Portal como essa pessoa, e Como um Professor faz o mesmo com um Professor. Ver como outra pessoa abre uma aba separada por 30 minutos, com um aviso do tempo que resta e um botão Sair, e termina se essa aba for recarregada. Você vê exatamente o que essa pessoa vê, porque as mesmas regras valem, e o que você mudar ali fica no registro de atividade em seu nome, não no dela. Tudo o que poderia tomar a conta dela, como o acesso ou as formas de pagamento salvas, fica bloqueado enquanto você vê como essa pessoa. Só Admins podem ver o Portal como um familiar ou um Professor. Você também pode começar por um contato de uma Família ou pelo cadastro de um Professor, com Ver Portal como ao lado de Acesso ao portal. Se nada abrir, libere as janelas pop-up do alinaflow no seu navegador.

O Portal das famílias

É isto que famílias e visitantes veem no endereço do Portal das famílias, https://seunome.alinaflow.com/portal: o seu logo, as suas cores e a sua imagem de fundo, o seu título e um cartão para cada oferta publicada com imagem, duração, idades, se é presencial ou on-line, e um preço A partir de quando você escolhe mostrar preços. As etiquetas no topo filtram o catálogo por tema. Qualquer pessoa pode navegar sem conta: uma família só prova quem é ao reservar, digitando um código de 6 dígitos que recebe por e-mail, e a partir daí já está com login. Uma família que já está com login chega ao próprio início do Portal pelo mesmo link, onde acompanha os horários dos seus Alunos, faturas e pagamentos, reposições, documentos e tudo o que você compartilha com ela, e continua podendo reservar pelo catálogo. Entrar, no topo, leva as famílias que já têm acesso ao login com código. Enquanto o seu catálogo não for público, os visitantes são mandados para o login. O mesmo catálogo pode ficar dentro do seu próprio site com o trecho de código de Compartilhar e incorporar.

Páginas de oferta

Cada oferta publicada tem a sua própria página, que é para onde aponta Um link para cada oferta em Compartilhar e incorporar. Ela mostra a imagem e a descrição do Curso em Sobre, os Professores, cada um com link para a sua página, e Onde acontece, com a foto da fachada da Unidade, a descrição pública e, se você permitir, o endereço e um link para o mapa. Uma oferta de Turmas programadas lista as Turmas à venda em Escolha um horário, com dia, horário, data de início e vagas livres. Uma oferta de agendamentos mostra os dias e horários livres das próximas duas semanas, agrupados em manhã, tarde e noite, com Filtrar por Professor; em um agendamento semanal a família mantém o mesmo horário toda semana. Sua reserva resume a escolha, explica como ela será confirmada (por exemplo, que nada é cobrado até você aprovar) e Continuar leva ao pagamento. Quando falta um horário, as famílias simplesmente não o veem; você pode ver o motivo na disponibilidade da oferta no Portal.

Páginas de professor

A página de um Professor mostra a foto, o nome exibido, o título e a biografia que você definiu em Professores dentro do Portal, e Reserve com seguido do nome dele lista todas as ofertas publicadas que ele dá, então uma família que já sabe com quem quer fazer aula pode reservar direto dali. Só têm página os Professores com Visível no Portal ligado, sempre com o nome exibido, e nada do cadastro do staff, como um e-mail ou um telefone, aparece nela.

Reserva e pagamento

O pagamento são poucos passos curtos, com uma linha de progresso no topo. Um visitante começa por Seu email e recebe um código de 6 dígitos para confirmar que é ele mesmo, sem senha; quem já tem acesso ao Portal simplesmente entra na conta nesse momento. Depois vêm Seus dados (o nome, um telefone se você pedir e se a reserva é para a própria pessoa ou para um filho) e Revise e confirme, que mostra quando, com quem, onde e para quem, e como a reserva é confirmada. Uma família que já está com login vai direto para escolher para qual Aluno é. O que acontece depois segue o pagamento da oferta: Grátis e Reservar agora, pagar depois confirmam a vaga na hora; Pagar para confirmar segura a vaga enquanto a família paga on-line e confirma quando o pagamento chega; e uma oferta que precisa da sua aprovação envia uma solicitação e não cobra nada até você aprovar em Reservas. Cada reserva tem a sua própria página de status, que diz em que ponto está (Sua vaga está guardada, com Pagar agora; Solicitação enviada; Só mais um passo, para assinar o contrato; ou Reserva confirmada), e a página de pagamento traz a família de volta para ela. Um e-mail que já pertence a uma das suas Famílias reserva para essa Família; alguém novo entra como Família nova e recebe acesso ao Portal, para poder voltar e entrar na conta. Se um programa de onboarding estiver configurado para ser atribuído com o acesso ao Portal, uma família nova o conclui depois de reservar, antes de o resto do Portal abrir. O staff não pode reservar pelo pagamento das famílias: reserve para um Aluno pela disponibilidade da oferta no Portal, ou abra o Portal em uma janela anônima para testar como família.

Acesso das famílias e login

Famílias e Professores nunca têm senha para o Portal. Eles entram em https://seunome.alinaflow.com/portal/login com Enviar um código por e-mail: o alinaflow manda um código de 6 dígitos, que vale 15 minutos, e um link que faz o login com um toque. Uma família ganha acesso ao Portal de duas formas: reserva no Portal, e o acesso vem junto com o pagamento, ou você dá o acesso. Para isso, abra a Família, clique no contato e, em Acesso ao portal, aperte Ativar acesso ao portal; os Professores têm o mesmo botão no próprio cadastro. Isso envia um e-mail de convite com um link de acesso de uso único, e também um SMS ou um WhatsApp quando esses canais estão ligados para o convite do Portal em Admin, Notificações. O link do convite vale uma vez, por 7 dias. Se você ativou o acesso ao portal mas a família nunca recebeu o e-mail, confira primeiro se o e-mail do contato não tem erro de digitação, porque foi para lá que o convite foi. Depois aperte Reenviar convite, que fica ao lado de Acesso ao portal enquanto o contato aparecer como Convidado, ou seja, convidado mas ainda sem ter entrado. Se o convite não pôde ser entregue, o alinaflow avisa e oferece Copiar link do convite para você mesmo enviar. E aconteça o que acontecer com o convite, a família sempre pode ir ao link do Portal, escolher Entrar, digitar o e-mail e pedir um código novo; se esse e-mail tem acesso ao Portal, o código chega por e-mail, então peça para olharem também a pasta de spam. Um link expirado ou já usado oferece Enviar um novo código. Se um programa de onboarding estiver configurado para ser atribuído automaticamente quando alguém recebe acesso ao Portal, a família vai para o onboarding na primeira vez que entra e o termina antes de qualquer outra coisa do Portal abrir.

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